Centralnie, a więc taniej i lepiej

Firmy wielooddziałowe, które decydują się na centralizację swoich funkcji księgowych, kadrowych, informatycznych lub innych, uzyskują korzyści w postaci mniejszych kosztów oraz sprawniejszych procesów kontroli i raportowania.

Firmy wielooddziałowe, które decydują się na centralizację swoich funkcji księgowych, kadrowych, informatycznych lub innych, uzyskują korzyści w postaci mniejszych kosztów oraz sprawniejszych procesów kontroli i raportowania.

W biznesie na przemian nastają mody na centralizację i decentralizację zarządzania, każde z tych podejść ma swoje wady i zalety i dobrze chyba, że występują naprzemiennie. Gdy jedna wyczerpie swój potencjał usprawnień, wdrażana jest druga, która wnosi nowe możliwości poprawy. Obecny trend preferuje centralizację jako dobre rozwiązanie również dlatego, że technologie informatyczne dojrzały do efektywnego jej wspierania.

Zobacz również:

Oprócz mód duże znaczenie ma etap rozwoju przedsiębiorstwa. Wiele firm szybko rozwijających się obrasta departamentami i oddziałami jak tocząca się kula śniegowa. Są rozproszone nie tyle z wyboru, ile z uwagi na prawidłowości szybkiego wzrostu biznesu. Wówczas centralizacja ma sens również porządkujący i upraszczający sposób działania.

W Agorze proces zmian w kierunku centralizacji różnych funkcji rozpoczął się na fali restrukturyzacji całej spółki na jesieni 2003 r. Dobrym przykładem pozytywnych zmian jest funkcja płacowo-kadrowa. Do czasu restrukturyzacji była ona rozproszona miedzy oddziałami firmy.

Znaczna część pracowników odpowiedzialnych za administrację kadrowo-płacową w oddziałach pracowała w strukturze pionu finansowego i nie podlegała działowi kadr tego pionu. Zdarzały się trudności z pogodzeniem w czasie wymagań centrali np. w dziedzinie raportowania i oczekiwań lokalnych szefów. Istniało wiele odmiennych procedur i obyczajów. Wiele trudu kosztowała kontrola ich pracy. "Celem zmian, które trwały cały 2004 r., było przede wszystkim ujednolicenie procesów i zasad rozliczeń, następnie lepsza kontrola pracy osób odpowiedzialnych za funkcje płacowo-kadrowe oraz zmniejszenie kosztów tych funkcji" - mówi Barbara Grabowska, zastępca dyrektora działu personalnego w Agora SA.

Zmiana polegała na scentralizowaniu całej obsługi kadrowo-płacowej. "Ale to nie wszystko. Opisaliśmy wszystkie procesy, procedury, odpowiedzialności i terminy obowiązujące w naszym dziale. Praca stała się prostsza, uporządkowana, efektywniejsza" - mówi Barbara Grabowska. W sekcji kadrowo-płacowej działu pracowniczego pracuje obecnie 16 osób.

Dużą rolę odegrała tu technologia informatyczna. Dział korzysta z systemu firmy Oracle. "Praca na jednej platformie technologicznej bardzo ułatwia zarządzanie zmianami wewnątrzorganizacyjnymi i zewnętrznymi, na przykład prawnymi".

Centralizować czy nie?

Centralizować czy nie centralizować?

Dotychczas nie rozstrzygnięto tego zagadnienia, ale poglądy wciąż się zmieniają. Obecnie modna jest centralizacja, za ileś lat, gdy zacznie są odczuwać skutki błędnej lub nadmiernej centralizacji, być może zastąpi ją decentralizacja. Zapewne jednak utrzyma się przekonanie, że jedna albo druga jest właściwym sposobem kierowania korporacją.

Na poparcie zwolenników decentralizacji można wskazać, że powszechnie występuje błąd nadmiernej centralizacji, która może wyrządzić organizacji ogromne szkody. Większość ludzi miała z tym do czynienia: wzrastające opóźnienia, podczas gdy centrala nie może się zdecydować. Daremne oczekiwania narzucenia powszechnie obowiązujących przepisów i reguł postępowania nie dostosowanych do konkretnych warunków. Coraz większe oddalenie członków naczelnego kierownictwa od rzeczywistości dnia codziennego. Konieczność zwracania się z prośbą o decyzję przez ludzi znających się na zagadnieniu do ludzi w centrali nie znających się na nim. Nieskuteczność oryginalnych pomysłów w wyniku frustrującego oczekiwania na zezwolenie na ich realizację do chwili, aż już będzie za późno.

Albo uzyskanie go na czas, ale opatrzonego tyloma zastrzeżeniami i modyfikacjami, że powodzenie staje się prawie niemożliwe.

Anthony Jay "Machiavelli i zarządzanie"