IT może być narzędziem redukcji kosztów w przedsiębiorstwie, ale ta redukcja nie ma sensu, jeśli jednocześnie nie będziemy podnosić efektywności procesów i produktywności.

IT nie tworzy bezpośrednio przewagi konkurencyjnej, ale dziś jest koniecznym elementem biznesu, który, tak jak metody zarządzania i organizacja, powinien być sprawny i efektywny. IT, choć jest swoistym układem nerwowym firmy, jako takie nie jest strategiczne, podobnie jak komputer, kalkulator czy nawet baza danych. Strategiczne wykorzystanie technologii informatycznych pozwala jednak firmom na uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej na rynku i na wzrost wartości.

W ostatnich latach wiele firm szuka wzorców, jak usprawnić i wykorzystać swoje otwarte i gotowe na innowacyjność systemy informatyczne, by uzyskać wymierne korzyści w prowadzeniu biznesu i osiąganiu strategicznych celów. Taka perfekcyjna synchronizacja IT i biznesu (rysunek 1) pozwoli na uzyskanie przewagi na rynku poprzez:

• maksymalizację zysku i obniżenie kosztów operacyjnych;
• zwiększenie sprawności poprzez przystosowanie organizacji i procesów w firmie do zmieniających się potrzeb biznesu;
• minimalizację ryzyka poprzez zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości procesów biznesowych oraz ograniczenie zagrożeń zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych;
• zwiększenie efektywności poprzez poprawę jakości wspomagania procesów biznesowych w firmie i stałe zwiększanie satysfakcji klientów i pracowników.

Kontrola budżetu

W większości firm, bez względu na sektor gospodarki, istnieją duże naciski na kontrolę budżetu IT i poprawę efektywności oraz oczekiwania na ciągły wzrost dostarczanej przez IT wartości biznesowej. Dlatego też, bez względu na obszar gospodarki, większość liderów IT musi być przygotowana na ciągłą poprawę i wzrost biznesu, na cięcia kosztów i likwidowanie nieefektywności. W ostatnich badaniach "The STATE of the CIO'06" 536 szefów IT uznało, że podobnie jak w latach 2004 i 2005 również w 2006 r. IT będzie miało największy wpływ na redukcję kosztów poprzez podnoszenie efektowności i produktywności. Podstawowym założeniem redukcji kosztów powinna być eliminacja czynności wchodzących w skład procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, nie dodających wartości produktowi, a będących efektem tych procesów. Redukcja kosztów jest niezmiernie potrzebna każdej organizacji, ale tylko wtedy, gdy za cięciem kosztów będzie szła poprawa efektywności biznesu. Redukcja kosztów jest procesem skomplikowanym i długotrwałym.

W ostatnich latach projekty redukcji kosztów są bardzo popularne w wielu firmach w Polsce. Za każdym razem wszystkie programy redukcji kosztów - żeby przynieść spodziewane efekty i nie wyrządzić szkody w dalszej perspektywie - powinny być przeprowadzone bardzo profesjonalnie i za każdym razem, gdy mówimy o cięciu kosztów w jakimkolwiek dziale, musimy patrzeć na cały biznes. Jestem przekonany, że w każdej firmie istnieje wiele obszarów, gdzie można poprawić procesy biznesowe i uzyskać znacznie lepsze efekty kosztowe, a także że cięcie kosztów we wszystkich obszarach, również w IT, na zasadzie 'tak mi się widzi' może przynieść szkody, które mogą wpłynąć negatywnie na cały biznes.

