Nie ma wisienek bez tortu, czyli z kolan do normalnoścI

Co to jest 25 lat w ciągu jednego roku? To skala nadrobienia zaległości informatycznych w spółce WARS. To, co brzmi jak fabuła filmu, dla Bartłomieja Kahna, pełnomocnika zarządu ds. IT WARS SA, było rzeczywistością od września 2013 roku. Skok technologiczny, którego dokonał w spółce, wyciągnął informatycznie organizację z mroków PRL-u.

Bartłomiej Kahn, szef IT w WARS SA

Bartłomiej Kahn, szef IT w WARS SA

Przyzwyczajeni do standardów rynkowych być może nie jesteśmy sobie w stanie wyobrazić, że gdzieś obok, w znanej przecież organizacji, zaległości nawarstwiały się latami.

„Przychodząc do firmy będącej w grupie PKP, mogłem spodziewać się wielu zapóźnień informatycznych, niespotykanych już na rynku ‘komercyjnym’. Jednak stan ‘długu technologicznego’, z jakim przyszło się zmierzyć w WARSie, był zatrważający” – wspomina Bartłomiej Kahn.

Zobacz również:

Witajcie w PRL-u

Spółka WARS nie jest kluczowa w Grupie PKP, jednak i tu nastąpiły niedawno zmiany. Do kierowania organizacją przyszli ludzie z zewnątrz, niezwiązani ze środowiskiem kolejarskim, znający standardy rynkowe. Razem z nowym zarządem pojawił się też na kontakcie menedżerskim Bartłomiej Kahn. „Dostałem możliwość zrobienia czegoś dobrego dla polskiego kolejnictwa” – mówi dyrektor IT. „Dostałem propozycję zinformatyzowania spółki WARS, czyli zrobienia czegoś, co w dzisiejszych czasach brzmi trochę egzotycznie, bo co to znaczy zinformatyzować firmę? Zacząłem się zastanawiać, co takiego jest w tej spółce, że trzeba ją informatyzować? Po tygodniu wszystko zrozumiałem. Stan informatyki, jaki zastałem, to prawdziwe lata 80”.

Postanowiłem działać wieloaspektowo, odrabiając zaległe prace domowe, budowałem Active Directory, sieciowałem wszystkie oddziały ze sobą, wdrażałem jeden centralny system ERP, już nie na DOS‑ie. Z drugiej strony wspólnie z biznesem myślałem nad ciekawymi rozwiązaniami z zupełnie innej półki.Postanowiłem działać wieloaspektowo, odrabiając zaległe prace domowe, budowałem Active Directory, sieciowałem wszystkie oddziały ze sobą, wdrażałem jeden centralny system ERP, już nie na DOS‑ie. Z drugiej strony wspólnie z biznesem myślałem nad ciekawymi rozwiązaniami z zupełnie innej półki.

Przede wszystkim w oczy rzucał się niespójny i zdecentralizowany system ERP – siedem instalacji na siedmiu różnych komputerach, pracujący w środowisku MS DOS (!) – brak jakiejkolwiek infrastruktury sieciowej pomiędzy czterema oddziałami spółki w Polsce, szczątkowo wdrożona domena Active Directory, brak jakichkolwiek wspólnych usług sieciowych, tj. serwera plików czy systemu antywirusowego. W oddziałach pracownicy na własną rękę wprowadzali dane, jedynym spinaczem była centrala, która pocztą kolejową raz w miesiącu dostawała papierowe raporty z terenowych jednostek, by je potem wprowadzić u siebie. To obraz IT jeszcze w listopadzie 2013 r. Bartłomiej Kahn zdawał sobie sprawę, że czeka go podnoszenie informatyczne spółki z kolan. „Wiem, że było to mało widowiskowe. Trzeba wykonać dosyć ksztowną i długotrwałą pracę u podstaw, która nie daje efektu ‘Wow!’, a przecież na ten efekt liczy każdy zarząd. Szybki sukces jest zawsze pożądany. To kłóciło się z tym, by zacząć budować sieć, zacząć budować domenę, ponieważ tym nie za bardzo jest się gdzie pochwalić, bo na wolnym rynku to przecież standard” – tłumaczy szef IT. „Każdy rozsądnie myślący pracownik zdawał sobie sprawę, że wisienki na torcie będą wtedy, gdy upieczemy tort”.

Zmiany, zmiany, zmiany

Zapowiadał się żmudny proces podnoszenia informatycznego spółki. Bartłomiej Kahn czuł, że brakuje quick winu, którym zarząd będzie mógł pochwalić się na zawnątrz i pokazać, jak zmienia się spółka, a pracownicy uwierzyć, że zmiany są możliwe. „By zadowolić wszystkich, postanowiłem działać wieloaspektowo, jednocześnie odrabiając zaległe prace domowe, budowałem Active Directory, sieciowałem wszystkie oddziały ze sobą, wdrażałem jeden centralny system ERP, już nie na DOS-ie (upgrade tego, co było, do wersji SQL i środowiska Windows). Z drugiej strony wspólnie z biznesem myślałem nad ciekawymi rozwiązaniami z zupełnie innej półki” – tłumaczy dyrektor.

