W 2006 roku będzie obowiązywać dyrektywa eEurope 2005, zalecająca administracji stosowanie przetargów elektronicznych. Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych zbudowała więc Polską Platformę Przetargową.

W sektorze biznesowym dotychczas funkcjonowały dwie platformy przetargowe: Marketplanet i Xtrade, jednak nie zajmowały się administracją. "Przy założeniu, że polskie prawo zamówień publicznych nie będzie zbliżać się do norm i standardów unijnych, nie należałoby w ten projekt obecnie inwestować" - uważa Krzysztof Zalewski, pełnomocnik zarządu PWPW ds. projektów administracji publicznej. Jednak przetargi dla administracji publicznej to ogromny potencjał. W 2002 r. w Polsce zorganizowano ponad 800 tys. aukcji na łączną kwotę prawie 74 mld zł. "Jeśli administracja będzie musiała korzystać z platformy elektronicznej, wystarczy, abyśmy obsługiwali tylko 7 do 10% tego rynku, a ten projekt ma już uzasadnienie biznesowe" - oblicza Krzysztof Zalewski.

A jest to rynek łatwy do zdobycia, gdyż korzystanie z przetargów elektronicznych to dla administracji ok. 21% oszczędności w kosztach. Gros tych oszczędności mogą poczynić dostawcy: ok. 10-12%. Przy elektronicznej formie przetargu nie muszą przygotowywać dokumentów, docelowo nie będą musieli mieć potężnych działów handlowych - wystarczy jeden handlowiec, który będzie śledził w Internecie przetargi. W Wielkiej Brytanii taki system dla samorządów działa od 4 lat i udało się zredukować koszty o 10%. Łatwo obliczyć, że w 2002 r. w polskim budżecie zostałoby 7 mld zł, gdyby wszystkie przetargi odbyły się elektronicznie.

Tradycyjne pisemne przetargi trwają długo, trzeba powoływać komisje, pisać protokoły - wymaga to wysiłku, czasu i pracy zarówno ze strony nabywcy, jak i dostawcy. Aukcje elektroniczne to w sumie trzy godziny z życia firmy. "Procedura jest śmiesznie prosta. Do momentu przygotowania zapytania ofertowego, niezależnie od formy przetargu, trzeba wykonać te same czynności. Natomiast od momentu opublikowania zapytania w Internecie aukcja elektroniczna toczy się szybko i bez dodatkowych formalności" - mówi Krzysztof Zalewski. Aukcja elektroniczna to wyraźne uproszczenie procedur. Przed jej zorganizowaniem można wejść do systemu, sprawdzić, czy ktoś już realizował podobny przetarg, wykorzystać istniejące już zapytanie ofertowe. Po zakończeniu wystarczy kilka minut, żeby cały proces zamknąć.

"Aukcje mobilizują lokalnych przedsiębiorców, aktywizują, nakręcają koniunkturę, 90% firm, które wygrały organizowane przez nas przetargi to przedsiębiorstwa z sektora MSP" - podkreśla Krzysztof Zalewski. Niektóre firmy, które startowały w przetargach, nie miały nawet dostępu do Sieci i korzystały z komputerów w urzędach gminy.

Procedura elektronicznej aukcji jest tak prosta, że wystarcza godzinne szkolenie organizowane przez PPP. W tej chwili PPP ma podpisanych kilka stałych umów, a kilkadziesiąt aukcji przeprowadziła na zasadzie zleceń jednorazowych. Tygodniowo prowadzi średnio dwa przetargi. Urzędy na aukcjach kupują głównie materiały biurowe, sprzęt komputerowy, środki czystości.

System opłat za przeprowadzane aukcje jest elastyczny, dostosowany do potrzeb klientów. Opłata może stanowić część zaoszczędzonych dzięki aukcji pieniędzy, może to być opłata jednorazowa od każdej aukcji, lub ok. 1% od zawartej transakcji. Dla niewielkich jednostek administracji preferowana jest opłata w formie rocznego abonamentu na nieograniczoną ilość aukcji.

