MULTIMEDIALNE MUZEUM – wyzwania dla IT

Otwarte dla gości w październiku br. w Warszawie Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN robi wrażenie także skalą wykorzystania w muzealnej opowieści nowoczesnych technologii. Nad ich działaniem czuwa pion IT, którego szefem jest Paweł Fornalczyk.

Paweł Fornalczyk, szef IT w POLIN MHŻP

Paweł Fornalczyk, szef IT w POLIN MHŻP

Zarządza Pan Działem IT największego multimedialnego muzeum w Polsce.

Jest to też jedno z największych tego typu muzeów w Europie i na świecie. Ekspozycja multimedialna zajmuje 4,2 tys. mkw. powierzchni. Warto dodać, że muzeum jest w pełni przystosowane do zwiedzania przez osoby niepełnosprawne – odpowiednie podjazdy, windy między poziomami wystawy.

Proszę opisać muzeum liczbami.

W skład ośmiu galerii wchodzi 111 stanowisk pasywnych, 91 interaktywnych oraz 98 stanowisk dźwiękowych, wyposażonych w 122 projektory i 268 kontrolerów oraz 102 monitory, z czego trzy są transparentne. To wszystko składa się na 300 stanowisk audiowizualnych. Do tego dochodzi kompleksowy system kontrolerów sterujących oświetleniem wystawy.

Zobacz również:

Co steruje całością rozwiązania?

Przeznaczony do tego celu system centralny sterujący wszystkimi stanowiskami AV oraz oświetleniem.

Jakie są główne funkcje systemu centralnego?

System pozwala na kompleksowe zarządzanie treścią, wgrywanie i usuwanie treści merytorycznych na danym stanowisku, aktualizację aplikacji, umożliwia również włączenie i wyłączenie oświetlenia efektowego wystawy. Odpowiada za sterowanie stanowiskami multimedialnymi, czyli włączanie i wyłączanie stanowiska, regulację poziomu głośności, a ponadto za ustawianie harmonogramu zdarzeń na potrzeby muzeum. Gromadzi także informacje serwisowe o stanie monitorowanych urządzeń.

Kiedy zaczęła się Pana przygoda z Muzeum Historii Żydów Polskich Polin?

Wszystko zaczęło się w styczniu 2014 r. Zostałem zatrudniony w muzeum jako kierownik IT, pełniący jednocześnie rolę architekta korporacyjnego, a strategicznie najważniejszym moim zadaniem było właśnie skoordynowanie od strony informatycznej prac w muzeum związanych z przygotowaniem otwarcia wystawy stałej.

Ile osób ze strony IT obsługuje multimedialną wystawę?

Obecnie w dziale IT cztery osoby zajmują się zarządzaniem wystawą stałą i jedna osoba obsługą aplikacji stanowiskowych i systemu centralnego. Do tego dochodzi oczywiście zewnętrzna firma serwisowa, która wspomaga nas w zakresie utrzymania ciągłej sprawności urządzeń zainstalowanych na wystawie.

Jakie były i jakie są obecnie najważniejsze wyzwania dla IT?

Ponieważ dział IT początkowo nie miał skonkretyzowanej wizji ani operacyjnych możliwości wymaganych dla skutecznej realizacji tego projektu (np. nie było specjalistów do obsługi stanowisk AV), największym wyzwaniem było szybkie wypracowanie strategicznego kierunku działań w tym zakresie, a następnie konsekwentna i przede wszystkim terminowa realizacja zdefiniowanych celów, aż do ustalonej daty otwarcia wystawy stałej. Obecnie koncentrujemy nasze wysiłki na monitorowaniu stanu urządzeń oraz na działaniach proaktywnych mających na celu utrzymanie w jak najlepszym stanie technicznym wszystkich urządzeń i aplikacji, tak aby dać osobom zwiedzającym wystawę jak najwięcej wrażeń. Naszym celem jest zapewnienie 100% stałej dostępności wszystkich stanowisk dla zwiedzających.

Totalna jakość, czyli zero defektów?

