Rozwiązanie Business Intelligence powstało, by uporządkować dane i zaspokoić głód informacji, ale samo ten głód potęguje. Wdrożenie rozwiązań BI wymaga wprowadzenia w firmie wielu zmian, które są zapowiedzią dalszych zmian.

Ilość danych, jakie gromadzą systemy przedsiębiorstw, przypominać zaczyna pokłady zebrane przez bohatera opowiadań Stanisława Lema, profesora Dońdę, który na potężnej maszynie IBM w afrykańskiej głuszy ładował i przetwarzał formuły szamańskie. Jego zamierzeniem było wykazanie, że dane (mniejsza o to, jakie) posiadają masę, a co za tym idzie - w warunkach wykładniczego przyrostu ich ilości zyskują w pewnym momencie masę krytyczną. Business Intelligence może pomóc firmie po pierwsze uniknąć sytuacji, gdy zgromadzone dane uzyskają masę krytyczną i uniemożliwią funkcjonowanie, a po drugie - podnieść wartość tych danych do poziomu informacji, a więc ponad wartość, jaką miały zaklęcia wprowadzane do pamięci maszyny profesora Dońdy.

Dział finansów w firmie jest ważnym interesariuszem, a często także liderem rewolucji BI. W jakim stopniu CFO jest aktywny w określaniu parametrów wdrożenia? Jaką informacją i jakimi narzędziami BI jest najczęściej zainteresowany? W jakim stopniu projekty wdrożeń BI mogą być uniwersalne i w jaki sposób system się zmienia w czasie użytkowania i jak zmienia firmę? O problemach tych rozmawiamy z konsultantami firmy Infovide.

Zawsze na miarę

Projekty wdrożenia BI są z jednej strony standardowe, z drugiej - zawsze wyjątkowe i indywidualne. Początek, to jest projektowanie i programowanie działania BI w firmie, ma swoje opisane, działające metodyki.

"Od połowy lat 90. dysponujemy metodykami dotyczącymi wdrażania hurtowni danych. Obejmują one cały zakres prac poprzedzających wprowadzenie BI w organizacji" - mówi Rafał Gabinowski, lider obszaru Hurtowni Danych w grupie kompetencyjnej Smart Enterprise Solutions w Infovide. "Opierając się na ustalonych celach biznesowych, buduje się wskaźniki, zanim jeszcze pomyśli się o wyborze konkretnej technologii. Przed wdrożeniem przeprowadza się test gotowości organizacji, obejmujący konkretne, punktowane odpowiednio pytania i analizę ryzyka".

Ta standaryzacja nie jest przypadkowa. "Wprowadzenie w firmie hurtowni danych i rozwiązania BI ma wymiar strategiczny, trzeba wiedzieć i założyć, że w firmie zmieni się sposób zarządzania" - dodaje Borys Stokalski, prezes Infovide. "Standaryzacja to pokłosie pierwszych projektów wprowadzania hurtowni, które nie zadowoliły inicjatorów. Problem podjęto, wychodząc z koncepcji siatki Zachmana dla budowy architektury biznesowej".

Oczekuje się, że firma zidentyfikuje obszary, w których widzi największe potencjalne korzyści. Najczęściej wskazywanym obszarem jest kontroling. Następny etap to wybór założeń funkcjonalnych. Potem przychodzą wybory technologiczne. "Wzorzec wdrożenia to forma wyjściowa do przystosowania w sferze biznesu" - mówi Rafał Gabinowski. "W zakresie technicznym, architektury systemu czy danych dysponujemy już wzorami, które są najlepsze. Tylko w sferze biznesowej występuje dostosowanie. Szef każdego przedsiębiorstwa ma swój model zarządzania, do którego dobiera zestaw narzędzi. Narzędzia predefiniowane są dobre na rozruch. Potem wymagają dostrojenia".

