Trzy warunki udanego wystąpienia

Czemu na pewno warto poświęcić czas przed prezentacją?

Większość przygotowujących prezentację zadręcza się doborem słów. Są ważne, ale trzy inne czynniki znaczą jeszcze więcej:

1 Zaufanie i sympatia audytorium - jeśli nie wzbudzisz ich w słuchaczach, nie licz, że będą cię słuchali.

Zobacz również:

2 Przykucie uwagi audytorium podczas prezentacji - uczestnicy cały czas powinni słuchać z żywym zainteresowaniem, podekscytowani.

3 Koncentracja na tym, co wyniosą z wystąpienia słuchacze - aby dobrze o tym wiedzieli.

Szlifowanie tych aspektów to droga do przygotowywania znakomitych wystąpień. A zatem do dzieła.

1

Nawiąż emocjonalną więź. Publiczność zdecyduje, czy warto słuchać, w ciągu kilku sekund. Aby zdobyć jej przychylność, musisz wywrzeć pierwsze pozytywne wrażenie. Żeby to uzyskać, trzeba być sympatycznym. Jeśli dasz się lubić, publiczność przyjmie, że znasz temat wystąpienia i zasługujesz na zaufanie. Jeśli dasz jej do zrozumienia, że ją lubisz, odwzajemni to. Możesz okazać sympatię, wychodząc przed audytorium z uśmiechem. Zanim przemówisz, rozejrzyj się po twarzach przyjaźnie, wyrażając wdzięczność za przybycie. Przemawiaj z przekonaniem, że to przyjemność i zaszczyt wygłaszać prezentację przed tymi ludźmi.

Nie wahaj się okazać słuchaczom swojej ludzkiej natury. Przytocz przykłady własnych kłopotów i porażek. Podkreślaj wartości, które podzielasz wraz z publicznością. Jeśli masz za zadanie nauczyć czegoś słuchaczy, okaż, że zależy ci, aby rozumieli, o czym mówisz. Jeśli musisz przekazać złe wiadomości, okazuj swoją troskę o wpływ zdarzenia na uczestników. Okazuj uczucia, jakie wzbudzają w tobie przekazywane treści. Twoje słowa będą wiarygodne, jeśli okażesz, że w nie wierzysz.

Staraj się być swobodny na tyle, na ile pozwala sytuacja. Ubieraj się jedynie nieznacznie lepiej niż publiczność. Mówcy nadużywający słów-wytrychów i żargonu uważają, że przydaje im to w oczach słuchaczy autorytetu - bardziej prawdopodobne jest, że brzmią sztucznie. Uważaj, aby nie zrazić do siebie publiczności głupim żartem, sarkastycznym lub kontrowersyjnym komentarzem.

Doświadczeni mówcy wykorzystują ruch i gesty, aby podkreślić najważniejsze kwestie przemówienia. Upewnij się, że twoje gesty i ruchy nie są mechaniczne, że zachowujesz się naturalnie. Utrzymuj kontakt wzrokowy z publicznością, stały i silny. Spoglądaj na twarze słuchaczy, każdej poświęcając tyle czasu, ile trwa wygłoszenie jednej kwestii, potem przenieś wzrok na następną twarz. Działa to w niezwykły sposób, każdy ma poczucie, że przemawiasz właśnie do niego. Pokryj wzrokiem całe pomieszczenie, także oddalone miejsca, gdzie słuchaczom może wydawać się, iż są w mniejszym stopniu włączeni w zdarzenie. Mówcy, którym trudno przychodzi nawiązanie i utrzymanie kontaktu wzrokowego ze względu na zdenerwowanie, sygnalizują w ten sposób swój niepokój. Może to wywołać w słuchaczach poczucie, że mówca nie jest pewien przytaczanych faktów i nie chciał z nimi wystąpić. Nawiązanie kontaktu wzrokowego nie jest możliwe, jeśli czytasz z notatek. Przećwicz prezentację tyle razy, abyś nie musiał po nie sięgać w trakcie wystąpienia.

