Skuteczne delegowanie

Nie można skutecznie zarządzać czasem bez umiejętności delegowania zadań. Delegowanie to inaczej przekazywanie własnych zadań podwładnym. Biorąc pod uwagę trudności w komunikacji pomiędzy ludźmi, należy dołożyć starań, aby nasze polecenie zostało właściwie zrozumiane. Aby to zapewnić, powinniśmy jasno sformułować cel (znów odwołujemy się do kryterium SMART), udzielić możliwie wyczerpujących wyjaśnień, a na zakończenie sprawdzić, co zostało zrozumiane.

Delegowanie zadań nie tylko pozwala skupić się na sprawach najistotniejszych i odciążyć z innych, ale również jest środkiem do podnoszenia kwalifikacji pracowników, motywowania do wysiłku, budowania satysfakcji z pracy i tworzenia głębszych związków podwładnych z firmą.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Podstawą sukcesu w delegowaniu zadań są chęci oraz wyuczone umiejętności. Umiejętności przekazywania zadań możemy się nauczyć, właściwie nawet powinniśmy, natomiast z chęciami bywa różnie. Typowe opory przed delegowaniem to:

• obawa przed utratą autorytetu (jeśli pracownicy przejmą nasze obowiązki lub, co gorsza, okażą się lepsi od nas)

• postawa "sam wykonam to szybciej i lepiej"

• obawa przed utratą kontroli: "nie wiadomo, co zrobią, a ja poniosę odpowiedzialność".

Nasze obawy o własną pozycję może rozwiać fakt, że częścią umiejętności menedżerskich jest właśnie zdolność do prawidłowego dobierania ludzi do charakteru zadań i im lepiej potrafimy delegować, tym lepiej zarządzamy i nasza wartość dla firmy rośnie. Poza tym badania opinii członków zespołów o menedżerach są dość jednoznaczne - zdecydowanie wyższe noty otrzymują menedżerowie z rozwiniętymi umiejętnościami przekazywania prac.

Co do przekonania o wyższości (oszczędność czasu i lepsza jakość) samodzielnej pracy nad delegowaniem - dobrze jest myśleć o delegowaniu jako o długofalowej inwestycji. Za drugim razem, gdy przekazujemy zadanie temu samemu człowiekowi, trwa to już tylko połowę czasu, za którymś kolejnym wystarczy tylko: "zajmij się tym".

Nasze obawy o utratę kontroli rozwieje zaplanowanie zadania i stworzenie mechanizmu kontrolnego, przy czym warto, abyśmy byli informowani nie o wszystkim, co robią ludzie, ale tylko o tym, gdzie przebieg prac odbiega od założonego planu.

Podsumowanie

Właściwe zarządzanie czasem własnym i podwładnych jest kluczem do lepszych wyników zawodowych - naszych osobiście oraz zespołów, którymi kierujemy. Kluczowe znaczenie mają umiejętności formułowania celów (dla siebie i podwładnych), wyławiania spraw najważniejszych (priorytetów, którymi zajmujemy się w pierwszej kolejności), dobrej komunikacji, racjonalnego planowania dnia, prowadzenia (i uczestnictwa) w efektywnych spotkaniach, właściwego prowadzenia rozmów telefonicznych oraz skutecznego delegowania zadań podwładnym.

Nauka zarządzania czasem pozwoli nam osiągnąć znacznie więcej mniejszym kosztem i wysiłkiem. Jest to jednocześnie najtańsza ze skutecznych metod budowy wartości firmy.

I na zakończenie ostatnia uwaga. Przeczytanie tego artykułu zajmuje około dwudziestu minut. Jeśli żadna ze wskazówek w nim zawartych nie zostanie wprowadzona w życie, będzie to czas stracony bezpowrotnie. A już kilka z nich zastosowanych dla organizacji własnej pracy odpłaci się dziesięciokrotnie i po prostu zmieni nasze życie na lepsze.