Obecnie najważniejsze standardy to:

• BPMN (Business Process Modeling Notation) - koncentruje się na graficznym odwzorowaniu procesów biznesowych;
• BPEL (Business Process Execution Language) - opracowywany standard, koncentrujący się na wykonywaniu procesów i komunikacji między systemami;
• BPML (Business Process Modeling Language) - standard języka (na bazie XML) wykonawczego procesów biznesowych oparty na rachunku Pi i usługach internetowych;
• BPQL (Business Process Query Language) - koncentruje się na aspektach administracyjnych i kontrolnych.

Wyraźnie trzeba jednak zaznaczyć, że każdy z tych standardów (i wiele niewymienionych) koncentruje się na jednym małym aspekcie tego, co określane jest jako aplikacja BPM. Uwzględnienie wszystkich tych standardów w procesie ciągłego ulepszania procesów poprzez BPM stanowi spore wyzwanie.

Czy istnieją lub są przygotowywane standardy pozwalające na przenoszenie całości projektów BPM między dostawcami? Nie i nie zanosi się na to. Standardy mogą w przyszłości pozwolić na rozwój dodatkowych produktów (takich jak narzędzia raportowania i analiz) wykorzystujących określone dane z aplikacji BPM, ale teraz nie pełnią poważnej funkcji (innej niż marketingowa) w produktach BPM.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Obecnie ważniejsze są standardy w innych obszarach istotnych dla BPM, takich jak SOA, standardy dokumentacji XML itd.

Ile kosztuje BPM?

Typowy projekt BPM wymaga wykupienia licencji na pakiet BPMS, przeszkolenia pracowników i zatrudnienia zewnętrznego konsultanta ds. wdrażania. Podobnie jak w przypadku innych platform oprogramowania, dla pakietów BPMS dostępnych jest wiele różnych licencji: na firmę, na procesor, na proces, na projektanta, na użytkownika itd. Teraz, kiedy BPM zyskuje popularność i wykorzystywane jest w wielu dużych przedsiębiorstwach, dostawcy BPM starają się zainteresować nim firmy średniej wielkości, obniżając opłaty licencyjne tak, aby dopasować je do możliwości budżetowych klientów.

Potencjalne koszty ukryte obejmują:

• konieczność wykupienia licencji i wdrożenia wielu środowisk rozwojowych/testowych/produkcyjnych wspierających proces wdrażania BPM;
• wykupienie licencji na dodatkowe aplikacje i serwer bazy danych;
• zatrudnienie osób do obsługi i dostarczania danych do serwerów;
• wewnętrzny koszt bezpośredniego udziału użytkowników biznesowych w modelowaniu procesu, definiowaniu reguł biznesowych, projektowaniu interfejsów użytkownika, testowaniu i wdrażaniu systemu;
• koszty zarządzania zmianami i szkolenia związane z przekonaniem użytkowników do przejścia od pracy zorientowanej na zdarzenia do zorientowanej na zadania (praca zorientowana na zdarzenia: zatrudnieni wiedzą, jakie zadania wykonać i w jakiej kolejności, ponieważ wykonują je od lat; nadają priorytety swojej pracy, opierając się na zdarzeniach w chwili ich występowania, często stosując zasadę "najpierw najpilniejsze"; praca zorientowana na zadania: moduł logiki wbudowany w system BPM określa zadania, kolejność ich wykonania i ich relatywne priorytety; ludzie sprawdzają na liście zadań, co mają robić).

Proces wdrażania

Podobnie jak wdrożenia innych aplikacji, wdrażanie BPM wymaga zarówno biznesowych, jak i technicznych środków oraz działań. Efektywny system BPM jest oparty na nieustannie powtarzanym cyklu ulepszania procesu, składającym się z faz projektowania, tworzenia i wdrażania. Chociaż w projekcie biorą udział te same osoby co zwykle (właściciele projektu, kierownicy projektu, użytkownicy biznesowi, analitycy biznesowi, projektanci techniczni, inżynierowie oprogramowania, specjaliści ds. zapewniania jakości i infrastruktury), odgrywane przez nich role mogą się znacznie różnić w zależności od aplikacji BPM.

Bywa, że w typowym wdrażaniu oprogramowania w przedsiębiorstwie użytkownicy biznesowi są obecni we wstępnym planowaniu i definiowaniu wymagań. Po tym już zwykle nie pojawiają się w procesie wdrażania, aż do testów odbiorczych. Jednak projekty BPM wymagają ciągłego uczestnictwa głównych użytkowników biznesowych i analityków w czasie opracowywania modeli procesów i wielokrotnie powtarzanych działań mających na celu wdrożenie dodatkowych elementów aplikacji. Wielu użytkowników biznesowych i pracowników IT nie jest przyzwyczajonych do ciągłej współpracy w czasie wdrażania oprogramowania, dlatego też planowanie, szkolenie i zarządzanie zmianami są najważniejszymi komponentami efektywnego wdrożenia BPM.

Kolejnym potencjalnym wyzwaniem we wdrażaniu BPM jest zmiana zachowania uczestników usprawnianego procesu. Często BPM wymaga od użytkowników przejścia od schematu pracy zorientowanej na zdarzenia do pracy zorientowanej na zadania (zorientowanie na zdarzenia: stosowanie reguły "najpierw najpilniejsze"; zorientowanie na zadania: priorytety wbudowane w system BPM wyznaczają kolejność zadań).

Dla wielu pracowników korzystanie z aplikacji BPM oznacza sprawdzanie skrzynki odbiorczej na zadania, którym przypisano priorytety i odpowiednie instrukcje, a nie koncentrowanie się na kwestiach sprawiających wrażenie najpilniejszych. W niektórych organizacjach dobrze zaplanowane i przeprowadzone szkolenie wystarcza do zmiany zachowania ludzi, ale w innych wprowadzenie schematu pracy zorientowanej na zadania może wymagać gruntownej zmiany kultury pracy.