W jaki sposób mówić o sukcesie?

Chwalmy się efektem poprzez stworzenie doświadczeń. Ponieważ jest to coś, czego nie widać, możemy zrobić filmik i rozsyłać go pocztą, albo bardzo prostą wideoprezentację. Koniecznie trzeba pokazać konkretne wyniki, np. dzięki wdrożeniu rozwiązania czas oczekiwania klienta skrócił się o 20%. Mamy wtedy dowody, że projekt się udał.

W jaki sposób przekonać zarząd do realizacji projektu, który narodził się w dziale IT?

Jeśli zaczniemy rozmowę w języku naszego rozmówcy, to już mamy dobry początek. Zabraniamy sobie posługiwania się żargonem IT. Sama zmiana języka otworzy nam nowe możliwości. Na spotkanie najlepiej pójść z rysunkiem, szkicem koncepcyjnym lub z prototypem. Możemy też udramatyzować problem, jeśli przestaniemy mówić o systemach IT, a będziemy mówili o zachowaniu ludzi, o tym, jak będą korzystali z systemów, będziemy pokazywali to przez pryzmat elementów, z którymi mamy na co dzień do czynienia. Najważniejszy jest interfejs, a nie technologia.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

W IT zdarzają się sytuacje kryzysowe. Jak nie zepsuć wtedy wizerunku?

Pierwsza zasada to znaleźć winnego poza sobą i zakomunikować o tym. Wiadomo, że w sytuacji rozwiązywania problemu pierwszy moment, rzeczowa szybka rozmowa na temat problemu, są ważne. Gdy problem zostanie rozwiązany, warto zadzwonić i spytać, czy wszystko jest w porządku, okazać troskę. Pokazujemy się w roli opiekuna, a nie sługi na wezwanie.

Jak sprawdzić, czy udało się osiągnąć zamierzone cele i zbudować pozytywny wizerunek działu?

Jeżeli tworzyliśmy formalną strategię, to możemy sprawdzić KPI. Jeśli np. założyliśmy, że wejdziemy do zarządu po trzech latach, to brak awansu oznacza odpowiedź. Możemy też na początku ustalić inne cele, np. w ilu ogólnych projektach firmowych chcemy uczestniczyć albo ile mamy kontaktów z pozostałymi działami, które nie dotyczą awarii infrastruktury. Warto to wszystko mierzyć.

Jak dbać o wizerunek na co dzień? Czy możemy narzucić sobie jakieś zasady, które nie będą wymagały dodatkowych godzin pracy?

Istotne są dowody na skuteczność sekcji IT - np. udało nam się przyspieszyć działanie jakiegoś procesu. Wiadomo, że użytkownicy już następnego dnia nie będą pamiętali, że wcześniej to działało wolniej. Należy pokazać wykres: wczoraj czekałeś na to 15 minut, dzisiaj tylko 5, a w przyszłości jeszcze skrócimy czas - wtedy zarząd będzie miał jasną informację.

Inny przykład: niezawodność jest jedną z cech, których oczekuje się od IT. Wszystkie kontakty w firmie z działem IT powinny to udowadniać, choćby przez to, że zawsze można się do nas dodzwonić, wiadomo, kto się zajmuje konkretnymi sprawami. Ważne, aby ludzie z innych działów nas lubili, a wtedy możemy zacząć myśleć, że nie będą kojarzyli nas tylko z odbieraniem telefonów z problemami. Nie bójmy się wyróżnić - warto stworzyć tożsamość, podkreślić indywidualny sposób zachowywania.