BPM - ABC

Najpierw należy przeanalizować możliwości poprawy procesóww danej organizacji, aby określić, czy BPM będzie usprawnieniem, czy tylko zwiększy zamieszanie i zwielokrotni problemy już występujące.

Najpierw należy przeanalizować możliwości poprawy procesóww danej organizacji, aby określić, czy BPM będzie usprawnieniem, czy tylko zwiększy zamieszanie i zwielokrotni problemy już występujące.

BPM, czyli zarządzanie procesami biznesowymi, to systematyczna metoda usprawniania procesów biznesowych w firmie. Aplikacja BPM może na przykład monitorować system przyjmowania towarów pod kątem brakujących przedmiotów lub pomagać użytkownikowi w zidentyfikowaniu przyczyny niezrealizowania złożonego zamówienia. Jest to pierwsza technologia wspierająca ciągłą współpracę IT z użytkownikami biznesowymi w celu tworzenia aplikacji skutecznie integrujących ludzi, procesy i dane w przedsiębiorstwie.

Zobacz również:

BPM daje organizacji możliwość definiowania, wykonywania, zarządzania i usprawniania procesów, które:

  • wymagają udziału człowieka, np. składanie zamówień;
  • współpracują z wieloma aplikacjami;
  • opisywane są dynamicznie tworzonymi regułami i podlegają zmianom wprowadzanym w czasie rzeczywistym, nie stanowiąc tylko prostych, statycznych przepływów (rozwiązywanie zadań wielokrotnego wyboru, o wielu możliwościach rozwiązań).

Ważnymi składnikami BPM są moduł modelowania procesów (graficznego odwzorowania procesu, które staje się częścią aplikacji BPM i określa przebieg procesu w czasie używania tej aplikacji) oraz technologie łączące możliwości Internetu i funkcje systemów, obejmujące wyświetlanie i pobieranie danych przez przeglądarkę internetową. Komponenty te pozwalają na zorganizowanie potrzebnych zasobów ludzkich i dotychczas użytkowanych w przedsiębiorstwie aplikacji w ramach nowego, usprawnionego procesu. Kolejny ważny element BPM, określany mianem monitorowania działalności biznesowej (Business Activity Monitoring), pozwala na kontrolę sposobu działania (i osiąganej efektywności) procesów biznesowych.

Optymalizacja procesów, które obejmują ludzi i dynamiczne zmiany działalności, zawsze stanowi duże wyzwanie. Jednym z problemów do pokonania w tej kwestii jest brak widoku całości procesów i podziału odpowiedzialności za procesy łączące różne działy organizacyjne lub jednostki biznesowe. W dodatku działalność firmy często zmienia się szybciej, niż IT jest w stanie aktualizować aplikacje wykorzystywane w tej działalności, co automatycznie przekłada się na ograniczenie innowacji, rozwoju, wydajności itd. Dziś jednak wszechobecność przeglądarek oraz pojawienie się prostszych w użyciu technologii umożliwiających współpracę aplikacji, takich jak SOAP/XML, umożliwiły IT wprowadzenie rozwiązań wspierających procesy biznesowe, które obejmują funkcjonalne, techniczne i organizacyjne działy firmy.

Jak to wygląda w praktyce?

Przyjmijmy, że duża firma zajmująca się sprzedażą kupuje aplikację dla działu HR, aby lepiej wykorzystywać jego możliwości. Dział HR, znajdujący się w siedzibie głównej firmy, dostaje nowy program i prawdopodobnie usprawnia swoje procesy, wykorzystując funkcje programu. Ale codzienne zatrudnianie i zwalnianie osób, zmiana ich wynagrodzenia - to dzieje się w sklepach, nie w siedzibie. Kierownicy sklepów nie używają aplikacji bezpośrednio: wysyłają odpowiednie dane do siedziby, by dopiero tam zostały wprowadzone do systemu. Dzięki wykorzystaniu Internetu i zintegrowaniu istniejących technologii system BPM dostarcza kierownikom sklepu precyzyjnie skonstruowany proces i interfejs użytkownika, pozwalające na wykonanie każdej potrzebnej czynności dotyczącej zasobów ludzkich, wymusza stosowanie reguł biznesowych niezbędnych w HR, jak również przesyła dane wykonywanych działań do aplikacji w dziale HR i do innych powiązanych aplikacji.

Kolejny przykład: konsultant telefonicznego centrum sprzedaży, który wykorzystuje internetową aplikację do wprowadzenia zwrotów dwóch osobno zakupionych artykułów, o różnych formach płatności, odległych od siebie w czasie o kilka tygodni (identyfikowanych według podobnych kryteriów w firmowej polityce wymiany). W takiej sytuacji aplikacja BPM przepuszcza te produkty przez kolejne etapy procesu wymiany. Wbudowane w systemie reguły pozwalają konsultantowi na samodzielne przeprowadzenie tej czynności, bez potrzeby zatwierdzania jej przez kierownika (chyba że program będzie tego wymagał).

Aby zakończyć czynność, aplikacja BPM musi połączyć się z dotychczas używanymi w firmie pionowo zorientowanymi aplikacjami, które posiadają niezbędne informacje - np. dane o klientach, zapasach i dostawach. Dla konsultanta jednak cały proces przedstawia się jako nieprzerwany ciąg szybko wykonywanych zadań. Nie musi on sam wyszukiwać tych wszystkich informacji. Używana przez niego aplikacja jest oparta na platformie BPM, która zapewnia narzędzia dla:

  • analityków biznesowych, umożliwiające modelowanie (i zmiany) procesów zwrotu produktów oraz definiowanie reguł biznesowych opisujących sposób funkcjonowania tych procesów;
  • IT, pozwalające zintegrować dotychczas używane systemy;
  • łączonych zespołów, pozwalające na tworzenie aplikacji dla użytkowników końcowych, które wymuszają wykorzystywanie procesów i stosowanie reguł;
  • kierownictwa, umożliwiające kontrolę wydajności procesów (np. czas obsługi niestandardowych zwrotów klienta), a nawet korektę parametrów procesów w czasie rzeczywistym (m.in. zwiększenie progu kwotowego w czasie największej aktywności, którego przekroczenie wymaga przeglądu i autoryzacji zwrotu przez kierownictwo).

Najlepsze platformy BPM umożliwiają wszystkim użytkownikom wspólną pracę na tym samym współdzielonym modelu, więc zmiany procesów są wdrażane do produkcji bardzo szybko. Platformy te nazywane są BPMS (BPM Suites) i obejmują zintegrowane modelowanie procesów, monitorowanie działalności w czasie rzeczywistym, internetowe aplikacje i moduły raportowania - komponenty, które razem umożliwiają kompleksowe usprawnianie procesów.