Systemy wczesnego ostrzegania

Na podstawie przedstawionych badań dowiemy się, jak uchronić firmę przed problemami wdrożenia Business Intelligence.

Na podstawie przedstawionych badań dowiemy się, jak uchronić firmę przed problemami wdrożenia Business Intelligence.

Podjąłeś decyzję o wdrożeniu systemu Business Intelligence (BI), który ma zapewnić prawdziwe informacje o stanie organizacji, rozproszone do tej pory w wielu systemach, a także rozwiązać problemy z jakością i aktualnością raportów. Dzięki systemowi BI zamierzasz lepiej wykorzystać dostępne informacje, aby podejmować decyzje zarządcze w warunkach mniejszej niepewności, szybciej i skuteczniej reagować na zmiany rynku oraz posunięcia konkurencji. Oczekujesz aktualnych informacji o wszystkich obszarach działalności, takich jak zmiany stanów magazynowych, dynamika sprzedaży w poszczególnych regionach, przedłużające się dostawy towaru. Narzędzia analityczne mają wspierać w prognozowaniu, poszukiwaniu zależności między trendami i seriami danych.

Zobacz również:

Wszystko wskazuje na to, że wdrożenie systemu BI jest dla twojej firmy właściwym rozwiązaniem. Czy jednak wiesz, że oznacza to konieczność zmierzenia się z jednym z najbardziej ryzykownych projektów w obszarze IT?

Artykuł prezentuje doświadczenia osób wdrażających rozwiązania BI. Autor przedstawia ważne pytania: dlaczego wdrożenia systemów BI to zwykle bardzo skomplikowane przedsięwzięcia? co sprawia, że spełnienie pokładanych w nich oczekiwań jest wyzwaniem dla każdej organizacji? jak uniknąć problemów przy wdrożeniu systemu BI? czy istnieją systemy wczesnego ostrzegania o trudnościach?

Aby odpowiedzieć na te pytania eksperci K2 Consulting przeanalizowali implementacje systemów BI i przygotowali raport, będący wynikiem wywiadów przeprowadzonych z osobami, które wdrożenie systemu BI mają już za sobą. Osoby te prezentują spojrzenia decydentów, dostawców rozwiązań, odbiorców informacji i znawców tematyki. Podzieliły się one swoją wiedzą i doświadczeniami o największych problemach wdrożeń BI, symptomach ich wystąpienia, skutkach dla projektu i organizacji oraz możliwych do przeprowadzenia działaniach zaradczych.

Najczęstsze problemy

Rozkład wpływu zidentyfikowanych problemów na elementy składające się na sukces projektu wdrożenia BI.

Rozkład wpływu zidentyfikowanych problemów na elementy składające się na sukces projektu wdrożenia BI.

Uczestnicy badania podczas przeprowadzonych wywiadów wskazali ponad 40 różnych problemów pojawiających się we wdrożeniu systemu BI, które ich zdaniem mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. W celu przeprowadzenia analizy porównawczej każdemu z problemów została przypisana określona waga<sup>1</sup>. Zgodnie z przyjętą metodą przypisywania wag lista najważniejszych problemów dla wdrożenia systemu BI przedstawia się następująco:

  1. Brakuje świadomości i poparcia projektu na najwyższym poziomie zarządzania w firmie.
  2. Spada poparcie zarządu i dyrekcji dla wdrożenia bi w trakcie przedłużającego się wdrożenia.
  3. Nie ma kompatybilności zakupionego sprzętu z pozostałymi systemami lub jest niedostosowany do wymagań systemu bi.
  4. Dostawca narzuca podejście do wdrożenia, które nie jest optymalne dla odbiorcy.
  5. Brakuje metodologii, która pozwoliłaby zmierzyć spodziewane korzyści finansowe przed rozpoczęciem wdrożenia bi.
  6. Wdrażane rozwiązanie nie obsługuje wszystkich wymagań procesowych lub konieczne jest przebudowanie procesów firmy.
  7. Występują problemy komunikacyjne na poziomie języka i pojęć między instytucją wdrażającą system bi a zespołem dostawcy.
  8. Użytkownik biznesowy nie współtworzy rozwiązania.
  9. Projekt realizowany jest bez zdefiniowanego celu.
  10. Brakuje potencjału kompetencyjnego w firmie do wykorzystania możliwości, jakie daje bi.

