Wiedza na ciepło

Kto pyta, nie błądzi

Zainicjowany przez Departament Personalny projekt budowy kultury organizacyjnej opartej na dzieleniu się wiedzą jest projektem o długim horyzoncie czasowym i dużej złożoności podejmowanych działań. Aby uzyskać konkretne efekty możliwie szybko, Departament IT i Administracji wziął na siebie odpowiedzialność za przygotowanie wymagań dla potencjalnych rozwiązań umożliwiających i ułatwiających wyszukiwanie informacji w organizacji. Utworzenie listy wymagań poprzedziła ankieta, w której 50 osób odpowiedziało na pytania dotyczące ich pracy, w szczególności wyszukiwania informacji, faktycznej dostępności potrzebnej im informacji, wpływu tej dostępności na ich codzienną pracę, a także ich oczekiwań co do potencjalnych zmian w tej dziedzinie.

Ankiety okazały się dobrym rozwiązaniem. Z badania wynikało, że dostępność informacji jest znacznie słabsza, niż oczekiwaliby tego pracownicy, i że poszukiwanie właściwej informacji zajmuje im zwykle 5–10 minut – za każdym razem, gdy zachodzi taka potrzeba. Dla większości potrzeba pojawiała się codziennie, zaś dla mniejszej części wielokrotnie w ciągu dnia. Zapytani o konsekwencje stanu bieżącego wskazali, że słaba dostępność informacji prowadzi do duplikacji pracy, strat czasu pracy, zaś brak jawnie opisanych kompetencji ludzi utrudnia wyszukiwanie osób mających odpowiednią wiedzę lub mogących wskazać, u kogo należy jej szukać.

Zobacz również:

  • 9 cech wielkich liderów IT
  • GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach

„Większość pytań sformułowaliśmy tak, by odpowiedzi jednoznacznie wskazywały preferencje. Przykładowo, dając pracownikom wybór między udoskonaleniem istniejących mechanizmów wyszukiwania informacji w poszczególnych aplikacjach lub jednolitym dla wszystkich aplikacji mechanizmem wyszukiwania, dowiedzieliśmy się, że jednolity mechanizm wybiera znakomita większość osób. W efekcie mieliśmy znacznie jaśniejszy obraz sytuacji faktycznej i pewność, co należało zrobić dalej” – mówi Dariusz Gawryś.

Wyniki ankiet posłużyły PGNiG Termika SA do sformułowania ogólnego zakresu potencjalnego do projektu informatycznego. Na tej podstawie firma rozpoczęła poszukiwanie partnera do jego realizacji. Wśród indagowanych podmiotów znalazła się firma Findwise sp. z o.o., warszawski oddział szwedzkiej firmy specjalizującej się w rozwiązaniach do wyszukiwania i indeksowania informacji.

„Okazało się, że znaleźliśmy firmę, która nie próbowała sprzedać nam konkretnego produktu, lecz merytorycznie rozmawiała z nami o celach projektu i proponowała zdroworozsądkowe rozwiązania kolejnych rysujących się problemów. Co więcej, mogliśmy wybrać, jaka technologia będzie wykorzystana, ponieważ Findwise jest partnerem wszystkich ważniejszych dostawców technologii indeksowania i zarządzania informacją. Findwise okazała się także cennym partnerem w dziedzinie strategii wdrożenia” – wspomina Dariusz Gawryś.

Automatyczne współdzielenie

Jednym z największych wyzwań, którym firma będzie musiała stawić czoła, będzie skłonienie pracowników do zmiany przyzwyczajeń i zapisywanie dokumentów nie lokalnie, lecz na dyskach sieciowych. Za radą Findwise, Departament IT i Administracji nie zamierza wprowadzić kroków formalnych. Zamiast tego, zgodnie z duchem przyjętej polityki zarządzania informacją, będzie prosił pracowników o podzielenie dokumentów na trzy grupy: publiczne, ważne z punktu widzenia jednostki, w której pracują, oraz osobiste. Równolegle rozpoczęły się prace nad warstwą serwerową.