Zmiany nie szły łatwo. Zarówno po stronie technologii, jak i ludzi. Choćby zapewnienie łącza w oddziałach, gdzie wcześniej korzystano z rozwiązań Neostrady512 Kb… Dzięki dostępności infrastruktury operatora kolejowego TK Telekom udało się utworzyć stabilne łącza.

Mimo że nowemu dyrektorowi marzył się nowy, licencjonowany, supportowany ERP, musiał przystosować zmianę do realiów. „Przyzwyczajenie ludzi, mnóstwo dokumentów prowadzonych przez lata w tym systemie niewyobrażalnie wydłużało czas migracji do innego systemu. Nie było budżetu ani czasu, by wszystko przekreślić i wdrożyć coś nowego. Poza tym spotkaliśmy się z oporem ludzi przed zmianami. Miałem do czynienia z przyzwyczajeniami pracowników do programów, zachowań. Ludzie tu pracują po kilkanaście czy kilkadziesiąt lat. Dla wielu z nich WARS to pierwsza praca, więc odczuwało się to wrośnięcie w strukturę”.

Nowy szef IT musiał dokonać zmiany mentalnej 200 końcowych użytkowników IT. Musiał pokazać, do czego informatyka może się przydać i jak może pomóc w pracy. To wspomina jako największe wyzwanie. „Bez końcowego odbiorcy moje działania nie mają sensu, bo jeśli ludzie bojkotują zmiany, co się przecież zdarzało, to nie ma szans, by do zarządu trafił komunikat, że coś się nam udało. W końcu jednak większa część pracowników zrozumiała potrzebę zmian, otworzyła się na nie. Byli też tacy, którzy nie zdołali tego zrobić, traktując mnie jak wroga, który przez informatyzację zabierze im miejsca pracy” – opowiada Bartłomiej Kahn.

Innowacja poziomu światowego

Po roku wszystkie podstawowe standardy informatyczne zostały wdrożone. Przyniosło to wymierne korzyści biznesowe dla firmy: od skrócenia czasu przepływu informacji z kilkunastu dni do kilku sekund, poprzez zautomatyzowanie wielu procedur skutkujące znaczącymi oszczędnościami, aż po wdrożenie standardów bezpieczeństwa danych.

Równolegle rozwijały się quick winowe projekty. Jeden z nich dotyczył stacjonarnych restauracji WARS lokowanych na czterech dworcach w Polsce (dwóch w Warszawie, Krakowie i Radomiu). Polegał on na wdrożeniu bezpłatnego dostępu do internetu bezprzewodowego w technologii WI-FI marketingu. W momencie połączenia się z siecią wyświetlał się baner reklamowy zaopraszający do restauracji i tłumaczący, jak do niej trafić.

Chcę też coś zrobić dla naszych konduktorów. Zamierzamy wyposażyć ich w tablety, na których będą mieli teczkę konduktora z dokumentami, procedurami, zarządzeniami, czyli wszystko, co teraz noszą ze sobą w wersji papierowej. Będą mogli przeczytać dokumenty, elektronicznie potwierdzić zapoznanie się z nimi, przygotować raport, ewidencję biletów.

Zwieńczeniem zmian jest jednak wdrożenie aplikacji mobilnej dla pasażerów mWARS, umożliwiającej im zamówienie dowolnej potrawy z wagonu gastronomicznego poprzez swój smartfon wprost do swojego miejsca w pociągu. Co ciekawe, wdrożenie tak naprawdę jest na skalę światową, ponieważ na świecie tylko dwie koleje zastosowały taką mobilną aplikację u siebie. „Doszedłem do wniosku, że aplikacja mobilna jest niekoniecznie tak zależna od infrastruktury biurowej, którą zastałem. Można było robić to równolegle. Pomysł przyszedł od biznesu. To projekt o tyle trudny i innowacyjny, że usługa jest świadczona w szczególnych warunkach, tzn. w jadącym pociągu, gdzie zasięg internetu i weryfikacja lokalizacji pasażera poprzez sygnał GPS stanowią prawdziwe wyzwanie. Usługa działa na zasadzie przetwarzania zleceń w chmurze, tzn. zamówienie od klienta wysłane ze smartfona trafia na serwer, który pushuje je na tablet zainstalowany w wagonie gastronomicznym. Obsługa przyjmuje zamówienia i podczas realizacji usługi zmienia jego statusy, co skutkuje pojawianiem się komunikatów u klienta. Weryfikacja co do autentyczności zamówienia odbywa się za pomocą sygnału GPS lokalizacji zamawiającego względem tabletu u obsługi” – tłumaczy Bartłomiej Kahn.

