Szacowanie kosztów a niepewność

Szacowanie kosztów przedsięwzięcia to próba prognozowania przyszłych wydatków, jakie trzeba ponieść, by uzyskać zakładane rezultaty. Niepewność wynika z tego, że osoby przygotowujące oszacowania nie mają idealnych informacji na temat przyszłych zdarzeń, a założenia, na których opierają oszacowania, mogą być nietrafne lub nie w pełni zrozumiałe.

Na przykład w chwili przygotowywania oszacowań możemy dysponować niepewnymi, niesprecyzowanymi lub niekompletnymi informacjami technicznymi. Związane z tym optymistyczne założenia mogą spowodować konieczność wykonania dodatkowych prac rozwojowych lub wykorzystania alternatywnych technologii. Inny przykład niepewności, którą trzeba uwzględnić, szacując koszty, wiąże się z przyszłymi uwarunkowaniami gospodarczymi. Wynagrodzenia dla pracowników, koszty finansowania, podatki, stawki kosztów ogólnych oraz koszty materiałów mogą ulegać zmianom spowodowanym czynnikami, na które nie mają wpływu ani dostawca, ani zamawiający.

Dokładność oszacowań w projektach zależy w dużym stopniu od trzech komponentów:

1. Poziomu doprecyzowania technicznego. Co zamierzamy zbudować lub dostarczyć w ramach przedsięwzięcia?

2. Poziomu dopracowania planu realizacji projektu. W jaki sposób zamierzamy to budować lub dostarczać?

3. Podstaw, na jakich opierają się oszacowania. Jakie założenia przyjęliśmy, by przygotować oszacowanie?

Osoba przygotowująca oszacowania powinna udokumentować podstawy, na jakich opiera każde z oszacowań kosztów w chwili ich przygotowywania. Podstawy te określają wprost lub na zasadzie odwołań: powody rozpoczęcia przedsięwzięcia, istotne cechy użytkowe oraz składniki zakresu, proponowane metody ich realizacji, proponowany harmonogram projektu, wymagania badawczo-rozwojowe, specjalne procedury instalacyjne lub operacyjne, warunki w miejscu realizacji projektu oraz wszelkie inne istotne czynniki bądź założenia mające wpływ na koszty.

Od ogółu do szczegółu

Na kolejnych etapach przedsięwzięcia trzy komponenty oszacowania (podstawy techniczne, plan realizacji projektu oraz podstawy oszacowania) podlegają stopniowemu doprecyzowywaniu. Oszacowania kosztów potrzebne są w różnych celach, na różnych etapach projektu.

Metodyka szacowania kosztów powinna być odpowiednia dla danego etapu projektu i stopnia doprecyzowania informacji o przedsięwzięciu. Trzeba zatem dbać o wybór odpowiedniej metody (np. metody wstępującej, szacowania parametrycznego, modeli szacowania, oszacowań na podstawie opinii ekspertów, oszacowań na podstawie wycen rynkowych itp.).