Najczęściej zgłaszanym i ocenionym jako najważniejszy problem występujący przy wdrożeniu BI jest brak świadomości i poparcia projektu na najwyższym poziomie zarządzania w firmie. Konrad Juszczuk, zastępca dyrektora Departamentu Kontrolingu w Banku DnB Nord Polska SA, podkreśla: "Istotnym problemem dla wdrożeń BI jest brak zrozumienia idei i znaczenia wdrożenia wśród kadry zarządzającej. Może ono skutkować brakiem zaangażowania kadry zarządzającej w projekt wdrożenia BI. Przedsięwzięcie może zakończyć się klęską, nawet jeśli zostanie zrealizowane o czasie i w budżecie, ponieważ nie będzie odpowiednich dyrektyw najwyższego kierownictwa, nakazujących korzystanie z wdrożonego systemu, przełamujących opór pracowników przed zmianą". O tym, jakie powinno być to zaangażowanie, mówi Marcin Kamiński, CIO z firmy EuroNet (będącej właścicielem marki AGD EURO RTV): "Prawdziwy sukces można odnieść tylko przy rzeczywistym i świadomym zaangażowaniu kadry zarządzającej. Nie chodzi o demonstrację wagi sprawy czy o miłe słowa wsparcia dla projektu, ale o wysoką świadomość potrzeb, uwarunkowań i możliwości".

Zarząd, który nie identyfikuje się z projektem, w naturalny sposób postrzega jego rangę jako niższą i tym samym nie przykłada tak dużej wagi do szybkiego podejmowania ważnych decyzji. Odpowiednie zaangażowanie szczebla zarządzającego jest ważne nie tylko na etapie startu projektu. Musi ono być zapewnione przez cały czas trwania przedsięwzięcia. "W trakcie realizacji prac niebezpieczną dla projektu sytuacją jest spadek poparcia zarządu i dyrekcji dla wdrożenia BI. Zwykle pierwsze tego oznaki pojawiają się po ok. 9 miesiącach od startu projektu. Brak widocznych rezultatów może doprowadzić zarząd do podjęcia decyzji o zmniejszeniu zakresu projektu, a nawet o wstrzymaniu prac. Wiąże się to także ze spadkiem motywacji zespołu projektowego" - wskazuje Jacek Pagacz, menedżer CRM Systems.

Kiedy podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu BI odbywa się z inicjatywy zarządu, może pojawić się inny ważny problem. "Prezes, dyrektor finansowy widzą wartość z wdrożenia systemu BI, ale ich oczekiwania nie są przekładane na konkretne cele projektu. Pracowników operacyjnych bardzo często w ogóle nie pyta się o oczekiwania czy cele, jakie postawiliby przed wdrożeniem BI. W efekcie uruchamiany jest projekt bez jasno zdefiniowanych celów. Po zakończeniu wdrożenia okazuje się, że system jest bezużyteczny dla firmy, nie wnosi wartości dodanej. Pojawia się problem z uzasadnieniem zarządowi i dyrektorowi finansowemu, że projekt osiągnął założone cele" - podkreśla Marek Szelągowski, dr zarządzania. Marcin Kamiński zauważa ponadto, że rozwiązania BI pięknie wyglądają na prezentacjach i ujmują tym potencjalnych odbiorców. I mimo niezaprzeczalnych korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie systemu, czasami prowadzi to do decyzji o realizacji w firmie kompletnie nieprzygotowanej do takich rozwiązań. Decydując się na BI, zastanówmy się najpierw, czy nasze problemy wewnątrz organizacji nie są spowodowane bardziej przyziemnymi czynnikami.