ERP - przemeblowanie radykalne

Kto, co robi i dlaczego

Firma musi mieć naprawdę ważne powody, by angażować się w tworzenie rozwiązania pojedynczego. Szefowie informatyki podają trzy takie powody: raportowanie finansowe, panowanie nad kosztami i poprawa konkurencyjności.

Raportowanie finansowe. Firma Esselte dzieli się na trzy oddziały, działa w 120 krajach świata i korzysta z 22 systemów ERP. Do niedawna jej poszczególne jednostki biznesowe zachęcane były do samodzielności, choć handlowały tymi samymi produktami - i to na dodatek w większości pochodzącymi z tych samych fabryk. Jak przyznaje Lani Spund, CIO firmy, w tych warunkach nie sposób było się rozeznać w danych spływających z takiego mrowia różnorodnych systemów, stosujących różną terminologię na określenie tych samych rzeczy. "Nie byliśmy w stanie wycisnąć z tego wszystkiego spójnej informacji" - mówi Spund. "I to nie dlatego, że informacja nie była w porządku. My po prostu nie mieliśmy jak wiedzieć, czy była w porządku, czy nie. Nie mogliśmy jej ufać."

Wiele tygodni musi upłynąć, zanim w Esselte da się zamknąć księgi. Armia sowicie opłacanych księgowych przedziera się przez istne Himalaje arkuszy kalkulacyjnych, by zaprowadzić ład w gąszczu niejednolitej terminologii. Spund usiłuje wyeliminować cały ten bałagan, zastępując 18 z 22 systemów rozwiązaniem pojedynczym, a mianowicie systemem Axapta Microsoftu. Pozostałe cztery systemy połączono w jeden system SAP, który pozostanie w użyciu w Esselte w przewidywalnej przyszłości. Spund twierdzi, że za cztery lata, gdy wszystkie stare systemy odejdą już do lamusa, jego firma będzie w stanie odnotowywać zawierane transakcje w księdze głównej w czasie rzeczywistym. Na koniec każdego kwartału Esselte będzie mogła zamknąć swoje księgi w ciągu zaledwie kilku dni.

Całkowity koszt posiadania. Zwielokrotnione systemy ERP i liczne bazy danych wymagają odpowiednio licznej obsługi. Każda specjalistyczna aplikacja w danym punkcie również musi mieć własny zespół wsparcia, jej użytkownicy muszą zostać przeszkoleni, a w większości przypadków konieczny jest także zakup specjalnego sprzętu. Wszystko to kosztuje i pozbycie się tych kosztów było głównym powodem, dla którego ViewSonic, firma produkująca plazmowe ekrany telewizyjne i monitory ciekłokrystaliczne, notująca roczne wpływy na poziomie miliarda dolarów, postanowiła zastąpić swoje trzy systemy ERP jednym rozwiązaniem. W 1997 r. firma ta wdrożyła oddzielne systemy ERP Oracle'a w trzech regionach (Azja-Pacyfik, Europa-Afryka-Bliski Wschód, obie Ameryki). Każdy system miał swoją własną bazę danych i wykorzystywał inny system operacyjny. Żeby było jeszcze weselej, na wszystkich trzech systemach dokonano w sumie ponad pięciuset jednostkowych modyfikacji. Niby wszystkie systemy pochodziły od jednego dostawcy, ale funkcjonowały niczym trzy zupełnie różne rozwiązania.

"Mieliśmy przez to całą masę kłopotów" - mówi Robert Moon, wiceprezes firmy ds. systemów informatycznych. Jednym z większych problemów było to, że ViewSonic wypłacała pokaźne sumy trzem zespołom wsparcia swoich systemów. W maju 2001 r. firma zaczęła zastępować swoje stare systemy jednym nowym, również od Oracle'a. Opłacało się pozostać przy poprzednim dostawcy, ponieważ Moon już wniósł opłaty za licencje, które nie wygasają nigdy.

Moon twierdzi, że do tej pory odchudził firmę o sprzęt wartości miliona dolarów i zmniejszył roczny koszt utrzymania systemów o 150 tys. dolarów. Zespół obsługujący systemy Oracle'a zmniejszył się z 26 osób na pełnych etatach do dziewięciu. Moon utrzymuje, że żadna z tych oszczędności nie byłaby możliwa bez konsolidacji starych systemów.

Poprawa konkurencyjności. Jeszcze do zeszłego roku firma Ensco International, zajmująca się wydobyciem ropy spod dna morskiego, zawiadująca 56 platformami wiertniczymi i przedstawicielstwami na całym świecie, posługiwała się osobnymi aplikacjami specjalistycznymi do obsługi poszczególnych funkcji (np. finansów czy zakupów). Poza tym każda platforma korzystała z własnej, indywidualnie dopasowanej bazy danych z informacjami o częściach zamiennych i obsłudze technicznej.