Usługa została wdrożona testowo na pięciu liniach. Cała akcja została zauważona przez media, które dość szeroko opisywały, że w kontekście ogólnego wizerunku polskiej kolei zdarzają się jednak takie perełki jak aplikacja mWARS, która pokazuje, że jednak można. Po podsumowaniu okresu testowego rozpoczęło się pełne wdrożenie usługi we wszystkich pociągach z wagonem gastronomicznym i sukcesywnie przybywa pociągów, w których pasażerowie mogą skorzystać z tego rozwiązania. Oczywiście, pozostaje jeszcze problem dostępu do internetu na trasach kolejowych, ale i w tej kwestii sporo się zmienia na plus.

Wspomóc konduktorów

Zmiany w organizacji szef IT układał w horyzoncie trwania kontraktu menedżerskiego, czyli do maja 2015 r. De facto na rewolucję w organizacji miał półtora roku. Co jeszcze uda się zrobić w tym horyzoncie czasowym?

Jak zapewnia Bartłomiej Kahn, na finiszu jest projekt dotyczący konduktorów WARS-u. Mało kto zdaje sobie sprawę, że większość pracowników spółki to właśnie konduktorzy wagonów sypialnych i kuszetek, a nie kucharze i kelnerzy wagonów restauracyjnych, bo ci z kolei są franczyzobiorcami.

„Pracowników wagonów restauracyjnych traktujemy jak naszych współpracowników, zrobiliśmy aplikację przeznaczoną dla nich, ponieważ prawie każdy w Polsce kojarzy spółkę właśnie z wagonami restauracyjnymi. Ale chcę też coś zrobić dla naszych konduktorów. Chcemy wyposażyć ich w tablety, na których będą mieli teczkę konduktora z dokumentami, procedurami, zarządzeniami, czyli wszystko, co teraz noszą ze sobą w wersji papierowej. Będą mogli nie tylko przeczytać dokumenty, ale elektronicznie potwierdzić zapoznanie się z nimi, przygotować raport, ewidencję biletów” – opowiada Bartłomiej Kahn. „Planujemy wprowadzić opcję zarządzania miejscami sypialnymi. Dziś na przykład konduktor wie, że pasażer wysiada na danej stacji i trzeba go wcześniej obudzić. Wie, bo zapisał to sobie w notatniku. W przyszłości to alarm w tablecie będzie mu przypominał, kogo i o której należy obudzić. Myślę, że to usprawni pracę konduktorów, zapewni nową jakość i będzie to krok w kierunku pełnej informatyzacji firmy”.

Udało się uruchomić nową stronę firmową WARS-u, która z flashowych animacji działających tylko w przeglądarce na komputerze stała się responsywnym serwisem wyświetlającym stosownie do ekranów urządzeń, gdzie jest odpalana. U progu uruchomienia jest także intranet firmowy. Maj wydaje się realny do wdrożenia wszystkich tych usług.

Inna kategoria

Jeśli nowy zarząd będzie chciał dalej ze mną współpracować i zawrze kolejny kontrakt, być może będę mógł wdrożyć swoje pomysły. Tym bardziej że jak do tej pory miałem cały czas zielone światło ze strony przełożonych.

Są też wyzwania, na których realizację Bartłomiejowi Kahnowi nie wystarczy czasu. „Marzy mi się, by wymienić obecny system ERP na nowoczesny i skalowalny, dopasowany do potrzeb spółki. Ten dzisiejszy to system autorski, podniesiony co prawda do wersji normalnego środowiska, niemniej przysparzający wiele problemów. Kiedy ludzie nauczyli się z niego korzystać i zobaczyli, ile daje korzyści w pracy, zaczęli mieć wymagania, co jest oczywiście pożądane, ale trochę przewyższa jego możliwości. Marzy mi się też, by nasi franczyzobiorcy w wagonach restauracyjnych, gdy kończy im się towar, mogli skorzystać z możliwości zamawiania elektronicznego w systemie, który jednocześnie wygeneruje fakturę, powiadomi magazyniera o zapotrzebowaniu”. I dodaje: „To kolejna innowacja, która mogłaby znacząco usprawnić przepływ informacji pomiędzy magazynem a franczyzobiorcą. Nie musiałby on wtedy czekać na towar po dojechaniu na stację końcową, bo dzięki zamówieniu złożonemu online w drodze do magazynu miałby już przygotowany towar do załadunku”.

Co jeszcze zamierza zrealizować pełnomocnik zarządu ds. IT? „Jeśli nowy zarząd będzie chciał dalej ze mną współpracować i zawrze kolejny kontrakt, być może będę mógł wdrożyć swoje pomysły. Tym bardziej że jak do tej pory miałem cały czas zielone światło ze strony przełożonych, co w spółkach mocno ustrukturalizowanych, należących do Skarbu Państwa, jest niezbędne do jakichkolwiek zmian” – mówi Bartłomiej Kahn.

Choć w porównaniu z wielkimi organizacjami, ich wielkimi budżetami na IT i skomplikowanymi projektami praca informatyczna wykonana w WARSie może wydawać się czymś mało znaczącym, to w perspektywie realiów przeprowadzonych zmian wyzwanie warte jest przyjrzenia mu się w innych kategoriach i docenienia skali.