Dopasowanie strategiczne IT

Obecnie w większości przedsiębiorstw planowanie IT nie jest powiązane z wymaganiami wynikającymi ze strategii całego przedsiębiorstwa, lecz jest podporządkowane taktycznym potrzebom poszczególnych jednostek biznesowych. Finansowanie projektów IT uzyskuje jednostka, która ma większą siłę "polityczną". W efekcie naczelne kierownictwo nie widzi powiązania wydatków na technologię informacyjną z realizacją celów strategicznych całego przedsiębiorstwa. Również zwrot z inwestycji jest niezadowalający.

Aby to zmienić, menedżerowie muszą strategicznie planować popyt i podaż usług IT. Przetłumaczenie strategii przedsiębiorstwa na stwierdzenia, które IT zrozumie (tzw. intencje strategiczne), pozwoli z jednej strony opisać zapotrzebowanie na usługi IT generowane przez cele strategiczne firmy (tzw. wymagania strategiczne IT), a z drugiej strony - opisać przyszłą podaż usług IT (za pomocą strategicznej agendy IT). W efekcie menedżerowie biznesowi i IT będą mogli osiągnąć konsensus w kwestii kierunku rozwoju przedsiębiorstwa oraz tego, jak IT może ten rozwój wspomagać. Wzrośnie również efektywność inwestycji.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Strategiczne dopasowanie IT jest raczej podróżą niż miejscem przeznaczenia. Jest procesem, który nigdy się nie kończy. Polega na poruszaniu się w dobrym kierunku i lepszym dopasowaniu niż konkurenci. Dopasowanie strategiczne IT oznacza zarówno dopasowanie strategii, jak i operacji IT do strategii przedsiębiorstwa.

Konieczność dopasowania strategicznego technologii informacyjnych rodzi zatem dla menedżerów wiele zadań, do których należą:

• dopasowanie strategii IT do strategii przedsiębiorstwa i odpowiedniej jej dystrybucji (kaskadowanie);

• zapewnienie, że IT dostarcza zakładane efekty (dostawy na czas i w budżecie, z odpowiednią funkcjonalnością i zakładanymi korzyściami) poprzez jasno określone oczekiwania i miary;

• bilansowanie inwestycji pomiędzy systemy, które wspomagają przedsiębiorstwo w jego obecnej postaci, oraz te, które przekształcają firmę lub tworzą infrastrukturę, która umożliwia wzrost i konkurowanie w nowych obszarach;

• skupienie się na jak najefektywniejszym wykorzystaniu zasobów.

Optymalne wykorzystywanie i alokowanie zasobów IT

Kluczem do wysokiej efektowności IT są optymalne inwestycje oraz optymalne wykorzystanie i alokowanie posiadanych zasobów IT w procesie świadczenia usług dla biznesu. Zarówno nowe inwestycje, jak i wydatki na bieżącą działalność IT muszą być dopasowane do potrzeb wynikających ze strategii przedsiębiorstwa. Wyższy priorytet (i większe zasoby) powinny uzyskiwać inicjatywy o większej wartości dla biznesu. O ile w praktyce przedsiębiorstwa badają jeszcze efektywność nowych inwestycji w IT, o tyle już bardzo rzadko podejmują wysiłki związane z optymalizacją wydatków przeznaczanych na bieżącą działalność IT. Jest to kolosalny błąd, bo jak wskazują badania Gartnera (rysunek 4), wydatki na utrzymanie i rozwój obecnego portfolio IT pochłaniają aż 85% środków przeznaczanych na IT.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest jeszcze mniejsze zrozumienie przez menedżerów operacyjnej działalności działu IT i w związku z tym niemożność odpowiedniego zarządzania tym obszarem. Rozwiązanie tego problemu może stanowić zaimplementowanie w przedsiębiorstwie ITIL-u - zestawu powiązanych ze sobą najlepszych praktyk, których celem jest obniżenie kosztów IT, przy jednoczesnym podnoszeniu jakości usług świadczonych biznesowi. Jest to światowy standard opracowany przez ekspertów, konsultantów i praktyków, skoncentrowany na dostarczaniu usług IT, a nie na technologii. Stanowi wspólny słownik pojęć i platformę komunikacyjną zarówno wewnątrz IT, jak i na linii IT - biznes. ITIL mówi, co należy robić, ale nie mówi, jak to należy robić, dlatego też powstają modele oparte na ITIL, lecz zawierające szczegółowe rozwiązania i rozszerzenia. Należą do nich m.in.: Microsoft Operations Framework (MOF), IT Service Management Reference Model (ITSM), Implementation of Process-oriented Working Model (IPW) oraz ISM (Integrated Service Management). Dzięki wdrożeniu ITIL firma zyskuje wiele korzyści, do których należą:

