Nadać wartość danym

Danych przybywa, ale ich ilość nie przekłada się na sukces przedsiębiorstwa. Aby stały się dla niego rzeczywistą wartością, muszą być dobrze sklasyfikowane. Organizacje wspomaga polityka Data Governance.

Czy twoja organizacja planuje wdrożenie polityki Data Governance?

(firmy, które nie mają obecnie

oficjalnej polityki GD)

36,4% tak, w czasie od pół roku

do jednego roku

39,7% za ponad rok

22,2% nie

10,8% w ciągu najbliższych 6 miesięcy

Jak długo twoja organizacja stosuje Data Governance?

(firmy, które wdrożyły politykę DG)

66,7% dłużej niż 2 lata

14,5% 1 rok–2 lata

10% 1 rok–1,5 roku

7,8% krócej niż 6 miesięcy

Jak istotna jest polityka Data Governance w twojej organizacji?

60% niezmiernie istotna

36% bardzo ważna

4% trochę istotna

0,5% nieistotna

Źródło: Rand Secure Data, Data Governance Survey 2013

Danych przybywa lawinowo. Jak wynika z badań IBM, 90% wszystkich danych na świecie zostało wygenerowanych w ciągu ostatnich dwóch lat. Korzystamy już głównie z zapisów cyfrowych. Według analityków Gartnera, w ciągu najbliższych pięciu lat dane firm wzrosną o 800%. Jak wynika z badania Data Governance Survey 2013 przeprowadzonego przez Rand Secure Data, firmę zajmującą się dostarczaniem rozwiązań Data Governance, aż 26% firm posiada zasoby przekraczające już 500 TB danych, a tylko 8% ma ich mniej niż 1 TB. Przy tak rosnących wolumenach zarządzanie danymi to za mało, przedsiębiorstwa muszą dbać o ich jakość, sposób przechowywania, integralność, bezpieczeństwo i o sposób korzystania ze zgromadzonych zasobów. Dane to obecnie jeden z najcenniejszych (a czasem najcenniejszy) zasobów firm. Mają one fundamentalne znaczenie dla wszystkich operacji, analiz, statystyk i procesów. Zarządzanie jakością, spójnością i bezpieczeństwem danych przekłada się na sukces na rynku, zmniejsza też poziom ryzyka biznesowego. Jeśli dane nie będą odpowiedniej jakości, ich analiza nie przyniesie firmom większych korzyści i narazi je na dodatkowe koszty. Niewiarygodne, niekompletne lub słabej jakości dane, jak zbadało US Insurance Data Management Association, kosztują organizację od 15 do 20% ich operacyjnych budżetów. Co robić, by wydobyć z informacji to, co najistotniejsze, i chronić to, co najważniejsze? Z pomocą przychodzi Data Governence.

Dane w firmach opanowane częściowo

Data Governance to zestaw polityk i procesów, które pozwalają zapanować nad ilością i jakością danych w przedsiębiorstwie, dają pewność, że dane są prawidłowe i bieżące, niezduplikowane i przechowywane prawidłowo. Podnosi to znacznie bezpieczeństwo informatyczne i skuteczność biznesową firm. Narzędzia i metody Data Governance pozwalają użytkownikom biznesowym i działom IT pracować razem, nadzorować sposób korzystania ze zbiorów danych w ich organizacjach, zapewniają przestrzeganie regulacji i poprawiają system zarządzania informacją. Tylko w ścisłej współpracy można odpowiednio sklasyfikować dane i nadać im rangę stosownie do ich znaczenia. Obecnie, w dobie stale przyrastających różnorodnych wolumenów danych, coraz bardziej potrzebna jest organizacjom właściwa polityka Data Governance. Ważne, by rozumiały konieczność jej wdrożenia. Firma Rand Secure Data przeprowadziła w 2013 r. w organizacjach badanie dotyczące Data Governance. Pokazało ono, że choć sama koncepcja nie jest dla przedsiębiorstw nowa, jednak wciąż istnieje wiele obszarów, w których zarządzanie danymi jest niezadowalające i nieefektywne. Obszary wchodzące w skład polityki Data Governance, takie jak: archiwizacja, backup czy eDiscovery, nie spełniają oczekiwań i nie zawsze umożliwiają dostarczanie elektronicznych informacji w momencie, gdy są potrzebne. W ponad 32% firm odbudowa danych po ich całkowitej utracie zajęłaby od 5 do 10 dni. 20% nie ma rozwiązań eDiscovery, a 25% posiadających uznaje je za słabe.