CFO motorem wdrożenia

Każdy z odbiorców BI definiuje swoje problemy, ograniczenia, wymagania, dlatego każdy z nich jest projektantem konkretnych wymagań dla projektu wdrożenia. Wszyscy zainteresowani wpływają na wspomniany indywidualny kształt BI, ale wpływ CFO na ogół jest najsilniejszy. "Ponieważ CFO jest spinaczem pomiędzy zarządem i pracownikami operacyjnymi, wie, jaka funkcjonalność i jakie wymagania biznesowe są im potrzebne" - zauważa Rafał Gabinowski. Rozumie również potrzeby zarządu i wie, jak określić wymagania na potrzeby raportowania dla zarządu. Dba też oczywiście o swoje narzędzia, żeby mieć dostęp do odpowiednich danych z odpowiednią częstotliwością.

Jak wskazują konsultanci Infovide, rola, jaką pełni we wdrożeniu systemu CFO, zależy od roli przypisanej mu w danej organizacji. Można wyróżnić dwa typy organizacji. Pierwszy - CFO narzuca organizacji rygor w zakresie wykorzystania kapitału, często jest też ostatecznym decydentem w istotnych kwestiach. Drugi - CFO spełnia rolę usługową, dostawcy informacji i wiedzy. "CFO posiadający funkcje zarządcze jest często motorem wdrożenia rozwiązań BI w firmie" - mówi Borys Stokalski. "Wtedy hurtownia danych jest narzędziem wspierającym budżetowanie i inne sprawy, za które on odpowiada. CFO-usługodawca jest jednym z istotnych interesariuszy wdrożenia, ale nie inicjatorem, ten zwykle wywodzi się z innego obszaru, z produkcji lub sprzedaży".

Schemat organizacji i roli CFO przenosi się na dalsze funkcjonowanie BI. Zdaniem Rafała Gabinowskiego, obecnie wszystko ewoluuje w stronę trójkąta, którego wierzchołki stanowią zarząd, CFO i pracownicy operacyjni. CFO z cerbera zmienia się w usługodawcę, umożliwiając pozostałym jak najlepsze wchodzenie w zarządzanie operacyjne.

BI zmienia organizację

Pojawienie się rozwiązania BI w sposób zasadniczy zmienia organizację. Można nazwać to aktywizacją przedsiębiorstwa. Aby zmiana przebiegła pomyślnie, w firmie musi być świadomość, że do niej dojdzie. Wymaga to często dostosowania kultury organizacyjnej. Zwykle otwarcia, demokratyzacji. Inaczej taki zastrzyk informacji szybko i powszechnie dostępnej wywoła konflikty. Na przykład jeśli zarząd decyduje się na redukcję kosztów w jednym dziale, jego kierownik będzie mógł uzyskać dane porównawcze z innych działów i zapytać, jakie są powody tej redukcji. Bez wyjaśnienia długoterminowych, strategicznych motywów decyzji zarządu dostęp do informacji staje się tylko zarzewiem konfliktu.

"Bez przemiany kulturowej skutki upowszechnienia informacji mogą być nieprzewidywalne" - twierdzi Borys Stokalski. "W organizacji, gdzie dotąd informacja służyła do rozgrywania rozmaitych spraw wewnętrznych, a nie do popychania firmy naprzód, wywoła to zapewne szok. Dlatego taki ruch należy uczynić świadomie, zawierzając, że decentralizacja przyniesie korzyść w postaci uelastycznienia firmy, zwiększenia puli pracujących mózgów".

Dlatego wdrożenie BI oznacza wejście na ścieżkę stałej innowacji. O ile pierwotną potrzebą powstawania hurtowni danych była konieczność odciążenia systemów transakcyjnych (bezpośrednie tworzenie z tych systemów raportów blokowało ich podstawową działalność), o tyle następnym krokiem było tworzenie mechanizmów pozwalających dokonywać w różnych przekrojach obserwacji klienta, wyników itd. "Pojawienie się każdego nowego narzędzia wywołuje w organizacji ferment twórczy, zawsze prowokuje do myślenia, jak lepiej, sprawniej i efektywniej wykorzystać to narzędzie i przekształcić je" - wyjaśnia Borys Stokalski.

