Obserwacje pokazują, że najczęściej przez 80% czasu dyskutuje się o niczym, by w pozostałych 20% czasu starać się zrealizować cel i uzyskać jakiś wynik. Wiedząc o tej ułomności ludzkiej natury, śledzimy przebieg narady, nadajemy jej tempo i staramy się, aby uczestnicy trzymali się tematu, tak aby w wyznaczonym terminie osiągnąć założony wynik.

Na zakończenie spotkania następuje podsumowanie: określamy, co zostało zrobione, przypominamy główne ustalenia, czyli kto będzie za co odpowiedzialny, jakie decyzje podjęliśmy i w jakich terminach będziemy spodziewać się wyników. Jeśli pominiemy podsumowanie, może się zdarzyć, że nasz czas i wysiłek pójdą na marne, ponieważ cześć uczestników nie zrozumiała, przeoczyła lub zapomniała, o czym była mowa i co ustalono. Wtedy staniemy przed koniecznością kolejnego spotkania i być może jeszcze kolejnego...

Praktyka pokazuje, że jeśli jeszcze na sali, pod koniec spotkania, uczestnicy otrzymają "miniprotokół" obejmujący zagadnienia omówione podczas podsumowania, to zazwyczaj pełny protokół jest już niepotrzebny.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Telefon - pomoc czy złodziej czasu?

Telefon jest znakomitym środkiem oszczędzania czasu, niestety, może łatwo stać się jego złodziejem oraz źródłem zakłóceń w pracy. Przestrzegając kilku prostych wskazówek, możemy znacznie podnieść własne umiejętności efektywnego korzystania z kontaktów telefonicznych.

Dla porządku podzielimy rozmowy na przychodzące i wychodzące (kiedy sami do kogoś dzwonimy). Rozmowy przychodzące są najczęstszym źródłem zakłóceń w pracy, dlatego w miarę możliwości powinniśmy ograniczyć ich negatywny wpływ. Są oczywiście rozmowy typu "priorytet A1": zwierzchnicy, główni klienci czy sytuacje awaryjne, ale pozostałe warto postarać się zorganizować. Najczęściej stosowaną metodą jest wstępna kwalifikacja rozmów na poziomie asystentki. Kilka podstawowych pytań z jej strony (kto i w jakiej sprawie, czy rozmowa była umówiona, czy to właśnie my, a nie np. inny dział, powinniśmy zająć się sprawą) oraz garść podstawowych informacji (dla kogo jesteśmy osiągalni i kiedy) pozwoli nam załatwiać telefonicznie tylko sprawy rzeczywiście wymagające naszej osobistej uwagi. Innym skutecznym rozwiązaniem jest ustalenie godzin, w których przyjmujemy rozmowy (niektórzy dla pewności umieszczają je na wizytówce). Kolejna metoda to posługiwanie się aparatem ze skanerem dzwoniących numerów (i odbieranie tylko niektórych) oraz korzystanie z automatycznej sekretarki, gdzie umieszczamy informację, że wkrótce oddzwonimy.

W przypadku rozmów wychodzących stosujemy inne techniki. Przede wszystkim dzwonimy zawsze w jakimś celu i dobrze jest go sobie uświadomić, a najlepiej zapisać (znów kłania się kryterium SMART). Czy poszukujemy informacji, czy chcemy umówić się na spotkanie, czy może sprawa jest nieco bardziej złożona? Dla oszczędności czasu (i osiągnięcia efektu jak najsprawniej) zastanawiamy się wcześniej nad przebiegiem rozmowy, ewentualnymi argumentami, przygotowujemy pytania, informacje lub prośby. Cześć rozmów możemy przekazać odpowiedzialnemu pracownikowi i dzięki delegowaniu zadań oszczędzić własny czas.

Zapowiadając wcześniej nasz telefon (dzień, godzina), uzyskamy pewność, że rozmówca, jeśli nie zapomni, będzie oczekiwał kontaktu z naszej strony i będzie do niego przygotowany. Unikniemy sytuacji, gdy przerwiemy mu w połowie ważne spotkanie albo trafimy akurat na przejaw złego humoru (z powodu kolejnego telefonu). Zazwyczaj ludzie są bardzo wdzięczni za dotrzymywanie terminów, ponieważ każdy ma swój rozkład dnia.

