Dobrze spisana umowa najmu gwarantuje najemcy, że wynajmie powierzchnię dokładnie taką, jaką chciał, za kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć, i na warunkach, jakie uzgadniał z deweloperem ustnie.

Bardzo duża podaż powierzchni biurowych i jeszcze większy popyt na nie powodują, że z jednej strony, rynek - przynajmniej teoretycznie - daje spore możliwości wyboru biur, z drugiej zaś, wynajmujący są w lepszej sytuacji negocjacyjnej niż najemcy. Nie oznacza to jednak, że nie ma pola do rozmów o warunkach najmu.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Dobrze określić własne potrzeby

Określenie potrzeb wynajmującego wydaje się oczywiste. Tymczasem w praktyce często się okazuje, że nie dość uwagi poświęcono precyzyjnemu określeniu potrzeb i kryteriów wyboru powierzchni biurowej. Dlatego warto skorzystać z pomocy funkcjonujących na rynku firm doradztwa. Nie zapominajmy jednak, że to nasza spółka będzie korzystać z nowych biur, i to my musimy przeanalizować, na czym nam zależy. Żaden doradca nas w tym nie wyręczy.

Niejednokrotnie zdarzają się "niespodzianki" dotyczące wielkości powierzchni, jaka będzie najemcy potrzebna, co oczywiście przekłada się na koszt wynajmu. Zdarza się, że ze względu na układ budynku do zorganizowania tej samej liczby stanowisk w jednym wystarczy powierzchnia 1000 mkw, a w innym np. 1100 mkw.

"Niespodzianki" dotyczą także lokalizacji, dojazdu, sąsiedztwa, parkingów, możliwości rozbudowy biur itd.

Jak negocjować

Zanim zaczniemy negocjować umowę z deweloperem, zazwyczaj decydujemy się na skorzystanie z usług pośrednika nieruchomości. Transakcja zaczyna się już na tym etapie, dlatego ważne jest, aby wybrać doradcę, który będzie działał w naszym - a nie dewelopera - interesie. Jeżeli dana firma pośrednictwa prowadzi jednocześnie działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, może dochodzić do konfliktu interesów. Inna kwestia: jeśli wynagrodzenie pośrednika jest proporcjonalne do czynszu, jaki zapłacimy, nie będzie mu zależało na szukaniu tańszych ofert.

Umowa powinna przewidywać możliwość rozwiązania przez najemcę w każdym czasie - oczywiście za wynagrodzeniem za dokonane czynności.

Umowa najmu

Umowa najmu nie jest szczególnie skomplikowana (Kodeks cywilny wymaga jedynie, aby określała przedmiot i czynsz), jednak zazwyczaj deweloperzy dysponują wzorami umów, które liczą kilkadziesiąt stron. Najczęściej są to wzorce opracowane przez prawników z myślą o stosowaniu na naszym gruncie prawa brytyjskiego czy amerykańskiego. Zwróćmy uwagę na zawarte w umowie definicje. Często zdarza się, że w ich treści de facto przemyca się pewne obowiązki dla stron lub ograniczenia, np. "Początek najmu oznacza datę X, o ile wynajmujący uzyska pozwolenie...". Dlatego najemca powinien dążyć do upraszczania umów - to z reguły pozwala uniknąć przeoczeń, o które nietrudno przy obszernych dokumentach.

Przy określaniu przedmiotu najmu, jeśli jest wielu najemców, nie wolno zapominać, że precyzyjne zapisanie powierzchni będzie miało wpływ na obliczenie naszego udziału w kosztach utrzymania części wspólnych obiektu. Także sam sposób liczenia powierzchni jest istotny: w praktyce występują różne metody, jednak ważne, byśmy byli świadomi tego, że z reguły wlicza się do niej powierzchnię zajmowaną, np. przez ścianki działowe, które powstają w ramach aranżacji wnętrza po podpisaniu umowy.

Obecnie często podpisujemy umowy, gdy inwestycja nie jest jeszcze zakończona, dlatego powinniśmy zapewnić sobie możliwość egzekwowania terminowości. Zazwyczaj można negocjować kary umowne za opóźnienie w oddaniu pomieszczeń przez wynajmującego, jednak powinniśmy się zgodzić na choćby krótki okres karencji. Jeżeli opóźnienie miałoby przekroczyć umówioną datę tak, że umowa traci dla nas sens, musi być zagwarantowana możliwość odstąpienia od umowy. Rozwiązaniem zastępczym jest ustanowienie obowiązku wynajmującego zapewnienia innych, porównywalnych pomieszczeń na okres opóźnienia i pokrycie kosztów przeprowadzki.

