Zespoły

W skład każdego zespołu interdyscyplinarnego wchodzą: patron, trener, pilot, menedżer projektu oraz członkowie zespołu - niektórzy z nich pełnią funkcję drugich pilotów stojących na czele podzespołów. Każdy członek oraz każda podgrupa wchodząca w skład zespołu odgrywa unikalną rolę, i dla sprawnego funkcjonowania konieczna jest współpraca i prowadzenie otwartej komunikacji z innymi członkami zespołu. Teraz przyjrzymy się każdemu członkowi zespołu i przedstawimy zasadniczą rolę, jaką odgrywa on w zespole oraz programie przemiany.

Trener, czyli konsultant zewnętrzny, odgrywa rolę opiniodawczą i nie angażuje się w codzienne działania zespołu interwencyjnego. Na przykład w firmie VeriSign konsultanci celowo pozostawali w cieniu podczas kluczowych zebrań zespołu, pozwalając pilotom na wykazanie się umiejętnością działania w warunkach stresu i oceniając ich potencjał przywódczy (4) . Konsultanci nie powinni zachowywać się w sposób apodyktyczny i despotyczny, powinni raczej wejść w rolę "aniołów stróżów" pilota oraz zespołu, dzieląc się z nimi swoimi opiniami i pomagając pilotowi w rozwoju i doskonaleniu. Gdyby konsultant zdominował zespół, proces przemiany miałby charakter odgórny, co z kolei zaszkodziłoby komunikacji i doprowadziło do odrodzenia barier organizacyjnych. Dlatego wiedza konsultanta powinna jedynie zrosić zespół, a każdy uczestnik zaangażowany w proces przemiany powinien być wyczulony na symptomy powodzi.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Patroni zespołów mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia zespołu w kontekście firmy jako całości: nadzorowania wszystkich projektów interdyscyplinarnych, pilnowania właściwego wykorzystania zasobów, pomocy w ustalaniu priorytetów i dostosowywaniu projektów do wizji firmy. Zapewniają oni holistyczne spojrzenie na poszczególne projekty w kontekście całego programu przemiany, ich zadaniem jest ogarnięcie poszczególnych aspektów i ułożenie ich w jedną całość. Dlatego też patron uprawniony jest do podejmowania decyzji o tym, co należy zrobić, i udzielania pomocy zespołowi w wykonywaniu jego obowiązków. Ponadto patroni mają zarówno prawo, jak i obowiązek usuwania przeszkód z drogi swego zespołu. Dzięki okresowym raportom składanym przez pilota kompetentny patron będzie w stanie przewidzieć potencjalne przeszkody i usunąć je, jeszcze zanim zespół na nie natrafi, dzięki czemu zwiększy się wydajność i efektywność pracy zespołu. Poza tym przydzielenie patrona każdemu zespołowi wskazuje na ogromne znaczenie programu przemiany i zwiększa poczucie odpowiedzialności jego członków przy wykonywaniu swoich obowiązków.

Piloci zespołów pracują ramię w ramię z patronami, którzy ich wybierają, a ich zadaniem jest prowadzenie zespołu we właściwym kierunku. Różnica pomiędzy pilotem a patronem tkwi w poziomie zaangażowania w pracę zespołu i konkretne projekty. Patron raczej hołduje zasadzie nieingerowania, podczas gdy pilot jest oczami i uszami patrona i pilnuje, czy projekty pozostają w zgodzie z celami przez niego założonymi. Aby duet patron - pilot mógł uzyskać maksymalny efekt synergii, konieczne jest utrzymywanie otwartej i intensywnej komunikacji pomiędzy nimi. Szczególne znaczenie ma omawianie postępów prac zespołu oraz dopilnowywanie, aby przebiegały one we właściwym kierunku i były zgodne z ogólną strategią przemiany. Podobnie jak przy nawigacji statku, często konieczne są drobne korekty kursu, dzięki czemu statek zawija do portu przeznaczenia zgodnie z planem. Ponieważ w porównaniu z patronem pilot wchodzi w głębsze kontakty z członkami zespołu, w gruncie rzeczy to on prowadzi zespół, sprawując przywództwo strategiczne i nadając pracy zespołu konkretny kierunek, włączając określanie strategii, celów i specyfikacji oraz prowadzenie zebrań zespołu. Główne cele przekazane przez patrona pilot rozbija na mniejsze cele oraz etapy do zrealizowania przez zespół. Znaczenie pilotów zespołów w programie przemiany docenił Ghosn: "Piloci odgrywają centralną rolę w działalności zespołów interdyscyplinarnych, ustalając plany zebrań i prowadząc dyskusje. Potrzebni są silni przywódcy, którzy potrafią ukierunkować działania członków zespołu na znajdowanie rozwiązań, a nie na szukanie winnych lub samolubne, pozerskie zachowania" (5) .

Ponieważ pilot odpowiada za dobór członków swojego zespołu, na nim spoczywa również odpowiedzialność za dopasowanie struktury i składu zespołu do założonych celów. Ma on również za zadanie nadać członkom zespołu uprawnienia, co podnosi morale. Zespół powinien cieszyć się pewną autonomią i mieć uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji, choć pilot powinien mieć nadzór nad ważniejszymi decyzjami i być przygotowanym do interwencji w razie konieczności. Poza tym do zadań pilota należy informowanie zespołu zarządzającego o wynikach prac swego zespołu podczas każdego spotkania integracyjnego oraz przekonywanie innych do proponowanych przez swój zespół projektów i zaleceń. Pilot musi też dopilnować, by cele realizowane były zgodnie z nadrzędną strategią i by wszystkie projekty stanowiły wkład na rzecz całościowych celów i misji zespołu. Pilot musi ogarniać całość i utrzymać holistyczny obraz różnych projektów, tak aby wyniki prac można było zinterpretować w szerszym kontekście i zintegrować w postaci zalecenia o szerszym zasięgu.

Niemniej jednak nie oznacza to, że pilot musi sam prowadzić wszystkie te projekty. Pozostawiwszy sobie zadania o wyższej randze, pilot przekazuje nadzór nad codziennymi pracami zespołu menedżerowi projektu. Menedżer projektu ściśle współpracuje z pilotem podczas opracowywania i realizacji planów, w zakresie terminów i zasobów budżetowych, oraz pełni inne obowiązki o kluczowym znaczeniu dla działania zarówno podzespołów, jak i samego zespołu. Dzięki regularnym spotkaniom i częstej komunikacji menedżerowie projektu ściśle współpracują ze sobą i z BZP, ustalając czas realizacji poszczególnych projektów i koordynując działania logistyczne z innymi zespołami. Ponadto menedżer projektu odpowiada za współpracę z poszczególnymi członkami zespołów i pomaga im pogodzić pracę nad programem przemiany z codziennymi obowiązkami służbowymi. Ogólnie rzecz biorąc, menedżer projektu odpowiada za prowadzenie zespołu i pilnowanie terminów oraz realizacji etapów - ponosi odpowiedzialność za dokonywanie odpowiednich postępów prac w zespole. Ponieważ menedżer projektu współpracuje bardzo ściśle z pilotem zespołu, jest on wybierany przez pilota i podlega akceptacji przez patrona zespołu.