Po zakończonej rozmowie warto "na gorąco" sporządzić krótką notatkę zawierającą datę, nazwisko rozmówcy i ustalenia lub inny przedmiot rozmowy. Wbrew pozorom (a nikt z nas, poza garścią przysięgłych masochistów, nie lubi biurokracji) zapisywanie jest metodą oszczędzania czasu - szczególnie gdy ustalenia mają dużą wagę lub ich zapomnienie narazi nas na zakłócenia i straty.

Zasady skutecznego planowania

Im lepiej orientujemy się w zadaniach do wykonania, priorytetach i czasie, jaki mamy do dyspozycji, tym jesteśmy w stanie zrobić więcej, wydajniej pracować, lepiej idzie nam delegowanie i łatwiej pozbywamy się zadań niepotrzebnych.

Jeśli zaczynamy dzień od priorytetów (zadań o największej wadze strategicznej lub finansowej spośród wszystkich spraw dnia), to możemy mieć pewność, że cokolwiek się będzie działo (nieprzewidziane sytuacje, zakłócenia, rozmowy telefoniczne, sprawy "nagłe i niecierpiące zwłoki"), zakończymy dzień pracy z (co najmniej) rozpoczętymi najistotniejszymi zadaniami.

Jeśli wspomnieliśmy o zakłóceniach, to warto wiedzieć o regule 60/40. Mówi ona, że (przeciętnie) jesteśmy w stanie zaplanować około 60% dnia, pozostały czas powinniśmy pozostawić na sprawy nieprzewidziane lub działania spontaniczne (o ile mają sens).

Dla każdego rodzaju pracy ta reguła może być nieco inna, lecz nie powinniśmy ściśle wypełniać grafiku dnia co do minuty, bo narazimy się tylko na niepotrzebny stres. Z reguły 60/40 płynie dodatkowy wniosek - jeśli zaplanowaliśmy zadania, które zajmą nam np. 8 godzin, to urealniając czas pracy, możemy się spodziewać, że w rzeczywistości spędzimy w pracy około 13,3 godzin (8 to 60% z 13,3). Pozostały czas zajmą nam nieprzewidziane "czynności inne".

Jeśli poświęcimy nieco czasu na przygotowanie się i zaplanowanie przebiegu pracy nad każdym z zadań, zastanowienie się, czego potrzebujemy do realizacji poszczególnych etapów, unikniemy przestojów i nierealistycznych oczekiwań oraz będziemy w stanie zrobić znacznie, znacznie więcej.

Plan na następny dzień sporządzamy pod koniec pracy dnia poprzedniego; tak postępują ci, którzy działają najefektywniej. Czynią tak co najmniej z trzech powodów:

• po pierwsze uwalniają umysł od spraw dnia, wiedząc, że znajdą na nie czas jutro, w ten sposób lepiej wypoczywają

• po drugie jadąc następnego dnia do pracy, już wiedzą, jakie sprawy ich oczekują, jak rozłożyć siły, są przygotowani psychicznie, zmobilizowani i szybciej osiągają wysoką gotowość

• po trzecie mają dodatkowy czas na zastanowienie się nad rozwiązaniami i działaniami - pod prysznicem (ile ciekawych pomysłów przychodzi wtedy do głowy!), podczas śniadania, w drodze do pracy.

Jeśli w ciągu dnia wystąpią opóźnienia i straty czasu, staramy się nadrobić je jak najwcześniej, np. jeszcze tego samego dnia czy wieczoru, sprawy niezałatwione przenosimy na następny dzień albo (gorzej) na czas wolny lub rezygnujemy z nich.

Przejrzysty i racjonalny plan jest również ważkim argumentem w rozmowach, gdy jesteśmy proszeni o zajęcie się jakimś "pilnym przypadkiem", mamy bowiem świadomość, że nasze ważne zadania będą musiały poczekać lub zostać odłożone. Powiedzenie "nie" przychodzi wtedy ze znacznie większą łatwością.