Analiza inicjatyw

W ramach projektu redukcji kosztów niezmiernie ważne jest zidentyfikowanie obszarów i inicjatyw oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za ich realizację. Analiza inicjatyw redukcji kosztów może przynieść wiele korzyści wszystkim uczestnikom tego procesu, dając szanse na porównanie biznesu danej firmy z innymi firmami działającymi w określonym sektorze w każdym departamencie, włączając w to również IT (rysunek 2). To z kolei pozwoli zarówno działom IT, jak i zarządom na:

• zrozumienie i analizę kosztów IT w całej organizacji;
• możliwość porównania wyników własnych z uzyskiwanymi w innych firmach sektora z punktu widzenia efektywności kosztów IT w procesie biznesowym;
• zrozumienie i zdobycie wiedzy, co robią inni w tym samym sektorze (możliwość uczenia się od nich i podglądanie rozwiązań);
• znalezienie obszarów, w których inwestycje i koszty są zbyt duże, oraz obszarów, w których IT jest niedofinansowane, a przez to nie przynosi oczekiwanych efektów;
• zidentyfikowanie obszarów, w których jest możliwe podniesienie efektywności operacji i redukcji kosztów.

Proces redukcji kosztów wymusi na firmie wprowadzenie rzeczywistych mierników KPI (budżet IT do przychodów firmy, budżet IT na pracownika firmy, na użytkownika końcowego - PC - na pracownika IT, odsetek użytkowników PC, odsetek pracowników IT, liczba użytkowników końcowych na pracownika IT, liczba komputerów na pracownika IT). Pozwolą one w sposób łatwy i precyzyjny na analizy porównawcze, a także na analizę i kontrolę efektów inicjatyw umożliwiającą dalsze redukcje kosztów w przyszłości. Niemniej jednak należy pamiętać, że zidentyfikowane obszary i inicjatywy redukcji kosztów w jednej dziedzinie mogą wywierać negatywny wpływ na efektywność działań w innej dziedzinie.

Czasami poprzez różne sposoby księgowania można poprawić wyniki jednego z departamentów, ale w skali całej organizacji nic się nie zmienia. Jednak w przypadku systemów komputerowych równomierne "rozksięgowywanie" kosztów IT na ich użytkowników przynosi znaczące korzyści. Użytkownicy odpowiedzialni za koszty swoich departamentów i obciążani kosztami użytkowania systemów informatycznych bardzo uważnie analizują potrzeby licencji systemowych.

Systemy ERP

Znaczące miejsce w procesie redukcji kosztów mają systemy informatyczne wspomagające zarządzanie, szczególnie implementacja systemów ERP oraz systemów analizujących wszystkie inicjatywy, których rezultatem powinny być niższe koszty. Musimy pamiętać, że realizacja projektu informatycznego to nie tylko jednorazowe uruchomienie systemu, ale także użytkowanie go w celu polepszenia efektów podstawowej działalności firmy. Wdrażanie systemu ERP bez uprzedniego uporządkowania i weryfikacji podstawowych danych - przygotowania i zmiany procesów i procedur oraz nierzadko dokonania zmian w zasobach ludzkich - pozwala jedynie uporządkować, a często wręcz wesprzeć niewłaściwie funkcjonujące procesy. Mówiąc inaczej, implementacja systemu bez wcześniejszych czynności porządkujących może poprawić jakość realizowanych czynności, ale na pewno nie pozwoli na redukcję kosztów. Oznacza to, że nakłady poniesione na wdrożenie ERP zamiast podnieść efektywność i produktywność, a tym samym zredukować koszty, niczego tak naprawdę nie zmienią. Firma będzie mogła jedynie legitymować się posiadaniem wysokiej klasy systemem komputerowym.

Często słyszy się narzekania na koszty utrzymania IT, licząc zarówno koszty realizacji projektów informatycznych, jak i utrzymania infrastruktury. Zapomina się jednak, jak ogromną rolę odgrywa IT przy realizacji oczekiwań biznesu i udziałowców - optymalizacja procesów, przystosowanie biznesu do ciągłych zmian, lepsza obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Jeśli proces jest sensownie przygotowany i realizowany, nakłady inwestycyjne w obszarze IT prowadzą do redukcji kosztów w innych obszarach i umożliwiają wzrost efektywności i przychodów przedsiębiorstwa. Dlatego rola IT staje się coraz bardziej krytyczna dla biznesu, a tym samym coraz bardziej strategiczna.

Autor jest konsultantem merytorycznym magazynu CIO.