Nasza praca z budżetem IT

Nasza praca w IT ma zawsze odzwierciedlać ogólne cele biznesowe - stwierdza Christian Malmberg, CIO w szwedzkiej firmie pośrednictwa pracy tymczasowej.

Nasza praca z budżetem IT

Jesteśmy w trakcie zmiany naszego informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, zaczęliśmy go wdrażać w listopadzie, ale już zaczynają się szkolenia. Zmieniamy samo jądro działalności firmy, to wielka operacja, która wszystkich dotyczy" - mówi CIO w Proffice.

Równolegle z tymi zmianami prace nad budżetem wchodzą w końcową fazę i Christian Malmberg musi jeszcze raz wszystko przemyśleć i przeliczyć przed 2012 rokiem. "W budżecie nie chodzi przecież tylko o liczby, ale o cały plan biznesowy" - podkreśla.

Christian Malmberg mówi, że proces formowania budżetu w Proffice jest zgodny z rokiem kalendarzowym. W maju rozlega się wystrzał startera, kiedy nadchodzi dyrektywa z zarządu, uzgodniona już z pięcioletnim planem strategicznym. Po kilku iteracjach zarząd w grudniu zatwierdza wersję ostateczną.

Zadanie polega na przełożeniu dyrektywy na praktykę. Dzieje się to pod przewodnictwem Christiana Malmberga jako CIO. "Zaraz po majowym zebraniu zarządu zasiadamy do skonkretyzowania linii strategicznych w formacie IT. A kiedy skończy się lato, wracamy do danych liczbowych" - wyjaśnia.

We wrześniu materiał wysyłany jest do jednostek biznesowych do zaopiniowania, a kiedy już zostanie przemaglowany na wszystkie strony, powstaje końcowa propozycja, którą przedstawia się zarządowi w listopadzie - wszystko po to, żeby zapewnić osiągnięcie założonych celów biznesowych. "Nasza praca w IT ma zawsze odzwierciedlać ogólne cele i zakładany zysk docelowy. Zakładamy osiągnąć 7 mld obrotu i 6-proc. margines zysków w 2013. Na taki cel się orientujemy i do tego dążę. Wszystkie nasze cele IT i plany operacyjne są temu podporządkowane" - podkreśla z mocą.

Prowadzenie działalności a projekt

Kwestią sporną pozostaje, co powinno wchodzić w budżet IT. Współcześnie technologia informacyjna to, jak wiadomo, nie tylko sprawa działu IT.

IT ma swój udział we wszystkich aspektach działalności.

Proffice rozgranicza "działalność operacyjną" i "projekt", należące do różnych procesów budżetowych. Bieżące koszty i ulepszenia, a więc budżet operacyjny, to, ile może kosztować PC i sieć, mają swój stały budżet, który zatwierdzany jest w sierpniu i należy to do mnie. Poza tym mamy roboczą listę projektów związanych z IT, za które jesteśmy współodpowiedzialni. To właśnie ten budżet jest teraz uzgadniany i zostanie przedstawiony zarządowi w listopadzie - wyjaśnia Christian Malmberg.

Czy tak powstały budżet jest sztywny, czy istnieje możliwość zmian? "Działalność operacyjna jest względnie stała, nie jest to coś, co by trzeba było co chwilę modyfikować. Ale gdyby coś się stało, na przykład kupilibyśmy jakieś przedsiębiorstwo albo drastycznie zmieniła się koniunktura, wtedy włączamy nasz ‘advisory board’ i rewidujemy plan" - wyjaśnia szef IT w Proffice. Z kolei projekty strategiczne mają raczej charakter "start-stop" i mogą ulegać zmianom w ciągu roku.

Własność i priorytety

Jako CIO, Christian Malmberg jest upoważniony do decydowania o budżecie operacyjnym. Budżet projektowy także planowany jest przez CIO, ale priorytety wyznacza kierownictwo, tak samo jak w przypadku innych, kluczowych inwestycji biznesowych. Wszystko w porozumieniu z PMO (Project Management Office), czyli Review Board, w którego skład wchodzą: CIO, CFO, HR, Dział Komunikacji oraz dwóch reprezentantów jednostek biznesowych.

PMO nie jest grupą zarządzającą - każdy projekt ma własną - tylko zajmuje się przeglądem projektów - podkreśla Christian Malmberg. "Spotykamy się co drugi tydzień, żeby skontrolować status bieżących projektów, dyskutujemy i wyznaczamy priorytety lub zamykamy projekty, gdy zachodzi taka potrzeba" - wyjaśnia.


TOP 200
Na ten temat
Magazyny CXO
Partnerzy Klubu CIO
O Klubie

Klub CIO to niezależna organizacja, która istnieje od 2003 roku. Powstał z inicjatywy International Data Group Poland S.A., amerykańskiego wydawnictwa, które prowadzi Kluby CIO w wielu różnych krajach.

Stworzony dla dyrektorów IT Klub CIO, to przede wszystkim dwie wartości najczęściej podkreślane przez samych członków Klubu. Po pierwsze - poszerzanie zakresu swojej wiedzy oraz - po drugie - możliwość spotkania się w swobodnej atmosferze, w gronie znakomitych menedżerów i porozmawianie o tym, co ważne dla każdego CIO.

Jak działa Klub CIO?
  • regularne spotkania w gronie kilkudziesięciu CxO (w większości CIO)
  • 2,5 godziny programu merytorycznego plus 1-2 godziny networkingu
  • spotkania w Warszawie i innch miastach (Gdańsk, Wrocław, i in.)
  • komunikacja w ramach grupy Klub CIO na LinkedIn
  • serwis cxo.pl – służy wymianie wiedzy, doświadczeń, przedstawia historie i dokonania członków Klubu CIO
  • udział w badaniach i dostęp do ich wyników – unikalne źródło wiedzy o opiniach i doświadczeniach innych CIO
Warto brać udział w Klubie CIO, aby
  • rozwijać wiedzę o dobrych praktykach zarządzania IT
  • wymieniać doświadczenia z najlepszymi CIO
  • zyskać uznanie na forum firmy i w społeczności IT
  • poprawiać własną skuteczność w realizacja celów IT i firmy
  • budować lepsze zrozumienie roli i zadań nowoczesnego CIO
  • uzyskać realny wpływ na strategię firmy