Efektem kurczących się budżetów jest konieczność wybierania przez kierownictwo projektów i inicjatyw, które mają być realizowane, jako że każda inwestycja musi być ekonomicznie uzasadniona. Zarządy firm chcą mieć wgląd w każdy szczegół prowadzonego biznesu, gdyż tylko dzięki temu mogą oceniać wyniki działalności i upewniać się, czy jest ona rentowna oraz optymalna pod względem ekonomicznym. Oprócz koncentrowania się na naciskach wewnętrznych firmy muszą nieustannie oceniać ewoluujące wymagania klientów, często prowadzące do gwałtownych i przypadkowych zmian nastawienia oraz strategii. Zarządy przedsiębiorstw muszą być w stanie szybko szacować zasoby i rozpoznawać najlepsze procedury postępowania, by móc koncentrować wysiłki na celach wyższego poziomu. Firmy zwracają się w kierunku rozwiązań klasy Project Portfolio Management, aby zyskać wgląd w realizowane procesy oraz kontrolę, niezbędną do stawiania czoła wszystkim tym wyzwaniom.

Organizacja powinna być powiązana z umiejętnym budowaniem portfela projektów, czyli wybieraniem właściwych przedsięwzięć do realizacji. Wedle zasad zarządzania projekty to przedsięwzięcia jednorazowe i niepowtarzalne, których celem może być m.in. stworzenie nowego procesu biznesowego lub unikatowego produktu, ale także np. reorganizacja firmy. Tymczasem często popełnianym błędem jest włączanie do portfela projektów działań noszących liczne znamiona typowe dla procesów biznesowych. W dynamicznie rozwijających się i racjonalnie zarządzanych firmach dochodzi w pewnym momencie do sytuacji, gdy liczba, waga i stan realizowanych projektów nie pozwalają już na obserwację i zarządzanie w sposób intuicyjny. Wtedy szuka się skutecznego rozwiązania organizacyjnego, wsparcia narzędziowego - i dochodzi do konieczności wdrożenia środowiska zarządzania projektami (PME). Im wcześniej taka refleksja się dokona, tym lepiej dla danej firmy. Im później, tym więcej pracy wymaga wdrożenie poprawnie i skutecznie działającego PME oraz wspomagających go narzędzi. Wdrożenie środowiska pracy projektowej - PME (Project Management Environment) - pozwala na zarządzanie prowadzonymi projektami, skupiającymi pracowników z różnych komórek organizacyjnych i o różnych możliwościach dysponowania czasem.

Nieprawidłowe zarządzanie projektami prowadzi do niepotrzebnych przeróbek, kosztów, opóźnień, niezadowolenia klientów i wrogich relacji. Przypomnijmy sobie sytuacje, kiedy na nas albo na naszych klientów negatywny wpływ miały opóźnienia projektu, konieczność dokonywania przeróbek albo nieporozumienia i chaos, których dałoby się uniknąć dzięki lepszemu planowaniu i ściślejszej kontroli nad projektem. Pomyślmy o czasie, wysiłku i pieniądzach, które można było oszczędzić. Pomyślmy o relacjach, które uległy pogorszeniu, w niektórych przypadkach nieodwracalnie. Jeśli nawet - co mało prawdopodobne - nie znamy tego z osobistych doświadczeń, przypomnijmy sobie głośne projekty, takie jak lot promu kosmicznego Challenger, w którym błędne praktyki zarządzania doprowadziły do śmierci astronautów. Tak więc wniosek jest prosty: dobre zarządzanie projektem zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu i prowadzi do lepszych wyników, niższych kosztów, mniejszego wysiłku, krótszego czasu, lepszych relacji oraz zdolności do stałego zwiększania wydajności w kolejnych przedsięwzięciach. Jednocześnie trzeba uważać, aby nie przesadzić z zarządzaniem. Zbyt wiele czegokolwiek oznacza mniejszą produktywność. W zarządzaniu projektami należy dążyć do równowagi między dyscypliną a elastycznością.