Niemniej jednak w zarządzaniu wiedzą ważna jest nie tylko informacja i jej dostępność. Narzędzia są istotne, ale równie potrzebne jest wypracowanie odpowiedniej strategii zarządzania. Gromadzenie wiedzy może być oczywiście celem samym w sobie, jednak nie uda się tego osiągnąć bez przekonania pracowników do istoty jej gromadzenia i dzielenia się nią z innymi. Dlatego tak istotne jest stworzenie odpowiednich mechanizmów motywujących pracowników do określonych działań oraz umiejscowienie nowych celów biznesowych w strategii i strukturze firmy. Cytując prof. dr. hab. Jerzego Kisielnickiego, należy "stworzyć takie warunki, aby wszyscy uczestnicy procesu decyzyjnego czuli się zobowiązani do dzielenia się posiadanymi zasobami wiedzy i jej kreowaniem".

Jednym z ważnych elementów zarządzania wiedzą jest jej stałe pozyskiwanie od pracowników. Jest to tym istotniejsze, im większa specjalistyczna wiedza jest potrzebna do realizacji określonych procesów w organizacji. Z problemem przekazywania wiedzy spotykamy się zarówno w sytuacji migracji pracowników, odchodzących do innych firm lub na emeryturę, jak i włączania do zespołu nowych osób. Warto mieć zatem świadomość, że wcześniejsze pozyskanie i utrzymanie wiedzy wyspecjalizowanych pracowników biznesowych umożliwia znacznie szybsze wdrażanie nowych osób do wykonywanych przez nich obowiązków. Oczywiście, rozwój systemów informatycznych jest tak imponujący, że można mieć nadzieję, iż w przyszłości powstaną systemy oparte na sieciach neuronowych, będące w stanie obserwować i analizować wszystkie rejestrowane w firmie informacje. Możliwe również, że uda się na ich podstawie automatycznie tworzyć szkolenia dla nowych pracowników, które będą dostosowane do ich konkretnego stanowiska. Do tego czasu jednak warto stworzyć efektywny system motywacyjny.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Zobacz, co masz

Czy można zarządzać wiedzą, opierając się na dostępnych w firmie narzędziach, czy też konieczne jest wdrożenie rozwiązań dedykowanych?

Niektóre rozwiązania klasy ERP lub CRM posiadają wbudowane mechanizmy umożliwiające współdzielenie się wiedzą w organizacji. Czasem wystarczy je tylko odkryć i wkomponować w firmową strategię zarządzania wiedzą. Systemy typu CMS, BPM, BI, portale, e-learning, wiki, blogi oraz innowacje można też wykorzystać w budowaniu nowej strategii firmowej. To, czy dane narzędzia będą wystarczające, zależy m.in. od rozmiaru organizacji, jej struktury i typu działalności. Zarówno duże, rozbudowane organizacje działające wokół linii biznesowych, jak i małe firmy, nieposiadające wewnętrznych zasobów i doświadczeń mogą skorzystać z pomocy przedsiębiorstw specjalizujących się w różnych aspektach zarządzania wiedzą. Wyspecjalizowane firmy oferują kompleksowe usługi, m.in.:

• audyt lub tworzenie strategii zarządzania wiedzą;

• usprawnienie procesów z wykorzystaniem narzędzi zarządzania wiedzą;

• doradztwo przy wyborze i wdrożenie odpowiednich narzędzi IT.