Warto zaznaczyć, że mnożnikiem tych przemian nie jest skala firmy. Znaczenie ma tutaj raczej wydolność procesów. "Jeśli operacyjnie firma działa znakomicie i obchodzi się bez systemu analitycznego, to nie ma potrzeby wprowadzać narzędzi BI na siłę" - mówi Rafał Gabinowski. "Liczy się nie skala, ale wartość informacji" - dodaje Borys Stokalski.

"Najważniejsze, żeby był odbiorca danych, które powstaną z BI, wówczas cały mechanizm zaczyna pracować" - podsumowuje Rafał Gabinowski.

Pozostaje pytanie, jak potraktować dotychczasowe narzędzia analityczne? Jeśli BI będzie nakładką na wszystkie systemy zarządzania przedsiębiorstwem, co stanie się z analitycznymi modułami systemu CRM czy innych systemów? One także w założeniu miały służyć wielu użytkownikom. Według przedstawicieli Infovide, nadal będą się rozwijały te elementy analityczne systemów zarządzania przedsiębiorstwem, które się sprawdziły. Nigdy nie przekształcą się w hurtownię danych, ale dla pewnej grupy użytkowników pozostaną wystarczające.

Narzędzie dla zarządzających

Przyjęcie BI zmieni zatem organizację poprzez sposób przepływu informacji i jej wykorzystania. Podstawowym zyskiem będzie zwiększenie efektywności działań standardowych w zakresie zestawiania danych do raportów, sprawozdań, analiz. Odciąży to ludzi od mechanicznej pracy. To jednak najbardziej powierzchowna korzyść. "Fundamentalną korzyścią jest poprawa jakości podejmowanych decyzji biznesowych" - twierdzi Borys Stokalski. "To wniosek potwierdzony przez obserwacje po wdrożeniu systemu. BI to z jednej strony tworzenie narzędzi, z drugiej - porządkowanie infrastruktury, dziesiątków aplikacji transakcyjnych i operacyjnych".

Inna korzyść związana jest z raportowaniem z systemów operacyjnych. Wzrasta jakość wprowadzanych danych dzięki uwzględnieniu wielu dodatkowych informacji klasyfikujących. Budowa dedykowanych systemów zarządzania zawsze tę właśnie kwestię stawia w centrum uwagi. "Główny cel budowy hurtowni danych to uzyskanie zintegrowanych i spójnych danych z różnych działów firmy, z marketingu, finansów, zarządzania zasobami ludzkimi" - mówi Wojciech Winnicki, lider obszaru Business Intelligence w grupie Smart Enterprise Solutions w Infovide SA. "Często dopiero wdrażając rozwiązanie BI, można ocenić, jaka jest jakość danych w systemach źródłowych. Często ta jakość jest dobra w każdym systemie oddzielnie, ale dane te nie dają się zintegrować, w efekcie jakość całości jest zła".

Bardzo duża część danych zbieranych w systemach transakcyjnych nie jest przez nie wykorzystywana. Dopiero kiedy pojawia się BI, powstaje możliwość ich wykorzystania i przetwarzania. Wtedy też zapala się często lampka alarmowa: trzeba poprawić dane. "Przy okazji wprowadzania BI buduje się w organizacji łańcuch wartości informacji i mapę szlaków informacyjnych" - wyjaśnia Wojciech Winnicki. "Trzeba na niej określić, którędy przebiega informacja, jakie procesy dodają, a jakie odejmują wartość informacji. Na tej podstawie lokuje się punkty korekty danych, najlepiej najbliżej źródła danych. Te wartościowe dane mogą być potem wielokrotnie wykorzystywane".

Wykonanie takiej mapy pozwala wyliczyć, ile można stracić na złej informacji z konkretnego systemu. Widać, że jeśli poprawi się informację dla jednego systemu i zacznie on lepiej pracować, to poprawi się również sytuacja innych systemów.

