Dystans do władzy

W niektórych firmach pracownicy awansując, otrzymują bardziej wygodne pomieszczenia, które wskazują na ich status. Jest to dodatkowym bodźcem dla tych, którzy chcą awansować. Z drugiej strony w niektórych firmach, np. w Intel, zastosowano zasadę universal planning - biuro nie odzwierciedla hierarchii, a na dodatek obniża koszty zarządzania przestrzenią biurową. Z kolei Nortel Networks różnicuje aranżację stanowisk pracy, jednak nie ze względu na status, ale z uwagi na wykonywaną pracę. Firma zidentyfikowała osiem rodzajów zespołów i dla każdego z nich zaprojektowano inną przestrzeń.

Miejsce zaprojektowane przez ekspertów czy samych pracowników?

Zaangażowanie pracowników w aranżację miejsca pracy ma wiele plusów. Szczególnie przydatne jest w małych innowacyjnych firmach, takich jak biura architektoniczne czy agencje reklamowe. W większych firmach może to jednak doprowadzić do chaosu estetycznego, braku smaku i stylu. Dużo zależy od kultury organizacyjnej. W Holandii - znanej z dużego liberalizmu i małego dystansu do władzy - kultura pozwala na więcej. Holenderska firma ubezpieczeniowa Centraal Beheer zezwala swoim pracownikom na wyposażanie biur w prywatne meble i projektowanie wnętrz według ich własnego gustu.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Prywatne czy wspólne miejsce pracy?

Niektóre firmy eksperymentują z koncepcją hotelingu, czyli traktują biuro jako swego rodzaju hotel z tą różnicą, że w hotelu powodem zatrzymania się jest nocleg, a w biurze - chęć skorzystania z infrastruktury biurowej przez pracownika. Argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest zezwolenie pracownikom na spędzanie czasu z klientami w miejscach, gdzie są bardziej kreatywni. Nie należy zapominać o niższych kosztach utrzymywania mniejszej przestrzeni biurowej.

Jedno centralne biuro czy wiele mniejszych?

Wiele firm preferuje wynajęcie jednego wielkiego biura dla wszystkich pracowników, aby kultywować poczucie jedności i przynależności. Inne wolą umieszczać ludzi w rozrzuconych od siebie lokalizacjach, aby stymulować ich kreatywność i kontakty osobiste. Jedna z najbardziej innowacyjnych firm na świecie - IDEO - tworzy małe biura zwane "studiami", w których pracuje od ośmiu do trzydziestu pięciu pracowników. Każdy budynek biurowy posiada jedno lub dwa studia, a w każdym mieście znajdować się może od jednego do kilku budynków biurowych. Firma konsultingowa Viant nie tworzy biur większych niż dla dwudziestu zatrudnionych.

Lokalizacja pracowników

Utarło się, że ludzie w biurze są lokowani wedle przynależności do działów. Obok pracownika działu IT będzie najprawdopodobniej siedział inny pracownik działu IT. Ale tak być nie musi! Można także zastanowić się nad rozproszeniem pracowników działu marketingu wśród innych pracowników, aby lepiej rozumieli potrzeby klientów. Testy osobowości mogą posłużyć do określenia styków komunikacji pracowników, a na ich podstawie można zaprojektować strukturę żywej tkanki biura. Wiele firm decyduje się na lokalizowanie biur tam, gdzie pracownicy są w stanie chłonąć najnowsze kierunki w swojej branży. Firma Ford ma biura w Nowym Jorku i w Londynie - w miastach, gdzie tworzą się nowe trendy światowe.

Przejrzystość w biurze?

Nie chodzi tutaj o szklane ściany, lecz o uczynienie pracy przejrzystą dla otoczenia. Firmy takie jak Walt Disney umożliwiają zatrudnionym wywieszanie na ścianach informacji, nad czym pracuje obecnie dana osoba bądź dział. Firma Nike, która nie tworzy usług, ale produkty materialne wystawia przekroje najnowszych generacji butów sportowych. Transparentność motywuje do pracy i czyni ją bardziej ekscytującą.

