Jak pośród oczekujących zadań znaleźć priorytety?

Jednym z kluczy do efektywnego zarządzania czasem jest umiejętność odróżniania rzeczy ważnych od pilnych i koncentracja na tych pierwszych. Konsekwentne stosowanie reguł skupienia na priorytetach znacząco podwyższa efektywność, niekoniecznie za cenę większego wysiłku. Na przykład, jeśli zaczynamy dzień od pracy nad rzeczami najważniejszymi (i uczymy tego samego naszych podwładnych), to mamy gwarancję, że pod koniec dnia przynajmniej kilka najistotniejszych problemów zostanie rozwiązanych.

Ogólna efektywność pracy załogi może wzrosnąć o kilkanaście do kilkudziesięciu procent (w zależności od rodzaju zadań), a jest to już wielkość mająca istotne znaczenie dla przychodów firmy. Czas naszych pracowników wkrótce stanie się zasobem strategicznym przedsiębiorstwa, wymagającym zaawansowanych technik organizacji, zarządzania i kontroli, tak jak dzieje się to obecnie w najlepszych organizacjach w krajach Zachodu.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Istnieje kilka metod ustalania priorytetów, a jedną z najprostszych jest wykorzystanie reguły Pareto. Badania pokazują, że około 20% wysiłków generuje około 80% istotnych wyników.

Uważna obserwacja przebiegu pracy i jej efektów pozwoli znaleźć te najważniejsze 20%, i skupić na nich wysiłki w pierwszej kolejności.

Inną prostą metodą ustalania priorytetów jest zajmowanie się zadaniami, które przyniosą firmie największą korzyść finansową lub strategiczną i odkładanie na dalszy plan pozostałych. Takie postępowanie zapewnia, że działając w ograniczonym czasie, osiągniemy największą z możliwych korzyści.

Typowym problemem kadry menedżerskiej większości firm jest konieczność "gaszenia pożarów" i zajmowania się sprawami najpilniejszymi, choć niekoniecznie najważniejszymi. Rozwiązanie tkwi w przeszkoleniu pracowników w korzystaniu z metod ustalania priorytetów, wyławiania ich z nawału zajęć i skupiania na nich energii swojej i podległych zespołów.

Rozmawiamy, ale czy się rozumiemy?

Badania wskazują, że od 40% do 70% czasu pracy spędzamy, komunikując się pomiędzy sobą. Z tak dużą praktyką i doświadczeniem wydawać by się mogło, że każdy z nas jest ekspertem porozumiewania się, lecz wyniki osiągane przez jednostki i zespoły zdecydowanie temu przeczą. Aby ulepszyć zdolności do osiągania porozumienia, powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na nasze umiejętności aktywnego słuchania i rozumienia oraz jasnego wyrażania się w mowie i piśmie.

Spośród technik aktywnego słuchania proponuję przećwiczyć dwie: wyjaśnianie, sprawdzanie. Gdy uważamy, że nie posiadamy potrzebnych nam informacji lub nie zrozumieliśmy drugiej strony, prosimy rozmówcę o udzielenie nam wyjaśnień. Wyjaśnianie to poszukiwanie dodatkowych informacji o tym, co i dlaczego zostało powiedziane.

Jeśli uważamy, że zrozumieliśmy treść i intencje, powinniśmy zawsze sprawdzić, czy tak jest w istocie. Aby zbadać, czy dobrze rozumiemy treść i intencje rozmówcy opisujemy własnymi słowami, jak zrozumieliśmy jego wypowiedź. Możemy przy tym użyć kilku sprawdzonych "otwarć":

• "Jeśli dobrze Pana zrozumiałem, chodzi o to, aby..."

• "Sądzisz, że..."

• "Uważasz, że..."

Możemy przyjąć, że porozumieliśmy się, dopiero gdy druga strona nam to potwierdzi.

Wyjaśnianie i sprawdzanie eliminuje z naszej komunikacji najważniejsze przeszkody polegające na niezrozumieniu, co i dlaczego zostało powiedziane.

Te dwie podstawowe techniki, jeśli je przećwiczymy, w ciągu kilku dni przeniosą umiejętności komunikacji z ludźmi na zupełnie nowy poziom.

Jasne wyrażanie się w mowie i w piśmie pomaga skutecznie przekazywać myśli, opinie i polecenia. Posługując się kryterium SMART, jesteśmy w stanie precyzyjnie wyjaśnić co, kiedy i w jakim stopniu powinno zostać zrobione.

Jeśli mamy nadal wątpliwości, czy pracownik dobrze nas zrozumiał - pytamy go o to. I tu jedna uwaga - jeśli zapytamy: "czy zrozumiałeś?", w 90% przypadków uzyskamy odpowiedź, że tak i nadal nie będziemy wiedzieć, co zostało zrozumiane i zapamiętane. Dlatego nie pytajmy, czy zostaliśmy zrozumiani, ale prośmy drugą stronę o powtórzenie własnymi słowami, co zostało zrozumiane ("powiedz, jak to zrozumiałeś"). Wysłuchawszy odpowiedzi, możemy coś poprawić, dopowiedzieć lub wyjaśnić wątpliwe punkty.

Biorąc pod uwagę zawodność ludzkiej pamięci, rozważmy zapisywanie ważniejszych poleceń - celów, zadań i terminów, a unikniemy wielu nieporozumień oraz zaoszczędzimy masę czasu i pieniędzy.

Spotkania i narady - rozwiązywanie spraw czy strata czasu?

Niemieckie badania wykorzystania czasu na stanowiskach menedżerskich wskazują, że od 30% do 70% czasu zajmują spotkania, konferencje i narady. Jeśli obliczymy koszty spotkania, to złożą się na nie: wynagrodzenie uczestników, koszty przygotowania, dojazdów, koszty ogólne, dodatkowe koszty osobowe plus stracony czas. Jeśli spotkania odbywają się na szczeblu zarządów i wyższej kadry kierowniczej, to porównując koszty z wynikami, staje się jasne, że podniesienie efektywności spotkań jest koniecznością.

Istnieje kilkanaście zasad, których należy się trzymać podczas przygotowania i prowadzenia spotkań. Można je sprowadzić do trzech podstawowych:

• dobrze przygotuj się do spotkania

• trzymaj się wyznaczonych tematów i terminów

• na zakończenie podsumuj (streść, co zostało ustalone).

Przygotowanie do spotkania to dokładne przemyślenie, co chcemy dzięki niemu osiągnąć oraz spisanie wszystkich tematów wraz z czasem, jaki chcemy im poświęcić. Sekretem mistrzów organizacji narad jest zastanowienie się, jaki dokładnie powinien być wynik każdego z punktów dnia (znów pomocne staje się ustalenie celów według kryterium SMART). Celem może być przygotowanie do podjęcia decyzji, sama decyzja lub tylko przekazanie informacji uczestnikom. Przygotowanie powinno również obejmować poinformowanie uczestników o miejscu, terminie, porządku dnia, celach spotkania oraz dostarczenie im wszelkich potrzebnych do realizacji celów informacji i dokumentów.