„Zamierzamy wdrożyć chmurę prywatną opartą na technologii Microsoft. Dokumenty będą automatycznie zapisywane lokalnie i w chmurze, a system będzie te dokumenty indeksował i udostępniał w wynikach wyszukiwania dla innych pracowników. W ten sposób rozbroimy największą minę całego przedsięwzięcia, a jednocześnie całkowicie zautomatyzujemy sam proces współdzielenia” – opowiada Dariusz Gawryś.

Dokumenty zaindeksowane na serwerach w chmurze będą poddane przetwarzaniu z wykorzystaniem bibliotek analizy semantycznej autorstwa Findwise. „Podczas pilotażu stwierdziliśmy, że analiza semantyczna pozwoliła w sposób automatyczny poklasyfikować dokumenty wg wielu kryteriów jednocześnie. Dokumenty zostały przy tym poklasyfikowane nie tylko na podstawie metadanych plików, lecz także ich zawartości: rodzaju dokumentów, jednostek organizacyjnych, których dotyczyły, klasy ważności, statusu aktualności, zawartości, przeznaczenia i innych” – wyjaśnia Andrzej Miciałkiewicz, konsultant w Findwise sp. z o.o.

Po wdrożeniu rozwiązania w całej firmie wpisanie słowa kluczowego w wyszukiwarce portalu SharePoint przez pracownika spowoduje pojawienie się strony z listą wyników oraz opcjami zmiany lub zawężenia kryteriów wyszukiwania. Proces poszukiwania będzie zatem zredukowany z 5–10 minut do kilku sekund. Według wyliczeń PGNiG Termika SA skrócenie czasu wyszukiwania informacji, przy założeniu, że pracownik biura poszukuje informacji raz dziennie, spowoduje w skali firmy oszczędności roczne rzędu 600 tys. zł.

Kalkulacja nie uwzględnia korzyści pośrednich w postaci wzrostu produktywności pracowników, eliminacji dublowania wysiłków, szybszego i rzetelniejszego wyciągania wniosków, redukcji decyzji podejmowanych w warunkach niedostatecznej informacji itp. Nie uwzględnia także faktu, że wielu pracowników, jak zostało to wskazane w ankietach, poszukuje informacji częściej niż raz dziennie.

To dopiero początek

Program zarządzania wiedzą w PGNiG SA rozpoczął się na początku 2013 r.

Działania podjęte dotychczas przez PGNiG Termika SA to spore osiągnięcie nie tylko Departamentu IT i Administracji i Departamentu Personalnego, ale całej firmy. Całościowa koncepcja polityki to duża sprawa, ale co najmniej tak samo ważna była dobrze przemyślana strategia przygotowania wdrożenia, zasadzająca się na skutecznym zaangażowaniu kierownictwa firmy, menedżerów średniego szczebla i szeregowych pracowników. Na uznanie zasługuje także pragmatyczne podejście do pokonania zidentyfikowanej bariery dla projektu – w postaci przyzwyczajenia pracowników do zapisywania dokumentów na dyskach lokalnych. Najważniejsze jest jednak to, że już na etapie pilotażu organizacja mogła przekonać się, że program daje każdemu pracownikowi konkretne efekty. To, co jasne, przysparza mu sojuszników, dlatego równolegle trwają prace nad kolejnymi etapami.

„Obecnie konsultowane są założenia do systemu zarządzania informacją o kompetencjach pracowniczych. Budujemy także narzędzia do zarządzania dziedzinowymi bazami wiedzy, które zostaną zasilone informacjami pozyskanymi od naszych doświadczonych ekspertów. Już teraz testowane są portale wewnętrzne departamentów oraz katalogi publiczne poszczególnych pracowników. W planach jest budowa centralnego repozytorium dokumentacji technicznej, a także zewnętrznych źródeł informacji” – opowiada Dariusz Gawryś.


TOP 200