Spadki na giełdzie, straty finansowe, spadający popyt na produkty i usługi - oto przykra rzeczywistość wielu firm w ostatnich kwartałach. Jak w tych warunkach inwestować w IT? Czy w ogóle inwestować? To pytania zasadnicze, na które ostatnimi czasy pada "jedynie słuszna odpowiedź": czekać na poprawę warunków, wstrzymać lub zredukować inwestycje IT. Czy na pewno jest to właściwa droga? Może właśnie teraz warto przygotować firmę na nadchodzącą poprawę warunków ekonomicznych, uprzedzając konkurencję? Zapytajmy, od czego zależy jakość decyzji dotyczącej inwestowania w rozwiązania informatyczne i co jest wymagane, by aktywnie wykorzystywać szanse rysujące się nawet w okresie makroekonomicznej słabości?

Decyzje wczoraj i dziś

Zarówno efekt procesu decyzyjnego, jak i sposób podejmowania decyzji inwestycyjnej podlegają zmianom w czasie. Wymusza to kryzys oraz powolny postęp w zakresie metod oceny projektów IT. Spójrzmy, jak wyglądał typowy proces decyzyjny w latach przed 2007 r., a jak wygląda on teraz.

W czasach prosperity wystarczało zwykle dobre "obudowanie" pomysłu informatycznego celami biznesowymi i jego sprytna sprzedaż. Wewnętrzny promotor projektu lub handlowiec firmy IT skupiał się na słownym opisie projektu, właściwym wkomponowaniu go w strategię firmy, a czasem przytaczał ciekawy benchmark lub korzyści, jakie odniosła firma konkurencyjna. Rzadko towarzyszyło temu wyliczenie NPV czy chociażby suma pieniężnie wyrażonych korzyści biznesowych. W dobrych czasach bywało, że już głębokie przekonanie pomysłodawcy projektu i minimalny poziom zaufania wystarczały, aby zarząd wyraził swoją aprobatę i uruchomił finansowanie projektu.

Wiele firm bazujących na tym sposobie decydowania dziś utknęło w miejscu. Dotychczasowy schemat decyzyjny stwarza sytuację, w której budżety inwestycyjne są mocno zredukowane, a projekty odkłada się na nieokreśloną przyszłość lub całkiem z nich rezygnuje, w oczekiwaniu na lepsze czasy. Zachowanie pozornie racjonalne. Czy aby na pewno? Wiele wskazuje na to, że racjonalność tego postępowania jest tylko wtedy, gdy organizacja dysponuje efektywnym mechanizmem oceny projektów inwestycyjnych i świadomie decyduje się odłożyć je, opierając się na uzyskanych wyliczeniach. W organizacji o słabym lub podatnym na błędy mechanizmie oceny projektów inwestycyjnych spora liczba wartościowych przedsięwzięć (rentownych nawet w dobie kryzysu) ląduje w koszu prezesa.

Pytanie zatem brzmi: ile organizacji w Polsce dysponuje sprawnym mechanizmem oceny projektów inwestycyjnych w IT? Otóż moje wieloletnie doświadczenie szkoleniowca, doradcy i praktyka metod analizy ROI/TCO mówi, że nie więcej niż 20% dużych firm ma wdrożone kompleksowe zarządzanie wartością projektów informatycznych. Są to zazwyczaj przedsiębiorstwa z kapitałem zagranicznym, do których wiedza metodologiczna napływa z zagranicy. Nasuwa się pytanie: jakie są kryteria uznania, że firma posiada taki mechanizm?