Wymagania rynku rosną nie tylko co do jakości produktu, ale również jego dostępności i czasu dostawy. O nich zaś decyduje jakość procesów logistycznych, czyli wszystkich czynności mających na celu dostarczenie właściwego produktu, we właściwym czasie, do właściwego miejsca.

Na jednym biegunie mamy rosnące wymagania klientów, na drugim zaś środki niezbędne do zaspokojenia tych wymagań. Oczywiste jest, że chcemy osiągnąć jak najlepsze efekty, jak najmniejszym wysiłkiem.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Rozwiązanie pragmatyczne

Powinno ono być rozumiane jako znalezienie punktu optimum pomiędzy spełnieniem wymagań rynku a kosztami i nakładami niezbędnymi do realizacji tego celu (rys.1). Jak określić wspomniany punkt optimum? Wymagania rynku wobec logistyki firmy dotyczą przede wszystkim szybkości i terminowości dostaw, dostępności towarów i informacji oraz elastyczności. Narzędziem służącym do spełnienia tych wymagań jest struktura logistyczna firmy: magazyn centralny, magazyny regionalne, ich lokalizacje, zastosowana w nich technika i zatrudniony personel. Oczywiste jest, że każdy z wymienionych czynników generuje koszty, a przedsiębiorstwo jest żywotnie zainteresowane minimalizacją tych kosztów. Ograniczenia te narzucają definicję celu strategicznego w logistyce: obsłużyć klienta jak najlepiej, jak najniższym kosztem. W praktyce oznacza to:

• zdefiniowanie wymagań klientów odnośnie poziomu obsługi

• właściwe zaplanowanie struktury dystrybucji

• określenie swego miejsca na rynku w obszarze konkurencji (benchmarking)

• optymalizację czynników generujących koszty w logistyce - personelu, infrastruktury, transportu, zapasów.

Koszty logistyki

Co to są koszty logistyki? Wychodząc od definicji logistyki, możemy powiedzieć, że są to wszystkie koszty związane z dostarczeniem właściwego produktu, we właściwym czasie, do właściwego punktu. Jeżeli spojrzymy na koszty logistyki z punktu widzenia czynników je generujących, możemy wyodrębnić ich następujące główne składniki:

• koszty zapasów

• koszty infrastruktury

• koszty personelu

• koszty transportu - w dystrybucji głównej (do magazynów regionalnych) i w dystrybucji końcowej (do klientów końcowych).

Każdy z tych składników jest w różnym stopniu wrażliwy na elementy różnicujące od siebie struktury sieci dystrybucji (rys.2). Dopiero wyodrębnienie tych składników, ich obliczenie oraz porównanie pozwala znaleźć punkt optimum. Niestety, wiele przedsiębiorstw zamiast prawidłowej analizy obiera drogę eksperymentowania na żywym organizmie, jakim jest struktura logistyczna. Przykład: zarząd firmy decyduje się na zamknięcie jednego z magazynów regionalnych, spodziewając się oszczędności dzięki cięciom w kosztach personelu i infrastruktury. Następuje jednak efekt odwrotny: przy utrzymaniu dotychczasowego poziomu serwisu znacznie wzrastają koszty transportu w dystrybucji końcowej i globalne koszty logistyki rosną. Drugi przykład: na podstawie analizy kosztów transportu firma z roku na rok zwiększa liczbę magazynów regionalnych. W pewnym momencie następuje jednak przekroczenie punktu optimum i pomimo w dalszym ciągu malejących kosztów transportu, globalne koszty logistyki zaczynają rosnąć.

Należy zwrócić uwagę, że podobne działanie w przypadku różnych przedsiębiorstw może przynosić odwrotne efekty. Nie ma uniwersalnej recepty. Na poszczególne elementy kosztów logistyki ma wpływ szereg czynników - struktura artykułów i zamówień, rozmieszczenie klientów i ich wymagania odnośnie serwisu dostaw, nośniki kosztów i ich alokacja oraz wiele innych. Rzetelna analiza wariantów struktury dystrybucji wymaga prawidłowego skonstruowania bazy danych, zastosowania właściwych narzędzi obliczeniowych oraz dysponowania dostępem do danych porównawczych i najlepszych praktyk. Dlatego projekt optymalizacji kosztów logistyki warto przeprowadzić ze wsparciem doradcy logistycznego.

Czy warto optymalizować?