Prywatność w biurze

Niektórzy pracownicy preferują prywatność, innym bardziej odpowiada otwarta atmosfera w biurze. Gdy mówimy o prywatności w biurze, trzeba wziąć pod uwagę kilka jej rodzajów:

1. Prywatność akustyczna - dotyczy swobody prowadzenia rozmów z jednej strony, a z drugiej izolacji od hałasu z otoczenia.
2. Prywatność wizualna - dotyczy możliwości ukrycia się przed wzrokiem innych, a także izolacja od rozpraszających uwagę bodźców.
3. Prywatność - dotyczy możliwości posiadania własnej przestrzeni, której nikt nie powinien naruszać. Może to być zarówno własna szuflada zamykana na klucz, jak i cały gabinet.
4. Prywatność informacji - dotyczy ochrony dokumentów, ochrony historii korzystania ze stron www, z jakich korzystał pracownik, ochrony korespondencji itp.

Stałe naruszanie prywatności pracowników znacznie obniża ich satysfakcję z pracy i wydajność. O zakres prywatności powinien troszczyć się także pracodawca - nie wolno pozostawiać tej kwestii do uzgodnień między zatrudnionymi.

Co można zrobić już teraz?

1. Przeprowadzić ankietę wśród pracowników na temat jakości.
2. Skonsultować się z psychologiem w sprawach emocji, jakie wywoływać może obecny układ, kolorystyka itp.
3. Skonsultować się z etnografem.
4. Samemu, wspólnie pracownikami zaprojektować nowe biuro.

Jeśli chodzi o wystrój i sposób aranżacji przestrzeni biurowej, można zrobić naprawdę dużo. Na początku należy przeprowadzić audyt przestrzeni biurowej. Dobrym rozwiązaniem byłoby przeprowadzenie ankiety wśród pracowników. Oto przykładowe pytania:

1. W którym miejscu jesteś najbardziej twórczy?
2. Jeśli w odpowiedzi pracownika nie pada: "w moim obecnym miejscu pracy" (a jest to wysoce prawdopodobne), należy dowiedzieć się, jakie są cechy środowiska, w którym czuje, że jest najbardziej kreatywny. Ten etap badania służyć powinien określeniu dystansu do miejsca idealnego.
3. Co należałoby zmienić w obecnej przestrzeni biurowej, abyś: a) był bardziej kreatywny; b) mógł łatwiej komunikować się z koleżankami i kolegami w pracy; c) czuł się bardziej zrelaksowany?
4. Czy obecne miejsce pracy daje wystarczającą prywatność?
5. Czy i w jakim stopniu obecna aranżacja biura przeszkadzają ci w wykonywaniu pracy? Jeśli tak, to na czym polegają utrudnienia? Jakie są potencjalne straty dla firmy z tego tytułu (proszę wskazać na straty finansowe, straty czasu, utratę możliwości twórczego myślenia bądź koncentracji itp.)?

Badanie należy rozpocząć, przeprowadzając kilkanaście wywiadów z pracownikami, a następnie na ich podstawie stworzyć ankietę z pytaniami do zaznaczenia (kafeteria).

Wskazane przez pracowników zmiany należy podzielić na kategorie, np.:

• kolorystyka;
• gadżety (dodać/usunąć);
• układ mebli;
• materiały wykończeniowe;
• muzyka w tle;
• rodzaj mebli (dodać/usunąć/wymienić).

Na koniec powinniśmy oszacować koszty ewentualnych zmian w wystroju biura i zestawić je ze stratami, o których mówią pracownicy (pytanie piąte w ankiecie).

Należy zaznaczyć, że wiele zmian wymagać może inwestycji bezgotówkowych, np. zmiana układu mebli. Planując zmiany w aranżacji biura, warto się skonsultować nie tylko z architektem wnętrz, ale także nawiązać kontakty z przedstawicielami różnych dziedzin aktywności - artystami (być może młodzi artyści wypożyczą nam swoje rzeźby), historykami (imponująca reprodukcja doniosłego wydarzenia historycznego na ścianie robi wrażenie), fizykami (w muzeach techniki często wystawia się ciekawe eksponaty demonstrujące np. prawa fizyki).

Autor jest pracownikiem naukowym Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Obecnie w Sam Houston State Univerity, Texas.

<hr>Źródła

1. www.steelcase.com

2. A. Fazlagić, "Zarządzanie wiedzą. Szansa na sukces w biznesie", Gniezno 2006.