Kolejna ważna kwestia to poziom kosztów najmu. O ile czynsz nie budzi w zasadzie wątpliwości, o tyle opłaty za media i utrzymanie części wspólnych są pojemnym pojęciem. Umowa powinna określać z jednej strony, zakres usług zapewnianych przez dewelopera, z drugiej strony, ich koszt. Na wysokość kosztów wpływa m.in. fakt, czy grunt jest własnością dewelopera, czy jest (najczęściej) w użytkowaniu wieczystym. W ostatnim przypadku, oprócz podatku od nieruchomości, w takiej czy innej formie poniesiemy także koszt opłat rocznych za użytkowanie wieczyste.

Deweloperzy żądają też dwojakiego rodzaju zabezpieczenia roszczeń: gwarancji zapłaty czynszu (gwarancja albo kaucja) oraz oświadczenia o poddaniu się egzekucji co do obowiązku wydania przedmiotu najmu. Właściwie nie ma powodów, aby przeciwstawiać się ustanawianiu takich zabezpieczeń (zakładam, że nie negocjujemy z deweloperem, jeśli nie jesteśmy pewni jego uczciwości). Takie oświadczenie składane jest w formie aktu notarialnego. Jest to standardowy dokument przygotowywany przez notariusza, a koszty jego sporządzenia są niewielkie. Umożliwia on wynajmującemu pominięcie całego etapu procesu sądowego (postępowania rozpoznawczego) na wypadek, gdyby najemca nie wydał przedmiotu najmu mimo zakończenia stosunku najmu. Wystarczy, że sąd nada aktowi notarialnemu klauzulę wykonalności, aby wynajmujący mógł skierować do komornika wniosek o wszczęcie egzekucji - opróżnienie lokalu.

W tym kontekście istotna jest kwestia czasu trwania umowy. Z reguły zależeć nam będzie na konkretnym okresie, np. 5 lat. Umowy na czas określony dają większe bezpieczeństwo - tworzą silniejszą więź prawną, ponieważ mogą być rozwiązane tylko i wyłącznie w przypadkach określonych w samej umowie najmu i w Kodeksie cywilnym. Tymczasem umowę na czas nieokreślony każda ze stron może w dowolnym momencie rozwiązać za wypowiedzeniem, nie podając przyczyn swojej decyzji. Umowę zawartą na czas określony warto zawrzeć przed notariuszem, aby poświadczył autentyczność podpisów stron, co daje możliwość wpisania do działu III księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości praw najemcy wynikających z umowy najmu. Skutek takiego wpisu polega na tym, że w razie sprzedaży nieruchomości przez dewelopera jej nowy właściciel nie będzie mógł umowy wypowiedzieć. Dodatkowy warunek: najemca musi już korzystać z nieruchomości, tzn. wcześniej została mu ona wydana. W przypadku, gdy umowa najmu nie jest wpisana do księgi wieczystej, nabywca nieruchomości będzie mógł wypowiedzieć umowę najmu, nawet jeżeli była zawarta na czas określony, który jeszcze nie upłynął. Gdy już podpisaliśmy umowę najmu na czas określony, ale podpisy nie zostały poświadczone notarialnie, dla zabezpieczenia się przed wypowiedzeniem umowy przez ewentualnego nabywcę nieruchomości wystarczy, że oryginał umowy przedłożymy notariuszowi, który zamieści na niej adnotację o okazaniu w określonym dniu. Jest to tzw. data pewna.

Na koniec należy wspomnieć o konieczności przeprowadzenia przynajmniej podstawowego badania prawnego. Najlepiej zlecić je kancelarii prawnej lub prawnikom naszej firmy, i to na etapie wyboru dewelopera. Trzeba zbadać przynajmniej treść ksiąg wieczystych, pozwolenie na użytkowanie budynku (co niekiedy bywa niemożliwe na początku, skoro wiele umów podpisuje się na etapie budowy, ale wówczas uzyskanie pozwolenia na użytkowanie budynku na cele, jakie potrzebne są naszej firmie, musi być warunkiem rozpoczęcia najmu).

Autor, mecenas, jest radcą prawnym w kancelarii White & Case.