Działające oprogramowanie ponad szczegółową dokumentacją

Czym jest działające oprogramowanie w projektach doradczych? Ponieważ celem projektu doradczego jest opracowanie koncepcji zmiany, to za działający produkt należy uznać skutecznie wdrożoną zmianę. W skrajnym przypadku można wyobrazić sobie taki sposób przeprowadzenia projektu zmiany, w którym nie powstaje formalna dokumentacja, ale wszyscy zainteresowani przedsięwzięciem wiedzą dokładnie, jaki jest jego cel, a jakie są planowane działania i ich uzasadnienie. Przeciwieństwem takiego podejścia jest skrupulatnie przygotowana, obszerna dokumentacja, która nie może zostać zaakceptowana przez klienta, gdyż jest zbyt szczegółowa i przez to niezrozumiała. Fakt, czy całą wiedzę, jaka spowodowałaby tylko niepotrzebne "spuchnięcie" dokumentu, klient posiądzie podczas prac, zależy od tego, jak zorganizujemy komunikację i udział klienta w pracy zespołu.

Współpraca z klientem ponad negocjacje kontraktów

W trzecim punkcie manifestu klient i współpraca z nim pojawiają się explicite. To właśnie klient jest ekspertem w swojej branży i nie można tego faktu pominąć, zwłaszcza w projektach doradczych. Każda organizacja jest inna i ma swoją specyfikę. Nawet jeśli wykonawca współpracował już z podobnymi organizacjami tej branży, to nie oznacza, że posiadł wiedzę upoważniającą do formułowania założeń dotyczących klienta.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Odpowiedź na zmianę ponad wypełnianiem planu

Kiedy klient rozpoczyna projekt wdrożenia zmiany, najczęściej ma już wstępną, chociaż nieprecyzyjną wizję tego, co powstanie. Tak jak powiedziano wcześniej, podczas prac może się okazać, że pojawiają się nowe, dotychczas nie rozważane wątki, których zbadanie byłoby użyteczne z punktu widzenia klienta. Zdarza się też tak, że z powodu zmian w otoczeniu projektu lub nabywania nowej wiedzy założenia poczynione przy jego uruchomieniu tracą aktualność. Ojcowie podejścia adaptacyjnego proponują po zakończeniu każdego etapu prac wspólne z klientem zastanowienie się, jakie są priorytety i co w następnym etapie ma być zrobione, bo dzięki temu nie podejmuje się wątków nieaktualnych, niepotrzebnych, mimo że znajdowały się pierwotnie w planie projektu. Zamiast nich można rozważyć dodanie do zakresu elementów, które nie były przewidywane na początku. Takie podejście wymaga jednak od kierownika projektu panowania nad zakresem prac, aby na końcu przedsięwzięcia nie okazało się, że co prawda klient jest zadowolony, ale wykonawca musiał sfinansować z własnego budżetu powiększony zakres prac.

Nie negujemy wartości tego, co po prawej, natomiast bardziej cenimy to, co po lewej

Pomimo że ważne są komunikacja, elastyczność w obliczu zmian, stawianie jednostki na pierwszym miejscu oraz zorientowanie na produkt, to nie należy zaniedbać drugiej strony, czyli planu prac, dobrze wynegocjowanego kontraktu, jasno określonych procedur pracy i dokumentowania projektu. Ważne jest jednak zachowanie właściwych proporcji pomiędzy obiema stronami. W projektach doradczych to, co po prawej nie powinno przesłaniać tego, co po lewej stronie punktów manifestu.

Nie wszędzie agile

Doświadczenia zdobywane w projektach deweloperskich, prowadzonych metodami adaptacyjnymi, stanowią dobre przygotowanie do poważniejszego konsultingu, gdyż w obszarze zarządzania mają wiele elementów wspólnych (oczywiście, z zachowaniem proporcji i reguł gry). Aby namówić klienta do podjęcia próby ich wprowadzenia, można sięgnąć do doświadczeń przy wskazywaniu korzyści podejścia adaptacyjnego w projektach deweloperskich, np. szybkich dostaw użytecznych produktów.

Czy jednak we wszystkich projektach konsultingowych można stosować podejście adaptacyjne? Wydaje się, że nie. Nie należy stosować go w sytuacjach, gdy kontakt z klientem jest trudny (z różnych powodów - organizacyjnych, geograficznych itp.) lub gdy produkt projektu jest powtarzalny (po raz kolejny przeprowadzana ta sama ankieta) albo kiedy kierownik projektu ze strony wykonawcy ma małe doświadczenie w zarządzaniu projektami. Jednak pomimo tych ograniczeń warto zastanowić się nad zastosowaniem metodyk adaptacyjnych w projektach konsultingowych.

To, co zostało opisane, nie wyczerpuje korzyści płynących z zastosowania podejścia adaptacyjnego. Wpływ wspólnej, ustawicznej pracy nad zmianą widać także na innych, głębszych płaszczyznach. Wiele ciekawych (i praktycznych) wniosków dotyczących adaptacyjnych metod zarządzania dostarczają badania praktyk związanych z twórczością artystyczną (np. organizacja pracy zespołów teatralnych bądź muzycznych). Jeszcze inną perspektywę tworzy funkcjonowanie inicjatywy "Beyond Budgeting". Ale to tematy na osobny artykuł.