Od obrazu do wydajności

Teraz spójrzmy z powrotem na schemat architektury procesów. Pozostaje on nadal prawdziwy. Mapa strategiczna nie zmieniła schematu architektury procesów, tylko umieściła go w konkretnym kontekście biznesowym, pokazując nam nie tylko, co musi być zrobione, ale jak chcemy to robić i jakie procesy dadzą kluczowe wartości firmie w czasie, kiedy strategia pozostaje obowiązująca. A teraz dla odmiany pomyślmy o innej wypożyczalni książek. Co z ciocią Anią? Lub babcią? Czy one doceniłyby takie biznesowe podejście w najbliższej bibliotece, czy raczej możemy sądzić, że preferowałyby bibliotekarza, z którym mogą porozmawiać, i wypożyczalnię, gdzie mogą poświęcać tyle czasu, ile tylko zechcą na wybieranie książek spośród pozycji zaleconych przez pracownika? Jak wyglądałaby mapa dla takiej biblioteki z wypożyczalnią książek o nazwie "Odpoczynek? Łatwo wywnioskować, że różnica w perspektywie wartości dla klienta zaowocuje innymi celami w perspektywie wewnętrznej. Jeśli porównalibyśmy obie mapy, widać będzie, że mówimy o dwóch różnych rodzajach działalności. A jednocześnie, obie firmy - będąc wypożyczalniami książek - mają taką samą architekturę istotnych procesów. Czy mimo to zgodzimy się, że biblioteka "Odpoczynek" potrzebuje takiej samej funkcjonalności systemu oprogramowania co biblioteka "Alfa"?

Mapy strategiczne pomagają zobrazować unikalną koncepcję biznesową, umożliwiając menedżerom podjęcie decyzji, które JP są warte starań i poniesienia kosztów programu zwiększenia sprawności, czy to w formie wdrożenia systemu informatycznego lub inicjatyw przeprojektowania działalności. Zaprojektowana architektura procesów pozwala badać poszczególne projekty procesów. Mapa strategiczna obrazuje stały strategiczny wybór. Razem te elementy definiują kluczowe działania biznesowe, na których musimy się koncentrować, dążąc do doskonałości, jeśli zamierzamy zapewniać stałą wartość dla udziałowców. Problem polega na tym, że wielu menedżerów używa słowa "proces" do opisywania obszarów działalności ujętych w wewnętrznej perspektywie mapy strategicznej, nie rozróżniając pomiędzy rzeczywistymi procesami a "rzeczami do zrobienia". Łącząc mapę strategiczną ze schematem architektury procesów, możemy uzyskać pełen obraz i odróżniać przepływy procesów tworzące naszą wybraną przewagę konkurencyjną od "codziennych przyziemnych obowiązków".

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Inny problem zasługujący na uwagę: zespoły wdrożeniowe nie składają się jedynie z najwyższej kadry zarządzającej mającej "pełen obraz". Często członkowie zespołów to "zwykli" pracownicy, dla których ich codzienna praca jest bardzo ważna. Czy oczekiwalibyśmy, że taki członek zespołu powie: niech moje działania nie będą wspierane przez nowy system, nie warto, żeby firma inwestowała w to pieniądze. Oczywiście, że nie. Choć z drugiej strony, jak konsultanci ds. wdrożenia oprogramowania mają zrozumieć, co jest naprawdę ważne dla ich klienta, a co jest zbędne? Zwykle dostosowanie do indywidualnych wymagań oznacza ograniczenie dostępnej funkcjonalności systemu do określonych potrzeb biznesowych - dlatego bez wyraźnego obrazu tego, co najważniejsze, firma naraża się na wykonywanie później ogromnej ilości pracy w celu np. wypełniania niepotrzebnych pól systemowych danymi, których nikt nigdy więcej nie użyje. A to kosztuje pieniądze i czas, które można wydać na kluczową działalność. Dlatego właśnie mapy strategiczne są tak przydatne - pomagają w komunikacji. Łatwo je odczytać i nie pozostawiają miejsca na dyskusje: wszystko, co jest przedstawione na mapie strategicznej danej firmy, wymaga szczególnych starań. Pozostałe zadania można robić "tak jak zwykle" lub zlecić na zewnątrz.

Tylko po uzyskaniu tak wyraźnego obrazu możemy mieć pewność, że wydajność będzie pracować na rzecz wdrażania strategii. Tylko wtedy, gdy zespół architektury procesów i zespół odpowiadający za strategię rozumieją się nawzajem, takie projekty, jak wdrożenia oprogramowania na dużą skalę, mają szansę naprawdę pomóc generować więcej wartości dla wszystkich interesariuszy.