Wielka rzeka dokumentów

Jedynie 20 - 30% danych w firmie zapisanych jest w postaci liczb. Reszta zawarta jest w różnego typu dokumentach. Dlatego też połowa największych firm stosuje systemy workflow do obiegu dokumentów i rynek ten szybko rośnie.

Wielka rzeka dokumentów

Z danych Aberdeen Group wynika, że prawie połowa z 10 tys. największych światowych korporacji stosuje rozwiązania BPM. 20% ankietowanych firm korzysta z systemu workflow dostarczonego z systemem ERP, a 30% stosuje system workflow niezależnie od rozwiązania ERP. Narzędziami tego typu nie posługuje się mniej więcej połowa firm

Nic więc dziwnego, że rynek archiwizacji i przepływu dokumentów rozwija się szybko. Według niektórych szacunków światowy rynek oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, workflow i wzrasta rocznie o 20%. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest fakt, że każdy dokument papierowy jest kopiowany średnio 10 - 15 razy, co angażuje aż 60% czasu pracy administracji w organizacji.

Systemy do zarządzania i archiwizacji (Document Management System) najczęściej stanowią integralną część oprogramowania BPM (Business Process Management). Rozwiązania wbudowane w systemy BPM mają o wiele większe możliwości niż zwykły obieg dokumentów. Automatyzują prace i przyporządkowują dokumenty procesom biznesowym. U podstaw powstania tych systemów legła właśnie praca z dokumentem, dlatego że BPM wywodzą się bezpośrednio z systemów DMS. Rozwiązania do przepływu dokumentów są podstawowym narzędziem do osiągania oszczędności w zarządzaniu procesami. Organizacje korzystające z takiego systemu notują znaczny spadek kosztów operacyjnych związanych ze skróceniem czasu wykonywania zadań, wyszukiwaniem dokumentów, efektywniejszą ich dystrybucją i weryfikacją oraz wyeliminowaniem czynności rutynowych i dublowanych. Istnieją jednak sytuacje, w których wdrożenia BPM i DMS są rozłączne. W dojrzałych organizacjach, w których świadomość odpowiedzialności za posiadane dokumenty jest na wyższym niż standardowy poziomie, implementacja BPM kończy się wraz z wdrożeniem systemu do zarządzania i archiwizacji dokumentów. W efekcie, w zależności od potrzeb organizacji, można w pierwszej kolejności zastosować system DMS.


TOP 200
Na ten temat
Magazyny CXO
Partnerzy Klubu CIO
O Klubie

Klub CIO to niezależna organizacja, która istnieje od 2003 roku. Powstał z inicjatywy International Data Group Poland S.A., amerykańskiego wydawnictwa, które prowadzi Kluby CIO w wielu różnych krajach.

Stworzony dla dyrektorów IT Klub CIO, to przede wszystkim dwie wartości najczęściej podkreślane przez samych członków Klubu. Po pierwsze - poszerzanie zakresu swojej wiedzy oraz - po drugie - możliwość spotkania się w swobodnej atmosferze, w gronie znakomitych menedżerów i porozmawianie o tym, co ważne dla każdego CIO.

Jak działa Klub CIO?
  • regularne spotkania w gronie kilkudziesięciu CxO (w większości CIO)
  • 2,5 godziny programu merytorycznego plus 1-2 godziny networkingu
  • spotkania w Warszawie i innch miastach (Gdańsk, Wrocław, i in.)
  • komunikacja w ramach grupy Klub CIO na LinkedIn
  • serwis cxo.pl – służy wymianie wiedzy, doświadczeń, przedstawia historie i dokonania członków Klubu CIO
  • udział w badaniach i dostęp do ich wyników – unikalne źródło wiedzy o opiniach i doświadczeniach innych CIO
Warto brać udział w Klubie CIO, aby
  • rozwijać wiedzę o dobrych praktykach zarządzania IT
  • wymieniać doświadczenia z najlepszymi CIO
  • zyskać uznanie na forum firmy i w społeczności IT
  • poprawiać własną skuteczność w realizacja celów IT i firmy
  • budować lepsze zrozumienie roli i zadań nowoczesnego CIO
  • uzyskać realny wpływ na strategię firmy