Stan IT w przedsiębiorstwach

Wydatki przedsiębiorstw na technologie informacyjne są wysokie. Wynoszą od 2 do 15% przychodów oraz do 50% wszystkich wydatków inwestycyjnych. Jednak nie przynoszą oczekiwanych efektów. Wiele badań potwierdza, że większość projektów IT jest nieudanych.

Badanie Standish Group "The Chaos Report" stwierdza, że 53% projektów IT przekroczyło termin i budżet, a 31% zostało anulowanych. Średnio projekty przekraczały założony czas o 222%. Tylko 16% przedsięwzięć zostało zakończonych na czas i w zakładanym budżecie (w dużych przedsiębiorstwach było to tylko 9%). Dodatkowo z powyższych 16% projektów tylko 42% dostarczyło zakładane korzyści. W związku z tym niecałe 7% projektów IT zakończyło się pełnym sukcesem! Podobne wyniki podaje KPMG. Z badań tej firmy doradczej wynika, że 87% badanych projektów IT przekroczyło budżet o 50%, 45% przedsięwzięć nie dostarczyło zakładanych korzyści, a 90% projektów przekroczyło zakładany czas.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest niezadowalający poziom zarządzania IT w przedsiębiorstwach. Charakteryzuje się on tym, że:

• brak jest wspólnego języka między menedżerami biznesowymi i IT;

• planowanie biznesowe i IT są od siebie oderwane;

• planowanie IT często skupia się na technologii, zamiast na bezpośrednim wspieraniu realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa;

• dział IT nie jest zarządzany w taki sposób, by realizować wymagania biznesu;

• koszty IT często pozostają bez należytej kontroli i są zbyt wysokie, co owocuje niskim zwrotem z inwestycji w IT.

Przedsiębiorstwa powinny dążyć do integracji procesów planowania biznesowego i IT. Wówczas innowacje będą mogły stanowić podstawę budowy nowych strategii oraz będą źródłem wspomagania realizacji obecnej strategii przedsiębiorstwa. Inwestycje w IT muszą być priorytetowane, biorąc pod uwagę ich wpływ na realizację strategii. Wszystkie wydatki na IT powinny być dopasowane do strategii przedsiębiorstwa. Wydajność (od strony biznesowej i technologicznej) musi być na bieżąco śledzona. Cały czas powinny być podejmowane próby zwiększenia przełożenia IT na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Ważne jest również, aby wszystkie ww. działania przeprowadzali wspólnie menedżerowie biznesowi i IT. W efekcie koszty IT będą niższe i pod kontrolą. Przedsiębiorstwo uzyska wyższy zwrot z inwestycji w technologie informacyjne.

Zarządzanie IT ukierunkowane na wzrost wartości przedsiębiorstwa

Zarządzanie technologiami informacyjnymi ukierunkowane na wzrost wartości przedsiębiorstwa polega na inwestowaniu w takie obszary/projekty IT, które wspierają realizację strategii i wynikającą ze strategii działalność operacyjną przedsiębiorstwa, a także na ograniczaniu zasobów kierowanych na inne inicjatywy i działania IT.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Celem, który chcemy osiągnąć, jest większy wpływ technologii informacyjnych na poprawę wyników przedsiębiorstwa, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów związanych z funkcjonowaniem IT. Cel ten można określić jako "obszar poprawy IT" (rysunek 1).

Większy wpływ IT na poprawę wyników przedsiębiorstwa uzyskuje się dzięki nowym inwestycjom, które wspierają realizację obecnej strategii bądź stwarzają nowe możliwości dla rozwoju, wpływając na zmianę strategii. Niższe koszty funkcjonowania IT są pochodną redukcji kosztów operacyjnej działalności IT. Oszczędności uzyskuje się dzięki zaprzestaniu utrzymywania infrastruktury i aplikacji, które nie przekładają się na realizację strategii przedsiębiorstwa, bądź też zaprzestanie finansowania toczących się projektów, które również nie są zbieżne z obecnymi celami przedsiębiorstwa.

W wielu przedsiębiorstwach obserwowane są jednak mniej optymalne scenariusze zarządzania IT (rysunek 2):

Najczęściej przedsiębiorstwa wydają na IT coraz więcej pieniędzy, ale w zamian nie uzyskują większego wsparcia dla realizacji strategii. Dział IT argumentuje, że w związku z rozwojem przedsiębiorstwa potrzebuje coraz więcej środków na utrzymanie obecnej infrastruktury i aplikacji IT. Rzadko kiedy jednak przeprowadza się analizę, czy na pewno wszystkie wydatki są uzasadnione, a przecież przedsiębiorstwo się zmienia i wraz z nim zmieniać się powinno również portfolio IT.

Kiedy wydatki na IT są już zbyt duże, a uzyskiwane efekty zbyt małe, firmy przeprowadzają drastycznie cięcia. Dochodzą do wniosku, że IT nie może im dostarczyć przewagi konkurencyjnej i jest jedynie kosztem działalności operacyjnej. Takie postępowanie często prowadzi do zmniejszenia wpływu IT na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Firmy tracą szansę wyprzedzenia swoich konkurentów i są skazane na imitację.

Trzeci scenariusz obserwuje się w przedsiębiorstwach, które wierzą, że IT jest w stanie zapewnić im przewagę konkurencyjną i inwestują w ten obszar coraz większe środki. Zazwyczaj przekłada się to na lepszą realizację strategii, ale często koszty takiego podejścia są zbyt duże i w efekcie mogą skonsumować część pozytywnych efektów. Przedsiębiorstwa te zakładają często, że koszty związane z funkcjonowaniem IT mogą tylko rosnąć. Tak jak w pierwszym przypadku nie analizuje się zasadności wszystkich wydatków na IT, skupiając się jedynie na badaniu efektywności nowych inwestycji.

Możliwe są jednak inne podejścia do zarządzania technologiami informacyjnymi, które mogą dostarczyć przedsiębiorstwu dużo większą wartość (rysunek 3).

Najprostszym rozwiązaniem jest obniżka obecnych kosztów IT, przy zachowaniu obecnego wsparcia dla realizacji strategii. Odbywa się dzięki eliminacji działań IT, które nie przekładają się na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Takie podejście polecane jest firmom, w których IT pełni głównie funkcję usługową i w niewielkim stopniu może przyczynić się do uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Przedsiębiorstwa mogą również utrzymać obecny poziom wydatków na IT, zyskując jednak większe przełożenie IT na realizację strategii. Taki efekt można uzyskać zarówno poprzez eliminowanie niepotrzebnych wydatków, jak i realizowanie nowych inwestycji, w większym stopniu wspierających realizację strategii przedsiębiorstwa. Czasami udaje się firmom zarówno zmniejszyć koszty IT, jak i zwiększyć przełożenie technologii informacyjnych na poprawę wyników organizacji.

W niektórych przypadkach przedsiębiorstwo może się zdecydować na większe wydatki na IT, uzyskując jednak więcej niż proporcjonalny wpływ na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Strategia ta jest polecana tym przedsiębiorstwom, dla których technologie informacyjne mają strategiczne znaczenie i pozwalają osiągnąć długotrwałą przewagę konkurencyjną.

Zarządzanie technologiami informacyjnymi jest podobne do zarządzania każdym innym obszarem biznesowym i obejmuje: dopasowanie strategiczne IT, optymalne wykorzystywanie i alokowanie zasobów IT oraz pomiar efektywności IT.