Wiedza dostępna i pożądana

Wspólnoty praktyków

"Ludzie od zawsze tworzyli wspólnoty. W dzisiejszych czasach poszukuje się humanistycznych aspektów pracy, a w zarządzaniu następuje powrót do korzeni systemów społecznych" - uważa Elżbieta Staniszewska. Jednym z przejawów tego zjawiska jest rosnące znaczenie nieformalnych struktur w organizacjach, które są finansowane z budżetu przedsiębiorstwa, nadzorowane przez osoby wyznaczone na stanowiska koordynatorów takich wspólnot. Nieformalne struktury otrzymują także prawo głosu w ważnych decyzjach, dotyczących funkcjonowania organizacji.

Społeczności praktyków funkcjonują w takich przedsiębiorstwach, jak Xerox (wspólnota Eureka dla techników/serwisanci), DaimlerChrysler (wspólnoty tech clubs), Ford (zespoły upowszechniania najlepszych praktyk), Bank Światowy (zajmuje się walką z ubóstwem). Wspólnoty praktyków spajają tkankę społeczną organizacji, która jest osłabiona rozproszeniem geograficznym poszczególnych komórek organizacyjnych.

Wiedza dostępna i pożądana

Tabela 2. Komunikacja i transfer wiedzy w GSK Poznań

Taką rolę odgrywają również w GlaxoSmithKline, gdzie wspólnotę definiuje się jako platformę, dzięki której mogą współpracować i dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem pracownicy rozproszeni geograficznie, z różnymi pomysłami i odmiennym bagażem doświadczeń, a mający wspólne cele i zainteresowania.

"Wierzymy, że rozwój wspólnot praktyków pochodzących z lokalnych zakładów, dzielących się swoim doświadczeniem i wiedzą, pomoże nam w szybszym przekształceniu ich w globalny system dobrych praktyk i procesów" - mówi Elżbieta Staniszewska. Do głównych funkcji wspólnot praktyków w GSK zalicza się: wzajemną pomoc, zbieranie i upowszechnianie najlepszych praktyk, organizowanie, zarządzanie i kultywowanie wspólnej bazy wiedzy, innowacje.

Wyznaczono pięć obszarów powstawania wspólnot. Każdy z nich opisano za pomocą stopnia formalizacji. Są więc wspólnoty mniej sformalizowane (np. interesujące się kanbanem) i bardziej sformalizowane (np. Aerosol, MDPI) (rys. 1). Miejscem, gdzie wspólnoty mogą zaistnieć wirtualnie, są dwa systemy informatyczne: Livelink i People Connect.

Systemy Livelink i People Connect

Wiedza dostępna i pożądana

Rys. 1. Role wspólnot praktyków w GSK

"System Livelink jest stosowany do profesjonalnego szukania, gromadzenia, przetwarzania i dystrybucji informacji w ramach wspólnot i zespołów projektowych, zapisanej w formie elektronicznej" - mówi Elżbieta Staniszewska. Właściwy dokument można odszukać za pomocą wyszukiwarki.

Z kolei system People Connect pozwala na odnalezienie posiadacza wiedzy i jest obecnie w ostatniej fazie testowania. Uzyskał on entuzjastyczne od pracowników testujących system: "Naprawdę pomaga w sytuacjach, gdy myślę, że jestem sam ze swoim problemem"; "... People Connect zaoszczędził mi 4 noce pracy". Użytkownik może rozpocząć poszukiwania właściwej osoby wg klucza następujących kryteriów: nazwisko, temat, lokalizacja, język komunikacji.

Wiedza dostępna i pożądana

Tabela 3. Pozyskiwanie wiedzy z otoczenia w GSK Poznań

Następnie system pokazuje listę osób spełniających podane kryteria. People Connect - oprócz poszukiwania osoby, która zna odpowiedź - umożliwia także poszukiwanie samej odpowiedzi. Wówczas spośród zadawanych pytań i odpowiedzi system wyszukuje i przedstawia własne propozycje. Jeżeli wśród propozycji nie pojawi się odpowiedź, można zadać pytanie ekspertowi. W tym przypadku system przedstawi listę ekspertów, którzy będą w stanie odpowiedzieć na pytanie. People Connect jest więc inteligentną bazą danych, łączącą posiadaczy wiedzy. Wiedza typu know-who zgromadzona w systemie pozwala na uzyskanie dostępu do wiedzy know-why, know-what i know-how.

Portal myGSK

Wiosną 2002 r. zainicjowano funkcjonowanie nowego portalu myGSK przeznaczonego dla pracowników. Jego podstawową funkcją jest zintegrowanie strategii organizacji po fuzji GlaxoWellcome oraz SmithKlineBeecham. Nowy portal zawiera wszystkie bieżące informacje

(Global News, informacje prasowe, aktualną cenę akcji, najważniejsze wydarzenia). Pozwala na personalizację i skonfigurowanie ścieżki dostępu, przynosząc informację do użytkownika zamiast zmuszać go do czasochłonnego jej poszukiwania.

W nowym portalu zamiast linków użytkownik odnajdzie fragmenty dokumentów (nazywane gadżetami). Ostatecznym celem projektu jest uczynienie z portalu jedynego, bezpiecznego, spersonalizowanego okna dostępu do sieci dla wszystkich pracowników.

Amir Fazlagić pracuje w Akademii Ekonomicznej w Poznaniu.