Można tak powiedzieć. W przypadku podobnych placówek jest tak, że jeżeli nie działa 5% stanowisk, to zwiedzający wychodzi nieusatysfakcjonowany. Dlatego cały czas staramy się zrobić wszystko dla zapewnienia pełnej dostępności naszych stanowisk dla zwiedzających.

W przypadku podobnych placówek jest tak, że jeżeli nie działa 5% stanowisk, to zwiedzający wychodzi nieusatysfakcjonowany. Dlatego cały czas staramy się zrobić wszystko dla zapewnienia pełnej dostępności naszych stanowisk.

Jeżeli chodzi o rekrutację, jakie wymagania musieli spełniać kandydaci?

Zwracaliśmy uwagę nie tylko na kwalifikacje, wykształcenie i umiejętności, ale przede wszystkim na praktyczne doświadczenie w pracy przy podobnych instalacjach. W Polsce jest niestety niewiele podobnych do naszej placówek, tj. typowo multimedialnych, więc nie było to proste. Działaliśmy także pod presją czasu: od stycznia tego roku, wiedząc, że 28 października, czyli zadeklarowana publicznie data otwarcia wystawy, to termin nieprzesuwalny – byli zaproszeni ważni gości, więc wszystko musiało być zapięte na ostatni guzik, bez możliwości żadnego poślizgu czasowego. Dużym wysiłkiem organizacyjnym udało się nam dotrzymać założonego terminu.

Może wrócimy jeszcze do zakresu kompetencji zespołu w dziale IT.

Zespół IT podzielony jest na dwa piony. Pierwszy pion zajmuje się zapewnianiem usług IT związanych z bieżącą pracą wewnętrzną muzeum, natomiast drugi pion tworzą osoby odpowiedzialne za utrzymanie wystawy stałej w zakresie infrastruktury IT i AV, czyli m.in. za konfigurację urządzeń multimedialnych – jest to specjalistyczna wiedza, niewiele osób jest w stanie wykonywać podobne prace.

Czy członkowie Działu IT odpowiedzialni za wystawę stałą brali udział w dodatkowych specjalistycznych szkoleniach?

Tak, przede wszystkim w zakresie obsługi i administracji systemem centralnym. Nie było natomiast dodatkowych szkoleń technicznych, np. z konfiguracji i kalibracji projektorów, itp. Jak wspomniałem wcześniej, w procesie rekrutacyjnym przyjęliśmy założenie, że zatrudniamy pracowników z dużym doświadczeniem w instalacjach multimedialnych i dzięki temu możemy się dziś pochwalić zespołem naprawdę dobrych specjalistów dziedzinowych.

Czy to jest zespół międzynarodowy?

Nie, jest to zespół w 100% polski, ale w jego skład wchodzą osoby, które realizowały największe wykonywane dotychczas w Polsce instalacje multimedialne w muzeach. Przychodząc do Muzeum Historii Żydów Polskich Polin, chciały uczestniczyć w tym niecodziennym i rzadkim przedsięwzięciu, być jego częścią.

Jak udało się sprawić, że wszystko działa bez zarzutu?

Wyłącznie dzięki intensyfikacji i zrównolegleniu wielu zadań projektowych oraz dzięki zaangażowaniu wielu osób z różnych działów Muzeum, a także zewnętrznych firm wspomagających nas w zadaniach specjalistycznych projekt zakończył się sukcesem, który każdy zwiedzający może dziś podziwiać.

Jakie są reakcje zwiedzających?

Po pierwszych tygodniach udostępnienia wystawy uzyskujemy bardzo dużo pozytywnych opinii od zwiedzających. Jest tu tak dużo do zobaczenia, że jednorazowa wizyta nie wystarczy, aby zapoznać się z bogactwem eksponowanych treści – ludzie chcą do nas wracać. I taki był też zamysł, żeby nie było to muzeum do zwiedzania przez dwie godziny, tylko żeby ludzie chcieli tu wracać, spędzać czas z rodzinami i cały czas zdobywać nową wiedzę na temat historii Żydów, ale i historii Polski.

Nasza wystawa, co warto podkreślić, została dostrzeżona na całym świecie, pisze o nas prasa w wielu odległych krajach, np. w Tajlandii.

Audioguidy przygotowane są w trzech językach: w polskim, angielskim i hebrajskim. Czy przewidują Państwo tłumaczenie także na inne języki, np. na hiszpański?