Lęk przed nieznanym

Urzędnicy jednak obawiają się nowego sposobu przeprowadzania aukcji i potencjalnych pomyłek. "Często bierzemy na siebie odpowiedzialność za przygotowanie całego procesu, żeby pomóc pracownikom urzędów. Prawo zamówień publicznych zezwala na to, że zamawiający może zlecić przeprowadzenie przetargu trzeciej stronie. Przeprowadziliśmy dla administracji już kilkadziesiąt aukcji, przeważającą część wszystkich zorganizowanych dla tego sektora w Polsce" - twierdzi Krzysztof Zalewski.

Firmy komercyjne podchodzą do elektronicznych przetargów bardziej sceptycznie. "Zdarza się, że prezesi podejmują decyzje zmiany sposobu organizacji przetargów, ale nie dochodzi do ich realizacji, wygrywają stare przyzwyczajenia. Przekonujemy zarząd, który przecież zwykle otrzymuje wynagrodzenie proporcjonalne do wypracowanych zysków firmy, że przejście na zakupy elektroniczne pozwoli na uproszczenie procedur i zakupów, i niemałe oszczędności. Ten argument skutkuje. System świadczonych przez nas usług nie nakazuje żadnej ze stron niczego kupować, a żeby z niego korzystać, wystarczy dostęp do Internetu. Jeśli opłata za aukcję wynosi od 1500 zł, to przy oszczędnościach 20-proc. wystarczy zakup za ok. 7,5 tys., żeby się to opłacało" - przekonuje Krzysztof Zalewski.

Jako jedne z pierwszych dużych firm z PPP zaczęły korzystać spółki Polskich Kolei Państwowych. Kupują wszystko - od wody mineralnej po komputery, muszą jednak zmieścić się w górnej kwocie zakupów sektorowych 400 tys. euro. Aukcjami elektronicznymi zainteresowało się także Ministerstwo Obrony Narodowej, gdzie 1 września br. powołano oddział zakupów elektronicznych.

Zaufanie i bezpieczeństwo

2 marca 2004 r. weszło w życie Prawo Zamówień Publicznych, zgodnie z którym aukcja elektroniczna ma wiążącą moc prawną pod warunkiem, że każda oferta jest potwierdzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. PWPW dzięki swojemu centrum autoryzacyjnemu Sigillum takim podpisem dysponuje. Podpis jest integralną częścią aukcji, każda czynność jest ostemplowana przez serwer czasu rzeczywistego.

Dla platformy aukcyjnej jednym z priorytetów jest bezpieczeństwo zawieranych transakcji. "Nasz system spełnia wszystkie wymagania bezpieczeństwa stawiane takim rozwiązaniom, transmisja jest szyfrowana, a dane dostawców kodowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dane, które są wymieniane między stronami, nie mogą przedostać się na zewnątrz" - zauważa Krzysztof Zalewski.

Twarde prawo

Przeszkodą w rozwoju przetargów elektronicznych jest - zdaniem Krzysztofa Zalewskiego - polskie prawo zamówień publicznych, które ogranicza przedmiot zakupu do dostaw oraz maksymalną kwotę zakupu do 60 tys. euro. Dla porównania w Unii Europejskiej zakupy do 160 tys. euro w ogóle nie podlegają prawu zamówień publicznych i nie ma ograniczeń kwoty oraz przedmiotu aukcji. W Polsce administracja praktycznie nie może przeprowadzać przetargów na usługi powyżej 6 tys. euro, a zdaniem Zalewskiego to właśnie na usługach można dokonać największych oszczędności, nawet powyżej 50%.

Prawo trzeba dostosować do unijnego do końca stycznia 2006 r. "Przyjmując, że podmioty podlegające regulacjom Prawa Zamówień Publicznych realizują zakupy za ok. 50 mld zł rocznie (dane UZP), i licząc 10% oszczędności - każdy miesiąc opóźnienia w zlikwidowaniu ograniczeń prawnych to 400 mln zł strat w budżecie państwa" - martwi się Krzysztof Zalewski.

Wszystkie nowe rozwiązania testowane są na "żywym organizmie" PWPW. Dla wytwórni zbudowane zostały katalogi zakupowe, do końca roku system zakupów elektronicznych zostanie spięty z systemem finansowo-księgowym, tak aby od powstania zapotrzebowania do zaksięgowania cały proces przebiegał drogą elektroniczną.