Najczęściej wymienianym powodem decyzji outsourcingowej są oczekiwania odnośnie redukcji i zmiany struktury kosztów bezpośrednio związanych z funkcjonowaniem firmy. Warto również spojrzeć na outsourcing jak na potencjalne narzędzie budowy przewagi konkurencyjnej na rynku.

Jeżeli przyjrzeć się outsourcingowi od tej strony, to daje on bardzo dużo możliwości w zakresie budowania strategii przedsiębiorstwa, zarówno tam, gdzie operuje się na wysokości i strukturze kosztów oraz ryzyku biznesowym, jak i tam, gdzie szuka się innych korzyści biznesowych.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Możliwości, mity i typowe pomyłki

Szukając zysków finansowych z procesu outsourcingu, warto przyjrzeć się następującym ich źródłom:

1. zmniejszeniu bezpośredniego kosztu realizacji danych działań;

2. zmniejszeniu kosztów ogólnych firmy, wynikających z uproszczenia procesów biznesowych;

3. zmniejszeniu wydatków związanych z nabywaniem wiedzy i specjalizacji firmy;

4. redukcji nakładów inwestycyjnych;

5. redukcji ryzyka biznesowego (finansowego), obecnego i przyszłego, związanego z realizacją samodzielnie danej czynności przez firmę.

Są to jednak źródła potencjalne i nie zawsze będą one pojawiać się w przypadku konkretnej firmy i konkretnego projektu outsourcingowego. Przy analizie od strony finansowej outsourcingu należy trzymać się bezwzględnie następującej reguły:

Analiza całkowitych kosztów, ryzyka i korzyści z outsourcingu jest zadaniem firmy kupującej usługę, a nie firmy, która chce tę usługę dla niej świadczyć.

W przypadku decyzji o wykorzystaniu zewnętrznej firmy, chcąc być pewnym, że dojdzie do korzyści finansowych, trzeba też zdawać sobie sprawę, dlaczego firma, która ma nam świadczyć usługę outsourcingu, jest od naszej firmy lepsza, tańsza, sprawniejsza itp. w obszarze obejmowanym outsourcingiem. W tym celu należy przyjrzeć się:

1. modelowi biznesowemu działania tamtej firmy

2. mechanizmom zapewnienia jakości działań i produktów

3. charakterystycznej dla tej firmy strukturze kosztów

4. w niektórych przypadkach również mechanizmom technologicznym, zarządzaniu wiedzą w firmie, rotacji personelu, zdolności odszkodowawczej itp.

Oprócz elementów związanych ze strategią kosztową można również zdecydować się na outsourcing w przypadku:

1. Gdy władze firmy dojdą do wniosku, że do realizacji działań objętych outsourcingiem potrzebna jest wiedza znacznie przekraczająca tę, która jest w dyspozycji firmy, a nie istnieje możliwość szybkiego jej pozyskania lub uzupełnienia. Przykładem jest tu zlecenie części działań związanych z projektem R&D specjalizowanej firmie zewnętrznej, przy znacznym ograniczeniu tych funkcji wewnątrz własnej organizacji.

2. Gdy wiedza związana z realizacją danej czynności szybko się dezaktualizuje i wiadomo, że firma nie będzie w stanie dostatecznie szybko jej zdobywać w warunkach istniejących procesów i struktury. Przykładem decyzji wynikającej z tego powodu jest sytuacja wyprowadzenia na zewnątrz firmy części finansowo-fiskalnej rachunkowości i naliczania płac, ale z zostawieniem kontrolingu wewnątrz firmy.

3. Gdy możliwości realizacyjne i technologiczne firmy nie dają gwarancji jakości produkcji i dochowania terminów oczekiwanych przez rynek, przy jednoczesnym posiadaniu zaplecza marketingowo-reklamowego i w dziedzinie R&D przez firmę. Przykładem decyzji wynikających z tego powodu będzie wykorzystanie produkcji kontraktowej.

4. Gdy występuje konieczność koncentracji kadry zarządzającej na wybranych, szczególnie istotnych aspektach funkcjonowania i rozwoju firmy, przy jednoczesnym zapewnieniu gwarancji jakości oraz kosztu innych elementów wpływających na konkurencyjność firmy.

5. Gdy wykorzystanie outsourcingu pomaga w procesie fuzji przedsiębiorstw. W przypadku fuzji lub konsolidacji łatwiej wyłączyć od razu pewne funkcje na zewnątrz nowej organizacji, samemu tymczasem koncentrując się na integracji procesów podstawowych oraz określeniu poziomu, na jakim mają być świadczone usługi outsourcingowe. Firma outsourcingowa jest w takim przypadku partnerem w procesie konsolidacji, przejmując część dotychczasowych pracowników oraz realizując takie działania, aby zapewnić firmie zlecającej oczekiwany przez nią poziom usługi. Podobna sytuacja zachodzi, gdy firma outsourcingowa traktowana jest jako wspólna struktura usługowa, pracująca na potrzeby wielu firm będących w gestii jednego właściciela.