"Jeśli, dajmy na to, któryś z dostawców sygnalizował nam problemy z jakimś określonym typem zaworu, musieliśmy na każdą platformę słać osobnego maila z pytaniem, czy mają tam u siebie takie zawory i czy przypadkiem nie mają z nimi jakichś kłopotów" - opowiada Tom Chapman, dyrektor ds. IT firmy. Informacje tego rodzaju były gromadzone, tyle że tkwiły w systemach poszczególnych platform, z których każda zapisywała je w jakimś własnym formacie.

Ensco uruchomiła rozwiązanie pojedyncze firmy PeopleSoft w pierwszym kwartale 2003 r. Obsługuje ono wszystkie przedstawicielstwa i platformy wiertnicze, gromadząc wszelkie dane o zapasach w jednym miejscu. Jeśli któraś z platform, np. u wybrzeży Wenezueli, będzie musiała wymienić jakąś część, to zamiast od razu lecieć kupować ją u miejscowego dostawcy, Ensco może zajrzeć do systemu i sprawdzić, czy któraś z pobliskich platform przypadkiem nie ma potrzebnej części w swoim magazynie. Pojedynczy system pozwala firmie na całościowy ogląd swoich zakupów, a dzięki temu na maksymalnie efektywne wykorzystanie środków przeznaczonych na zakupy.

Dlaczego ludzie wyglądają usług internetowych?

Zwolennicy stosowania rozwiązań pojedynczych, zarówno wśród CIO, jak i dostawców, są zgodni co do tego, że integracja systemów ma swoje korzyści, ale że korzyści te osiągane są kosztem gorszej funkcjonalności rozwiązań zintegrowanych. Moduł zarządzania zapasami od dostawcy systemów ERP nigdy nie będzie miał tylu funkcji co moduł od wyspecjalizowanego dostawcy oprogramowania do zarządzania zapasami. Niektórzy CIO, po przyjrzeniu się kosztom, funkcjonalności swoich systemów i wymogom współpracy z partnerami, mogą uznać, że powinni raczej zacząć integrować aktualnie używane systemy, stosując już dostępne narzędzia integracyjne wykorzystujące język XML, lub poczekać, aż dojrzeją i okrzepną usługi internetowe.

Koszty. Wiele firm wydało grube pieniądze na specjalistyczne oprogramowanie z górnej półki i teraz nie ma ochoty wyrzucać go na śmieci. Weźmy przykład Holly, firmy zajmującej się rafinowaniem ropy naftowej, o przychodach rzędu miliarda dolarów rocznie. Kiedy wielkie firmy naftowe zaczęły przymierzać się do ERP w końcu lat 80., Holly przepatrzyła oferty największych dostawców, po czym zdecydowała się jednak samodzielnie stworzyć własny system finansowy na podobieństwo ERP. Przez kolejne lata system ten, nazwany Trafx, rozrastał się o kolejne funkcje - rozliczanie zakupów ropy do przerobu, fakturowanie, rozliczanie projektów - i gdzieś po drodze powstała pojedyncza baza danych, z której system ten dziś korzysta. Jednak Trafx nie potrafi robić wszystkiego, co jest potrzebne firmie, na przykład nie nadaje się do zarządzania aktywami czy raportowania na poziomie przedsiębiorstwa. "Oglądaliśmy kilka rozwiązań ERP i wszystkie z nich posiadały potrzebne nam funkcje" - mówi Tommy Guercio, CIO i wiceprezes Holly. "Problem w tym, że gdybyśmy chcieli w pełni skorzystać z możliwości tych pakietów, musielibyśmy kupić również ich moduły do obsługi gospodarki finansowej, zakupów i fakturowania. Nie da rady wybrać sobie z nich tylko tego, czego nam brakuje".

Guercio uznał, że wymiana jego Trafxa nie ma sensu. Koszt takiej operacji byłby monumentalny i trudno byłoby zyskać dla niej wsparcie wewnątrz firmy - ludzie nie lubią mordować się z nauką czegoś nowego, gdy stare wciąż działa wystarczająco dobrze. Zamiast tego Guercio zdecydował się obudować istniejący już system dodatkowymi rozwiązaniami specjalistycznymi, które, jak utrzymuje, są lepsze od analogicznych modułów oferowanych przez dostawców ERP. Zintegrował wszystkie te rozwiązania na rozmaite sposoby, łącząc je w konfiguracje punkt-punkt lub wykorzystując aplikacje w języku XML. Dzięki takiemu podejściu udało mu się nie zmarnować środków zainwestowanych przez firmę w system własnego autorstwa.