Moda czy potrzeba

Systemy Business Intelligence są znane od dziesięciu lat. Ostatnio zainteresowanie nimi rośnie także w Polsce. "Zgłaszają się do nas bardzo różne firmy" - mówi Rafał Gabinowski. "Często są to firmy, w których już poczyniono wiele przygotowań, położono fundament pod BI i tak naprawdę pozostaje tylko wybór technologii. Dawniej to działy IT zgłaszały zapotrzebowanie na systemy raportowo-analityczne, przerażone liczbą zapytań ze strony użytkowników, teraz zapotrzebowanie zgłaszają przede wszystkim działy biznesowe".

Ważnym motorem upowszechnienia i rozwoju rozwiązań BI oraz hurtowni danych jest konieczność dostosowania się do regulacji raportowych i sprawozdawczych nakładanych przez Unię Europejską. Przy wdrażaniu BI nie chodzi zatem tylko o konkurencyjność, ale także o zewnętrzne uwarunkowania. Choć przecież uzyskiwanie przewagi informacyjnej staje się dla wielu firm głównym obszarem, bo środowisko jest coraz bardziej skomplikowane.

Automatyzacja decyzji

Uwarunkowania biznesowe i wymóg coraz większej konkurencyjności wpływają też na ewolucję sposobu wykorzystania BI w firmie. "Coraz częściej pojawiają się potrzeby zautomatyzowania pewnych procesów decyzyjnych czy operacyjnych w przedsiębiorstwach i w tym zakresie BI rzeczywiście jest w stanie pokazać swoją moc" - mówi Rafał Gabinowski. Jednak automatyzacja procesów decyzyjnych postrzegana jest często jako czynnik zagrażający dobrej jakości zarządzania. Czy słusznie? Według konsultantów z Infovide, istota problemu to wybór zastosowania automatyzacji decyzji.

"Kiedyś próbowano stosować automatykę decyzji w najtrudniejszych kwestiach. Obecnie mówi się o potrzebie ostrożnego wprowadzania zastosowań BI. Najlepiej najprostsze decyzje na masową skalę. Dobrym polem do automatyzacji są na przykład elektroniczne kanały obsługi bankowej. Pojedyncze decyzje są na ogół określone parametrami, stopień odpowiedzialności jest więc stosunkowo niski. Potem zresztą można badać statystycznie wszelkie odchylenia i zmieniać ustawienia, bo ostatecznego efektu przed wdrożeniem przewidzieć się nie da. Natomiast na poziomie strategicznym, gdzie jest hurtownia danych i gdzie podejmowane są decyzje o tych parametrach, automatyzacja nie powinna raczej mieć zastosowania" - mówi Wojciech Winnicki.

Automatyzacja decyzji - nowa funkcjonalność BI - musi być oparta na dobrych danych i dobrym opisie procesów. Zaczęło się od hurtowni danych i wspierania decyzji na najwyższym szczeblu. Kolejne funkcjonalności oznaczają upowszechnienie tych informacji następnym szeregom i poziomom pracowników operacyjnych. W związku z tym hurtownia także zaczyna inaczej działać - pobiera dane, które będą potrzebne nowym użytkownikom. "Automatyzacja jest następnym krokiem do przyspieszenia procesu podejmowania decyzji. Z jednej strony jest możliwa dzięki rozwojowi nowych funkcjonalności BI, z drugiej - konieczna, aby nadążyć z popytem na dane decyzyjne, który BI w firmie zrodziło" - mówi Rafał Gabinowski.

Zdolność do zarządzania złożonym biznesem wyznacza poziom konkurencyjności firmy. Ilość informacji rośnie już wykładniczo, jest więc praktycznie poza zasięgiem ludzkiej percepcji - możliwości przeanalizowania i wykorzystania w zarządzaniu. "Żyjemy w świecie, w którym wizje Lema czy Kurzweila stają się rzeczywistością" - reasumuje Borys Stokalski. "Informacja staje się dezinformacją. Chyba, że jesteśmy w stanie zautomatyzować pewne sfery zarządzania i przenieść się na metapoziom".