Danych przybywa lawinowo. Jak wynika z badań IBM, 90% wszystkich danych na świecie zostało wygenerowanych w ciągu ostatnich dwóch lat. Korzystamy już głównie z zapisów cyfrowych. Według analityków Gartnera, w ciągu najbliższych pięciu lat dane firm wzrosną o 800%. Jak wynika z badania Data Governance Survey 2013 przeprowadzonego przez Rand Secure Data, firmę zajmującą się dostarczaniem rozwiązań Data Governance, aż 26% firm posiada zasoby przekraczające już 500 TB danych, a tylko 8% ma ich mniej niż 1 TB. Przy tak rosnących wolumenach zarządzanie danymi to za mało, przedsiębiorstwa muszą dbać o ich jakość, sposób przechowywania, integralność, bezpieczeństwo i o sposób korzystania ze zgromadzonych zasobów. Dane to obecnie jeden z najcenniejszych (a czasem najcenniejszy) zasobów firm. Mają one fundamentalne znaczenie dla wszystkich operacji, analiz, statystyk i procesów. Zarządzanie jakością, spójnością i bezpieczeństwem danych przekłada się na sukces na rynku, zmniejsza też poziom ryzyka biznesowego. Jeśli dane nie będą odpowiedniej jakości, ich analiza nie przyniesie firmom większych korzyści i narazi je na dodatkowe koszty. Niewiarygodne, niekompletne lub słabej jakości dane, jak zbadało US Insurance Data Management Association, kosztują organizację od 15 do 20% ich operacyjnych budżetów. Co robić, by wydobyć z informacji to, co najistotniejsze, i chronić to, co najważniejsze? Z pomocą przychodzi Data Governence.

Dane w firmach opanowane częściowo

Data Governance to zestaw polityk i procesów, które pozwalają zapanować nad ilością i jakością danych w przedsiębiorstwie, dają pewność, że dane są prawidłowe i bieżące, niezduplikowane i przechowywane prawidłowo. Podnosi to znacznie bezpieczeństwo informatyczne i skuteczność biznesową firm. Narzędzia i metody Data Governance pozwalają użytkownikom biznesowym i działom IT pracować razem, nadzorować sposób korzystania ze zbiorów danych w ich organizacjach, zapewniają przestrzeganie regulacji i poprawiają system zarządzania informacją. Tylko w ścisłej współpracy można odpowiednio sklasyfikować dane i nadać im rangę stosownie do ich znaczenia. Obecnie, w dobie stale przyrastających różnorodnych wolumenów danych, coraz bardziej potrzebna jest organizacjom właściwa polityka Data Governance. Ważne, by rozumiały konieczność jej wdrożenia. Firma Rand Secure Data przeprowadziła w 2013 r. w organizacjach badanie dotyczące Data Governance. Pokazało ono, że choć sama koncepcja nie jest dla przedsiębiorstw nowa, jednak wciąż istnieje wiele obszarów, w których zarządzanie danymi jest niezadowalające i nieefektywne. Obszary wchodzące w skład polityki Data Governance, takie jak: archiwizacja, backup czy eDiscovery, nie spełniają oczekiwań i nie zawsze umożliwiają dostarczanie elektronicznych informacji w momencie, gdy są potrzebne. W ponad 32% firm odbudowa danych po ich całkowitej utracie zajęłaby od 5 do 10 dni. 20% nie ma rozwiązań eDiscovery, a 25% posiadających uznaje je za słabe.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Kompleksowa polityka Data Governance nie jest jeszcze standardem

Z badania wynika, że 44% przedsiębiorstw nie ma polityki Data Governance, pomimo że 82% z nich musi stosować się do zewnętrznych regulacji dotyczących danych elektronicznych – co ułatwiłaby im znacznie uporządkowana polityka wobec informacji. Średni budżet na DG wynosi od 200 tys. do 500 tys. USD na rok, może się wydawać, że to niemało. Trzeba jednak przypomnieć, że badano firmy duże z USA i Kanady, których średnie zyski wynosiły od 10 do 100 mln USD rocznie, a zatrudnienie wynosiło od 1000 do 5000 pracowników. Ponad 40% wskazało, że nie ma specjalnego budżetu na ten cel. Respondenci, którzy mieli wdrożone DG, w blisko 60% korzystali z rozwiązań DG w modelu chmury To zaskakujące, że 44% respondentów odpowiedziało, że nie ma w ich organizacji formalnej polityki DG, a 22% z nich nie planuje jej wprowadzenia. Jedynie 11% organizacji planuje wdrożyć ją w ciągu 6 miesięcy. Wszystkie organizacje spodziewają się wzrostu danych w kolejnym roku o 26 do 50%, a kilka z nich nawet o ponad 200%. Średni przyrost danych mieści się w przedziale od 20 TB do 50 TB. Taki wzrost danych powinien skłonić organizacje do stworzenia właściwej strategii DG i szybkiego jej wdrożenia. Mimo to aż 38% firm, które oczekują wzrostu danych powyżej 100% w ciągu roku, nie ma polityki DG.

Jak zbudować Data Governance

Polityka Data Governance jest obecnie wyjątkowo ważna dla organizacji. Bez niej przy ciągle wzrastającej liczbie coraz bardziej różnorodnych, także nieustrukturyzowanych danych trudno będzie ocenić ich wartość dla biznesu.

Rand Secure Data proponuje organizacjom podjęcie następujących kroków w celu poprawy zarządzania swoimi danymi:

1. Rozwijajcie oficjalną politykę Data Governance lub przewartościujcie obecną politykę.

Jeśli organizacja nie ma polityki DG, pierwszym krokiem do poprawienia stanu zarządzania danymi jest jej stworzenie. Jeśli organizacja taką politykę ma, warto przeanalizować i zrewaloryzować ją, by uzyskać pewność, że spełnia wszystkie potrzeby biznesowe i że dane będą dostępne zawsze, kiedy tylko zechcemy.

2. Uzyskajcie pewność, że wszyscy mają dostęp do Data Governance.

DG jest ważne dla wszystkich w waszej organizacji (od kadry zarządzającej po menedżerów IT oraz końcowych użytkowników), nie wolno przeoczyć ich potrzeb i wagi ich udziału w procesie decyzyjnym. Kiedy zaczniecie rozwijać politykę DG, miejcie pewność, że każdy w organizacji wie, jakie korzyści może z niej odnieść i że został w tym celu przeszkolony.

3. Miejcie pewność, że polityka DG jest skorelowana z regulacjami i wymogami prawnymi, które musi spełniać organizacja.

Niemal wszystkie organizacje muszą zarządzać swoimi danymi tak, by spełniały szereg regulacji prawnych i branżowych. Istotne jest, by polityka DG jasno precyzowała, jak to zagwarantować.

4. Rozważcie wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych.

Regularnie oceniajcie rozwiązania technologiczne, które zaimplementowaliście u siebie w celu wspierania polityki DG. Aby z sukcesem prowadzić tę politykę, rozwiązania muszą być efektywne i niezawodne.