Przedstawione w niniejszym artykule podejście do problemu analizy i optymalizacji kosztów logistyki wydaje się oczywiste, jednak w praktyce polskiego rynku rzecz się ma zupełnie inaczej. Tylko 40% badanych firm ocenia swoje koszty dystrybucji jako zadowalające, a aż 28% ich w ogóle nie bada. W szeregu przypadków bieżącej kontroli podlegają tylko niektóre pozycje kosztów logistyki, np. transport czy personel, co prowadzi do sytuacji opisanych powyżej. Jak widać, w kosztach logistyki tkwi znaczny potencjał, który można wykorzystać do uzyskania przewagi nad konkurencją, zwłaszcza w dzisiejszych warunkach, gdy niski popyt skutecznie hamuje wzrost cen.

Jakość logistyki

Redukując koszty, nie należy zapominać o jakości. Dlatego przeprowadzając projekt optymalizacyjny, należy najpierw zdefiniować wymagania odnośnie serwisu, dostępności towaru, przepływu informacji. Serwis określa, w jakim czasie od złożenia zamówienia klient otrzymuje dostawę. Np. serwis 24-godzinny oznacza dostawę w dniu następnym po złożeniu zamówienia, analogicznie serwis 48h to dostawa "na pojutrze". W praktyce przy definiowaniu serwisu najważniejsze jest określenie tzw. cut-off time, czyli terminu (godziny) przyjmowania zamówień do realizacji w danym serwisie. Wiele firm dystrybucyjnych deklaruje dostawy w serwisie 24h, natomiast dla klienta istotne jest, czy może złożyć zamówienie do 18.00, czy musi zdążyć do 14.00.

Zdefiniowany serwis oraz wymagania klientów odnośnie dostępności towaru narzucają wstępne wymagania co do lokalizacji magazynów regionalnych, transportu oraz miejsca składowania i poziomu zapasów. Efektywność, szybkość i niezawodność przepływu informacji w systemie dystrybucji ma z kolei wpływ na serwis, jaki firma jest w stanie zaoferować klientowi.

Optymalna struktura sieci dystrybucji

Jak widać, wiele czynników jakościowych wpływa na strukturę dystrybucji i są one ze sobą wzajemnie powiązane. Każdy z nich ma również wpływ na koszty logistyki. Aby dokonać wyboru najlepszego pod względem kosztowym i jakościowym systemu dystrybucji, należy przeanalizować i ocenić kilka wariantów rozwiązań. Z możliwych wariantów sieci dystrybucji należy wybrać warianty sensowne z praktycznego punktu widzenia, a następnie dla każdego z nich obliczyć koszty logistyki. Oprócz kalkulacji kosztów, alternatywy są oceniane pod względem nakładów, kryteriów jakościowych oraz ryzyka. Na bazie tej oceny wybrane zostaje rozwiązanie optymalne, dla którego określa się procedury i harmonogram wdrożenia. Kluczowe dla powodzenia projektu jest opracowanie bazy danych do planowania: identyfikacja poszczególnych składników kosztów logistyki, pozyskanie niezbędnych danych z systemu informatycznego, działu logistyki, kontrolingu, transportu itp. oraz weryfikacja poprawności danych. Niezbędna jest do tego biblioteka wielkości porównawczych i doświadczenie w ich interpretowaniu, czym dysponuje doradca logistyczny.

Bardzo często podczas studium optymalizacji sieci dystrybucji, a zwłaszcza jego pierwszej fazy (gromadzenia i analizy danych), ujawnia się szereg niedoskonałości procesów, wąskich gardeł czy parametrów znacznie odbiegających od normy. Taka identyfikacja słabych miejsc może stanowić zaczątek kolejnego projektu: optymalizacji procesów logistycznych. Tutaj również wsparciem może służyć firma doradcza, przeprowadzając audyt logistyczny.

Istotą doradztwa jest współpraca z klientem na zasadzie partnerstwa - doradca zapewnia know-how logistyczny i doświadczenie praktyczne z wielu projektów, klient zapewnia wiedzę na temat specyfiki przedsiębiorstwa i jego działalności. Obie strony włączają się we wspólny proces projektowy na zasadzie partnerskiej współpracy, każda ze stron dysponuje specyficznym know-how i różnymi zasobami wiedzy i doświadczeń. Doradca przejmuje na siebie główny ciężar prowadzenia projektu, spełniając z jednej strony funkcję moderatora i przewodnika, z drugiej zaś strony funkcję nadzorującą, gwarantując przebieg i zakończenie projektu zgodnie z oczekiwaniami zleceniodawcy.

Jak pokazały wspomniane wyżej badania, europejskie standardy logistyki są już w Polsce obecne, ale nie są jeszcze powszechne. Maksymalizacja jakości i minimalizacja kosztów logistyki jest, obok jakości i kosztów produkcji oraz innowacyjności rozwiązań, ważnym narzędziem walki konkurencyjnej. Coraz więcej polskich firm zauważa istnienie takich narzędzi i z powodzeniem je stosuje.