Na rynku MSP sprawa mocno się komplikuje. Mniejsze firmy muszą podjąć decyzję, czy stać je na zakup produktów dużych korporacji branży informatycznej, czy też muszą starać się zrealizować strategię zarządzania wiedzą przy użyciu mniejszych dostawców bądź oprogramowania open source. Mniejsi gracze na rynku często oferują narzędzia w niższych cenach, ale mają one ogólnie mniejsze możliwości, słabsze wsparcie i mniejsze prawdopodobieństwo rozwoju. Wizja posiadania firmowej Wikipedii opartej na rozwiązaniu open source jest oczywiście kusząca i możliwa do realizacji, ale należy pamiętać, że takie narzędzie nie ma praktycznie żadnych funkcji integrujących z innymi systemami w organizacji, a nakłady na system motywacyjny do wypełnienia jej wiedzą mogą być znaczące. Niemniej jednak każdy biznes, niezależnie od skali, opiera się na wykorzystaniu określonej wiedzy. I w każdym przypadku można nią zarządzać. W pewnym sensie w mniejszej organizacji łatwiej to zrealizować, ponieważ łatwiej jest zarządzać mniejszą strukturą. Nawet gdy ma to formę całkowicie nieustrukturyzowaną, ulotną i niezabezpieczoną przed np. utratą danego pracownika. Może mieć jednak nieco bardziej zaawansowaną formę postępowania z wiedzą, czy wręcz zarządzania nią, przynajmniej poprzez zmianę sposobów działania na bardziej procesowe i powiązanie tego z posiadanymi systemami IT.

Błędy systemu zarządzania wiedzą

Oparcie strategii na wdrożeniu jakiegokolwiek rozbudowanego narzędzia, z pominięciem aspektów integracji z istniejącymi systemami i metod motywacji pracowników, jest z góry skazane na porażkę. Aspekt społecznej akceptacji jest szczególnie ważny w przypadku zarządzania wiedzą. Wdrażanie nowych narzędzi prowadzi często do zmian niektórych procesów, co w konsekwencji może napotkać na opór wśród pracowników. Zmiany systemów motywacyjnych, jasna i otwarta komunikacja oraz sprofilowany marketing wewnętrzny to niezwykle ważne elementy wdrażania zarządzania wiedzą. A jakie są największe błędy popełniane przy tworzeniu systemów zarządzania wiedzą?

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Brak strategii

Podstawowym błędem jest brak wyraźnie zdefiniowanych celów i korzyści, jakie ma przynieść wdrożenie systemu zarządzania wiedzą, oraz brak zdefiniowanego celu zbierania danych. Należy przy tym pamiętać, że sama definicja celu jest niewystarczająca - musi on być jeszcze dokładnie wyjaśniony i znany wszystkim uczestnikom procesu, a w miarę możliwości zawarty również w ich systemach motywacyjnych.