I DMS, i BPM

Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu faktur, chociaż wymaga na początku sporo wysiłku - związanego ze zdefiniowaniem procesów biznesowych czy przeszkoleniem pracowników - w dłuższej perspektywie czasu jest niezwykle korzystne dla firmy. Poprawia relację z dostawcami (brak zaginionych czy przeterminowanych faktur), skraca czas obsługi faktury, poprawia bezpieczeństwo danych (wyeliminowane zostaje zjawisko zaginięcia faktury, nie ma też możliwości skopiowania dokumentu w sposób niezauważony przez system). Według badań rynkowych 92% firm po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów deklaruje, że odczuwa znaczny wzrost efektywności działań. Czas obiegu dokumentów zostaje skrócony o około 50% pomimo wzrostu ich liczby. W jaki sposób system ułatwia życie firmy, widać chociażby na przykładzie wdrożenia wykonanego w 2008 r. przez ArchiDoc. Firma wdrożyła system BPM w jednym z polskich towarzystw ubezpieczeniowych. Rozwiązanie umożliwia przyśpieszenie procesu weryfikacji i księgowania płatności przez ubezpieczyciela. ArchiDoc odpowiada za ujednolicenie dowodów wpłat klientów za ubezpieczenie przychodzących z różnych banków, dzięki czemu możliwe jest szybkie i sprawne zarządzanie dokumentami. Ponadto system automatycznie selekcjonuje i przekierowuje informacje o płatnościach do odpowiednich jednostek. Kolejnym etapem procesu jest weryfikacja i wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego. Nowy system umożliwia kontrolę przepływu poszczególnych dokumentów obsługiwanych przez pracowników firmy oraz automatycznie przygotowuje raporty pozwalające na ocenę efektywności pracy konsultantów. Dzięki szybszemu księgowaniu składek czas uruchamiania polis jest znacznie krótszy. Jednak jeśli organizacja nie dokona najpierw uporządkowania procesów, to korzyści z wdrożenia systemu BPM będą niezauważalne. Źle wykonane wdrożenie systemu, który miał usprawnić ten obieg dokumentów, czyli po prostu wdrożenie systemu zaprojektowanego na podstawie błędnych analiz, skutkuje powstaniem drugiego obiegu dokumentów, co jest określane jako syndrom Excela. Realizowanie zadań poza systemem do nich przeznaczonym powoduje utrudnioną kontrolę i zwiększa prawdopodobieństwo błędów. Taka sytuacja wynika najczęściej z braku wdrożenia narzędzi do analizy procesów biznesowych w firmie. Innym przypadkiem, w którym firma trwa w niedopasowanym do jej potrzeb systemie, jest brak mierników procesu. Gdy nie ma pomiaru efektywności procesów, zmiany nie dają się ocenić, nie można ani oszacować ich wpływu na biznes, ani przeprowadzić optymalizacji.

Zobacz również:

• 8 błędów strategii danych, których należy unikać
• 9 cech wielkich liderów IT