Zobacz również:

Kompleksowa polityka Data Governance nie jest jeszcze standardem

Z badania wynika, że 44% przedsiębiorstw nie ma polityki Data Governance, pomimo że 82% z nich musi stosować się do zewnętrznych regulacji dotyczących danych elektronicznych – co ułatwiłaby im znacznie uporządkowana polityka wobec informacji. Średni budżet na DG wynosi od 200 tys. do 500 tys. USD na rok, może się wydawać, że to niemało. Trzeba jednak przypomnieć, że badano firmy duże z USA i Kanady, których średnie zyski wynosiły od 10 do 100 mln USD rocznie, a zatrudnienie wynosiło od 1000 do 5000 pracowników. Ponad 40% wskazało, że nie ma specjalnego budżetu na ten cel. Respondenci, którzy mieli wdrożone DG, w blisko 60% korzystali z rozwiązań DG w modelu chmury To zaskakujące, że 44% respondentów odpowiedziało, że nie ma w ich organizacji formalnej polityki DG, a 22% z nich nie planuje jej wprowadzenia. Jedynie 11% organizacji planuje wdrożyć ją w ciągu 6 miesięcy. Wszystkie organizacje spodziewają się wzrostu danych w kolejnym roku o 26 do 50%, a kilka z nich nawet o ponad 200%. Średni przyrost danych mieści się w przedziale od 20 TB do 50 TB. Taki wzrost danych powinien skłonić organizacje do stworzenia właściwej strategii DG i szybkiego jej wdrożenia. Mimo to aż 38% firm, które oczekują wzrostu danych powyżej 100% w ciągu roku, nie ma polityki DG.

Jak duże zasoby danych znajdują się w twojej organizacji

ponad 500 TB 26%

100 do 500 TB 13%

50 do 100 TB 13%

20 do 50 TB 10%

5 do 20 TB 17%

1 do 5 TB 15%

mniej niż 1 TB 8%

Źródło: Rand Secure Data, Data Governance Survey 2013

Jak zbudować Data Governance

Polityka Data Governance jest obecnie wyjątkowo ważna dla organizacji. Bez niej przy ciągle wzrastającej liczbie coraz bardziej różnorodnych, także nieustrukturyzowanych danych trudno będzie ocenić ich wartość dla biznesu.

Rand Secure Data proponuje organizacjom podjęcie następujących kroków w celu poprawy zarządzania swoimi danymi:

1. Rozwijajcie oficjalną politykę Data Governance lub przewartościujcie obecną politykę.

Jeśli organizacja nie ma polityki DG, pierwszym krokiem do poprawienia stanu zarządzania danymi jest jej stworzenie. Jeśli organizacja taką politykę ma, warto przeanalizować i zrewaloryzować ją, by uzyskać pewność, że spełnia wszystkie potrzeby biznesowe i że dane będą dostępne zawsze, kiedy tylko zechcemy.

2. Uzyskajcie pewność, że wszyscy mają dostęp do Data Governance.

DG jest ważne dla wszystkich w waszej organizacji (od kadry zarządzającej po menedżerów IT oraz końcowych użytkowników), nie wolno przeoczyć ich potrzeb i wagi ich udziału w procesie decyzyjnym. Kiedy zaczniecie rozwijać politykę DG, miejcie pewność, że każdy w organizacji wie, jakie korzyści może z niej odnieść i że został w tym celu przeszkolony.

3. Miejcie pewność, że polityka DG jest skorelowana z regulacjami i wymogami prawnymi, które musi spełniać organizacja.

Niemal wszystkie organizacje muszą zarządzać swoimi danymi tak, by spełniały szereg regulacji prawnych i branżowych. Istotne jest, by polityka DG jasno precyzowała, jak to zagwarantować.

4. Rozważcie wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych.

Regularnie oceniajcie rozwiązania technologiczne, które zaimplementowaliście u siebie w celu wspierania polityki DG. Aby z sukcesem prowadzić tę politykę, rozwiązania muszą być efektywne i niezawodne.

Tomasz Żegleń, architekt rozwiązań korporacyjnych, Oracle Polska

Znaczenie programów Data Governance jest bardzo ważne dla organizacji, choć jak wynika z globalnego raportu biura analitycznego Ventana, w ciągu ostatnich dwóch lat ponad połowa firm nie wdrożyła u siebie jeszcze żadnych inicjatyw w tym zakresie. Procesy Data Governance są zjawiskiem stosunkowo nowym, a konieczność ich stosowania wynikła z pojawienia się ogromnych ilości danych używanych przez organizacje w ich działalności. Dawniej, gdy dane biznesowe były mało różnorodne, dział IT doskonale radził sobie z nimi samodzielnie i potrafił je prawidłowo spozycjonować do dalszego przetwarzania. W dobie Big Data taki model nie jest już możliwy. Dlatego potrzebne jest wdrażanie procesów Data Governance, w które zaangażowani są specjaliści zarówno od informatyki, jak od biznesu. Tylko w takiej ścisłej współpracy można odpowiednio sklasyfikować dane i nadać im rangę do ich znaczenia.

Firmy, które podchodzą poważnie do problemu zarządzania danymi biznesowymi, powołują w ramach swoich organizacji specjalne wydziały zarządzania danymi, do których przydzielani są eksperci IT, a także z działów zaopatrzenia, obsługi klienta, finansów czy sprzedaży, posiadający specyficzną wiedzę na temat branży, produktów, dostawców, pracowników.