• redukcja kosztów (działalność operacyjna IT zaczyna być zarządzana na zasadach biznesowych);

• sprawniejsza komunikacja (IT i biznes potrafią się porozumieć);

• lepsze relacje z klientem (IT skupia uwagę na korzyściach biznesu);

• zarządzanie jakością (zakłada ciągłe doskonalenie IT).

Skuteczność ITIL potwierdzają badania Gartnera. W wyniku przejścia od niewykorzystywania ITIL do pełnego wykorzystania przedsiębiorstwa mogą zredukować całkowity koszty utrzymania IT nawet o 48%. Procter & Gamble zaś sam twierdzi, że dzięki adaptacji ITIL oszczędza rocznie 125 mln USD, 10% rocznego budżetu IT³.

Pomiar efektywności IT

Pomiar efektywności IT polega na śledzeniu realizacji projektów oraz monitorowaniu procesu świadczenia usług IT. Dzięki takiemu pomiarowi firma zyskuje wiele korzyści, należą do nich: lepsze usługi, bardziej efektywna alokacja zasobów, wyższa wydajność systemów, większa produktywność pracowników, a także promowanie kultury organizacji nastawionej na osiąganie lepszych rezultatów.

Miary efektywności IT można podzielić na obiektywne i subiektywne. Obiektywne miary efektywności są łatwe do zmierzenia. Można ich używać do porównań między przedsiębiorstwami. Należą do nich przykładowo: udział wydatków na IT w przychodach, udział wydatków na działalność operacyjną IT w całości wydatków na IT, wysokość wydatków na IT w przeliczeniu na pracownika, liczba komputerów przypadająca na pracownika, średni czas oczekiwania na połączenie z help deskiem, liczba aplikacji starszych niż 3 lata, udział kosztów utrzymania oprogramowania w całości wydatków na IT etc.

Dużo istotniejsze są jednak miary subiektywne. Odzwierciedlają one oczekiwania wszystkich interesariuszy. Są trudne do pomiaru i nie nadają się do porównań między przedsiębiorstwami. Umożliwiają pomiar potrzeb biznesowych, tj. funkcjonalność, jakość, efektywność kosztową etc. Przykładami takich miar są m.in.: odpowiedniość, dostępność, niezawodność, bezpieczeństwo, funkcjonalność, poziom jakości, dopasowanie do potrzeb biznesowych.

Skończył się czas uzyskiwania łatwej przewagi konkurencyjnej w oparciu o IT. Technologie informacyjne muszą być zarządzane tak jak każdy inny zasób, ze swoją wartością, która jest mierzona stopniem, w jakim IT przyczynia się do poprawy wyników przedsiębiorstwa. Musi nastąpić przejście od pomiaru wyników IT na podstawie generowanych kosztów i statystyk dotyczących niezawodności do pomiaru strategicznego dopasowania do strategii przedsiębiorstwa. Planowanie biznesowe i IT powinno zostać zintegrowane. Wszystkie wydatki na IT (bieżąca działalność i nowe projekty) muszą być dopasowane do strategii przedsiębiorstwa. Inwestycje w IT powinny być priorytetowane, biorąc pod uwagę ich wpływ na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Wydajność IT (od strony biznesowej i technologicznej) musi być na bieżąco śledzona. Wówczas wartość tworzona przez IT w największym stopniu przekładać się będzie na wzrost wartości całego przedsiębiorstwa.

Autor jest wykładowcą i doradcą przedsiębiorstw w zakresie rozwiązań IT Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie.

¹ Kaplan R., Norton D.: "Strategy Maps. Converting intangible assets into tangible outcome", Harvard Business School Press, Boston 2004.

² Kaplan R., Norton D.: "Strategy Maps. Converting intangible assets into tangible outcomes", Harvard Business School Press, Boston 2004.

³ ITIL Survive.