2

Dbaj, aby przekaz był energetyczny, aby przykuwał uwagę. Wstrząśnij publicznością, podając prowokujące informacje, zadając prowokujące pytania, opowiadając historyjki - wszyscy lubią słuchać przykładów "z życia". Przykuwaj uwagę, dbając o odpowiednie emocje na sali. Lepiej jest stać. Przechadzając się z jednego końca pomieszczenia na drugi, także pobudza się słuchaczy energetycznie. Najważniejsze kwestie podkreślaj wymownymi gestami. Kiedy mówisz o czymś wielkim, pokaż ramionami wielką kulę, balon. Mówisz o zasko-czeniu? Klaśnij donośnie w dłonie. Wielki postęp? Uczyń duży krok.

Rozczarowanie? Odwróć się od publiczności i odejdź, po czym odwróć się na pięcie, aby opisać wyjście z problemu. To wszystko powinno być naturalne. Dostosuj tempo do przekazu. Przyspieszaj, kiedy udało ci się uchwycić uwagę słuchaczy, zwalniaj, kiedy mówisz o czymś złożonym.

Zmieniaj głos i zawieszaj go, aby podkreślić istotne punkty wystąpienia. Używaj krótkich, celnych zdań. Nie wahaj się dramatyzować: "To mnie zabiło" albo: "To było bolesne rozczarowanie". Nie uda ci się energetyzować publiczności, jeśli przemawiasz zza mównicy. Przechadzaj się wśród słuchaczy, zwłaszcza gdy ich uwaga się zmniejsza. Możesz ożywić publiczność, zadając pytanie lub proponując ćwiczenie. Upewnij się, że trzymasz ludzi w napięciu do końca wystąpienia, bo ich uwaga w sposób naturalny cały czas uchodzi. Słuchacze mogą się skupić na krótko, tak też staraj się przemawiać - przez 20 minut, a 10 minut pozostaw na pytania.

3

Kładź nacisk na korzyść, jaką wyniosą z prezentacji. Twoje wystąpienie musi odpowiedzieć na podstawowe pytanie publiczności: "Co ja z tego mam?". Słuchacze cenią swój czas. Być może nie chcieli tu przychodzić. Zyskasz współpracę publiczności, jeśli przekonasz ją, że to, o czym mówisz, przyniesie korzyści. Przećwicz w myślach taką rozmowę. Załóżmy, że wystąpienie ma przekazać informacje. Skup się na tym, w jaki sposób ludzie mogą zastosować te informacje dla poprawy swojej sytuacji, w jaki sposób na tym skorzystają.

Musisz zrozumieć publiczność. Musisz uświadomić sobie, co uczestnicy wiedzą i w jaki sposób mogą treści, które przekazujesz, wykorzystać w praktyce. Jeśli omawiasz zmiany w polityce, musisz wiedzieć, jaki będą miały wpływ na słuchaczy.

Dowiedz się o swojej publiczności, zanim zaczniesz przygotowywać wystąpienie. Zapytaj gospodarzy spotkania albo przy wejściu przed spotkaniem i witając słuchaczy, zorientuj się - zapytaj wprost - czego spodziewają się po prezentacji. To pomoże nawiązać więź emocjonalną. Kiedy planujesz wystąpienie, zadawaj sobie pytanie, czemu uczestnicy powinni się zainteresować tematem, i zbuduj sobie zestaw argumentów "za". Uzasadnij korzyści na różne sposoby, wykorzystując anegdoty i historyjki, które mogą być bliskie słuchaczom.

Korzyść dla ciebie. Jeśli nawiążesz emocjonalną więź z uczestnikami, uwierzą ci. Jeśli energetyzujesz słuchaczy, przykujesz ich uwagę przez całą prezentację. Jeśli podkreślisz korzyść z wysłuchania wystąpienia, zyskasz współpracę publiczności. Warto poświęcić czas na doskonalenie tych trzech elementów, aby mieć znakomite wystąpienia.

Bill Rosenthal jest CEO w Communispond oraz twórcą systemu e-learningowego do nauki zarządzania LearnTO.

Artykuł pochodzi ze styczniowego wydania Sales and Service Excellence, jest opublikowany za zgodą i wiedzą polskiej redakcji pisma (www.leaderexcel.pl).

Tłumaczenie: Józef Makarewicz