Organizacja projektu

W typowym projekcie BPM udział biorą: właściciel projektu, analitycy biznesowi posiadający szczegółową wiedzę o procesie, pracownicy IT zapewniający niezbędną integrację danych i systemów oraz projektanci tworzący interfejsy pozwalające użytkownikom na udział w procesie. Przy pierwszych projektach w danej firmie często pracują także zewnętrzni konsultanci, ale celem jest samowystarczalność organizacji w zakresie przyszłych projektów BPM. Często projekty BPM wymagają uczestnictwa personelu z różnych działów funkcjonalnych firmy. Zespół projektu BPM może przypominać typowy zespół IT, wyróżniający się tylko większym zaangażowaniem pracowników prowadzących podstawową działalność firmy w fazy modelowania procesów i projektowania interfejsów użytkownika.

BPM często wprowadzane jest w organizacji przez dział IT. Czasami czyni to z działu IT faktycznego lidera projektów BPM, zwłaszcza w czasie pierwszych projektów. Także działania IT obejmujące różne działy funkcjonalne firmy pasują do ogólnofirmowej funkcjonalności BPM. Wiele organizacji stworzyło wewnętrzne zespoły ds. usprawniania procesów - BPM w sposób naturalny wpisuje się w ich funkcję.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Jednakże BPM to metoda ciągłego ulepszania procesów wykorzystująca technologię. Ciągła zmiana procesów wymaga ich gruntownej znajomości i możliwości ich usprawnienia. Zespół projektu BPM musi mieć także uprawnienia do szybkiego podejmowania decyzji. Czynniki te sprawiają, że to osoby odpowiedzialne za ogólną działalność firmy są lepiej przygotowane do przeprowadzania projektów BPM, dział IT zaś sprawdza się jako wsparcie, zapewniając przykłady i integrując poszczególne elementy.

Business case dla BPM

Najpierw należy przeanalizować możliwości poprawy procesów w danej organizacji, aby określić, czy BPM będzie usprawnieniem, czy tylko zwiększy zamieszanie i zwielokrotni problemy już występujące. Należy przy tym pamiętać, że BPM to sposób na rozwiązanie tych kwestii i prawdopodobnie będzie stosowany dużo dłużej niż platforma określonego dostawcy.

BPM stanowi największą wartość jako rozwiązanie stosowane w skali całego przedsiębiorstwa, często jest jednak wdrażane w celu rozwiązania konkretnego problemu w danym procesie. Następnie rozprzestrzenia się w firmie w sposób podobny do wirusa dzięki wewnętrznym liderom, którzy widzą początkowe efekty i wykorzystują BPM do rozwiązania innych problemów. Przykładem procesów, od których często zaczyna się wprowadzanie BPM w firmie, są procesy zarządzające zasobami ludzkimi.

Oto kroki tworzenia business case dla BPM:

• identyfikacja potencjalnych problemów/przerwanych procesów;
• analiza kilku z powyższych i spisanie efektów wdrożenia systemu;
• stworzenie modelu zwrotu z inwestycji;
• określenie wzrostu przychodów, redukcji kosztów, korzyści w zakresie zgodności z przepisami i unikania dodatkowych kosztów;
• identyfikacja korzyści niematerialnych.

Zwrot z inwestycji w BPM

Sukces BPM jest zawsze mierzony jasnym, prostym wskaźnikiem biznesowym, np.:

• niższą liczbą zwróconych dostaw;
• krótszym czasem realizacji specjalnych zamówień;
• wyższą wartością kwot odzyskanych w sporach kredytowych;
• wyższym stopniem wykonywania zadań/wyższą produktywnością;
• krótszym czasem potrzebnym na przyjęcie nowego pracownika.

Jeśli nie można określić wskaźnika, który jest znaczący dla partnerów biznesowych, należy się cofnąć o krok i sprawdzić, czy wybrano właściwe procesy do usprawnienia przez BPM.

Właściwe wskaźniki pozwalają także utrzymać koncentrację zespołu projektu oraz zaangażowanie osób odpowiedzialnych za działalność firmy. Ponieważ BPM to metoda polegająca na wielokrotnym przeprowadzaniu określonych czynności, utrzymywanie zaangażowania wszystkich stron jest niezbędne do efektywnego ulepszania wczesnych wersji procesów i do rzeczywistego wykorzystania rozwiązania w firmie. Pomiar i raportowanie rzeczywistych wyników są konieczne, zwłaszcza w przypadku zmiany sposobu pracy użytkowników biznesowych.

Na przykład, jeśli wyjątki w procesach wysyłane są jako zadania na portal użytkowników, kierownictwo musi kontrolować wykorzystanie tego portalu. Jeśli użytkownicy nie sprawdzają portalu wystarczająco często, system BPM może zostać zmodyfikowany tak, aby przysyłać zadania bezpośrednio do skrzynek e-mailowych pracowników.

Podsumowując, maksymalizacja zysków z BPM wymaga:

• wyboru właściwych procesów;
• zbudowania odpowiedniego zespołu;
• stosowania metodologii wielokrotnego powtarzania czynności;
• ciągłej koncentracji na celach biznesowych motywującej do wprowadzania dalszych usprawnień i utrzymującej zaangażowanie użytkowników.

Na podstawie: "An Introduction to the BPM", Mark Cooper, Paul Peterson