Zarządzanie zmianą

Do TNT Express, polskiego oddziału holenderskiego giganta transportowo-logistycznego, trafiła inaczej niż do ProLogis. Nie szukała nowej pracy, lecz nowa praca szukała jej. Półtora roku temu dostała propozycję awansu - objęcia stanowiska dyrektora finansowego, i to w firmie dużo większej niż wszystkie poprzednie. Atrakcyjna była także zmiana branży oraz względy geograficzne - siedziba TNT znajduje się po prostu bliżej domu, gdzie na mamę codziennie czeka dwóch dorastających synów.

"Zawsze wierzyłam - mówi - że pracę zawodową, nawet bardzo intensywną, można pogodzić z życiem rodzinnym. Synom nie mogę poświęcić dużo czasu, więc stawiam na jakość kontaktu. Dopracowaliśmy się wspólnych zainteresowań, by móc razem spędzać wolny czas. Z Volvo wyniosłam przekonanie, że osobisty rozwój powinniśmy budować na trzech filarach: sukcesu zawodowego, życia rodzinnego i osobistych zainteresowań. Uważam, że do tej pory z powodzeniem budowałam dwa pierwsze filary. Nie osiągnęłam więc jeszcze pełnej równowagi, ale nie rezygnuję z tych planów".

Jako dyrektor finansowy TNT Iwona Skwarska ma znacznie większą odpowiedzialność, lecz także szersze kompetencje niż wtedy, gdy pełniła funkcję kontrolera finansowego. Zasiada w zarządzie spółki, odpowiada nie tylko za rachunkowość finansową i zarządczą, ale również za administrację finansową, a więc za fakturowanie, windykację i reklamacje fakturowe. Do czasu przyjścia do TNT pracowała w płaskiej strukturze organizacyjnej, mając pod sobą zespół specjalistów, którym zarządzała. Teraz działa w strukturze wielopoziomowej - jej podwładnymi są menedżerowie różnych działów i sekcji: główna księgowa, kierownik administracji finansowej, kierownik działu analiz finansowych. "Łączę ich wszystkich - mówi - gdy rozmawiam z główną księgową o lokalnych standardach, chcę, by główny analityk przy tym był, bo oni przecież muszą ze sobą współpracować, pracują na tej samej bazie zapisów księgowych".

W TNT Iwona Skwarska wpadła w wir zmian. Firma znajdowała się właśnie na etapie wdrożenia nowej platformy finansowo-księgowej SAP. Projekt stał się absolutnym priorytetem, a nowej CFO powierzono odpowiedzialność za jego pomyślną realizację. Zadanie zostało sfinalizowane w ciągu kilku miesięcy, i to z dużym sukcesem.

"To było największe wdrożenie IT w mojej dotychczasowej karierze, ale jego pozytywne efekty są już w firmie odczuwane. Po roku od wdrożenia jesteśmy na takim etapie, na jakim inne firmy są po dwóch, trzech latach. Dzięki sprawnej implementacji i działaniu systemu mogłam wcześniej zająć się zagadnieniami kontroli wewnętrznej wobec wymogów Sarbanes Oxley Act. Mogłam skupić się na wdrożeniu tych wymogów, czyli formalizowaniu funkcjonującego systemu kontroli wewnętrznej".

Z ustawą SOA Iwona Skwarska zetknęła się już w ProLogis, lecz dopiero w TNT poznała rzeczywistą skalę i wymiar wymogów ustawowych - od przygotowania map procesów, matryc rodzajów ryzyka i kontroli, poprzez przypisanie właścicielstwa poszczególnych podprocesów i właścicielstwa kontroli, aż po szkolenia dla pracowników. "Na tym jednak nie można poprzestać - mówi - bo to jest żywy system, który trzeba okresowo weryfikować i aktualizować, ilekroć zmieniają się używane w procesach narzędzia lub zmienia się sposób realizacji zadań. Przykładem niech będzie wdrażanie kolejnych modułów do istniejącego oprogramowania".

Szczęście do ludzi

Iwona Skwarska świadomie buduje swoją karierę. Zawsze przechodziła z mniejszej firmy do większej na coraz wyższe stanowisko. Wszystkie firmy, które wybierała, były w stadium rozwoju i zmian. W żadnej jednak nie zwalniała ludzi. "Los się ze mną obszedł łaskawie, mam szczęście do ludzi" - mówi. Ale faktem jest, że temu losowi zawsze pomagała.

"W każdej firmie, do której przychodziłam, zastawałam zespół i po prostu zaczynałam z nim pracować. Zakładałam, że jeśli oni byli tu przede mną, to nie bez powodu. To znaczy, że znają swoje zadania i skutecznie je realizują. Zastany zespół traktowałam zawsze jak bezcenne źródło wiedzy o firmie. Gdybym zaczynała od zatrudniania nowych ludzi, to wszyscy musielibyśmy się uczyć. To niepotrzebna strata zasobów i czasu. Wiem, że istnieje możliwość ściągania pracowników z poprzedniego miejsca pracy i wielu menedżerów skrupulatnie z niej korzysta. Ja gorąco wierzę w to, że każdy zespół można przeprowadzić przez zmiany, pod warunkiem że dobrze się je przygotuje i ludzie to zaakceptują. Chodzi o to, by nie stracili poczucia bezpieczeństwa, dlatego wprowadzanie zmian wymaga dobrej komunikacji z zespołem. Tylko na niej można budować zrozumienie i zaufanie".