Precz z nudnymi spotkaniami!

Chcesz poznać główną przyczynę nieskuteczności i braku wydajności? Zebrania. Czy ci się to podoba czy nie, twój produktywny czas pracy jest całkowicie i gruntownie sabotowany przez spotkania, bardziej niż przez jakikolwiek inny czynnik.

To, co powinno być naprawdę znaczące, czyli pożyteczny czas poświęcony tworzeniu prawdziwie wymiernych korzyści, jest zredukowane do otępiających umysł, nieprzystępnych, bezużytecznych i nieefektywnych spotkań, okradających ciebie, twoje miejsce pracy i organizację z radości, produktywności i wyników. Co można z tym zrobić?

Potrzeba rewolucji. Od tej chwili, jeśli prowadzisz zebranie lub masz zamiar prowadzić je w przyszłości, pamiętaj, że jego uczestnicy muszą być o nim poinformowani, a biorąc w nim udział, są w pełni uprawnieni i upoważnieni do podjęcia działania natychmiast po spotkaniu. Niech spotkanie będzie ożywczym, inspirującym, zmieniającym postrzeganie świata wydarzeniem, a nie czymś ledwie zbliżonym do oczekiwań. Dlatego niech wszyscy uczestnicy zebrania usiądą do stołu rozmów w pełni zapału, żądni nowych, trudnych wyzwań. Czy taka wizja spotkania w ogóle jest możliwa?

Zobacz również:

Tak. Proponujemy pomysły i zalecenia, które podniosą wydajność spotkania i spowodują istne fajerwerki. Oto kilka chwytów, które pomogą w organizowaniu bardziej skutecznych spotkań.

1. Zastanów się, zanim wyślesz zaproszenie na spotkanie. Zmniejsz liczbę spotkań lub nawet wyeliminuj regularnie zaplanowane spotkania. Uzyskaj porozumienie czy rezultaty bez zapełniania sali konferencyjnej, nie musisz w każdej sprawie angażować wielu osób. Wykorzystaj alternatywne sposoby, aby osiągnąć swoje wyniki, zanim zaangażujesz kilkanaście osób do udziału w budzących przerażenie godzinach długiej i nudnej konferencji. Zaproszenie na zebranie nie powinno być natychmiastową reakcją na każde wyzwanie lub zagadnienie.

2. Ogranicz liczbę uczestników. Czy naprawdę musisz zaprosić cały gang, aby nie zranić niczyich uczuć? Czy od razu trzeba skrzykiwać całą firmę? Zaproszenie zbyt wielu osób może być też spowodowane zbyt wybujałym ego. Przestań zabierać czas innym. Zaproś tylko głównych zainteresowanych. Zaproszeni mogą zdecydować się zaprosić innych ze swoich zespołów w miarę potrzeb. Zdolność grupy do podejmowania decyzji gwałtownie maleje, w miarę jak wzrasta liczba uczestników. Zastanów się, co wniosą poszczególne osoby.

3. Odrzucaj zaproszenia na spotkania bez jasnej misji i porządku obrad. Każdy uczestnik zebrania musi wiedzieć, dlaczego bierze w nim udział:

a) jaka jest misja tego spotkania?

b) co będzie wynikiem spędzonego razem czasu?

Musisz znać wartości, jakie masz wnieść w to spotkanie. Po drugie, jeśli nie otrzymasz agendy najdalej 48 godzin przed zebraniem, to masz prawo jej zażądać lub nie zgodzić się na wzięcie w nim udziału.