Tak, przewodniki są obecnie dostępne w trzech językach. W przyszłości zostaną dodane kolejne języki. Celem zespołu merytorycznego przygotowującego wystawę było to, aby przewodniki w podstawowych językach wystawy były gotowe na dzień jej otwarcia. Opracowanie przewodnika w każdym kolejnym języku jest zadaniem wyjątkowo pracochłonnym, dlatego myślę, że wystawa będzie się w tym zakresie rozwijać stopniowo, zgodnie z identyfikowanymi potrzebami zwiedzających.

Która galeria jest najczęściej odwiedzana?

Wydaje mi się, że synagoga i ulica. Te ekspozycje robią chyba największe wrażenie na zwiedzających. Całość wystawy charakteryzuje się ogromną dynamiką prezentowanych treści i jest bardzo wciągająca.

Rzeczywiście, muzeum przenosi w inny świat. Spacer ulicą to jak przeniesienie się do innej czasoprzestrzeni. Jakimi środkami technicznymi udało się to osiągnąć?

Ulica składa się z 22 projektorów, trzech wzmacniaczy i pięciu głośników szerokopasmowych. Za obróbkę grafiki i geometrii, w tym wykorzystanie mappingu i blendingu, odpowiada aplikacja Watchout. Aplikacja ta wspomaga także sześć stacji graficznych w obróbce grafiki i geometrii.

Jakie są plany i pomysły IT na najbliższą przyszłość?

Planujemy wprowadzenie aplikacji mobilnych dostępnych dla wszystkich popularnych platform mobilnych. Myślę, że w około pół roku jesteśmy w stanie taką aplikację przygotować. Mamy już nawet koncepcję merytoryczną aplikacji oraz przygotowany plan realizacyjny zarówno od strony merytorycznej, jak i od strony technologicznej. W IT są osoby, które będą mogły efektywnie ten projekt poprowadzić. Aplikacja będzie swoistym uzupełnieniem treściowym wystawy stałej dla zwiedzających.

Największy i najważniejszy dla całości muzeum jest obecnie projekt digitalizacji zbiorów materialnych oraz niematerialnych. Została już opracowana analiza przedwdrożeniowa i jesteśmy w trakcie przygotowywania kolejnych dokumentów projektowych przewidzianych planem prac.

To znaczy, że IT zaangażowane jest również w działalność marketingową muzeum i wystawy stałej?

Jako IT, pełnimy rolę wspierającą, tym samym mamy wiele projektów wspólnych z innymi komórkami organizacyjnymi, zwłaszcza z działami prowadzącymi działania marketingowe muzeum. Prowadzimy przedsięwzięcia związane z przygotowaniem nowych portali internetowych, aplikacji mobilnych, pracujemy też nad różnymi systemami wewnętrznymi wspierającymi prace administracyjne placówki. Oczekiwania pracowników w zakresie wsparcia narzędziowego (informatycznego) realizowanych projektów i prac są spore, staramy się je realizować w miarę naszych możliwości. Z drugiej strony dział IT jest również często pomysłodawcą nowych rozwiązań, dotyczących głównie narzędzi pozwalających na usprawnienie prac muzeum.

Które z przygotowywanych obecnie przez IT projektów należy uznać za największe?

Największy i najważniejszy dla całości muzeum jest obecnie projekt digitalizacji zbiorów materialnych oraz niematerialnych. Dla tego projektu została już opracowana analiza przedwdrożeniowa i jesteśmy w trakcie przygotowywania kolejnych dokumentów projektowych przewidzianych planem prac.

Na kiedy jest przewidziana digitalizacja zbiorów?

Projekt ten jest naszym głównym celem zadaniowym na kolejny rok, ale ze względu na rozmiar przedsięwzięcia niewykluczone, że jego realizacja zakończy się dopiero w roku 2016.

A jakie są dalsze plany?

Poza digitalizacją chcemy również wdrożyć system do zarządzania relacji z naszymi parterami (CRM), narzędzia do zarządzania zasobami i wydarzeniami w muzeum. W toku przygotowania jest również rewitalizacja obecnych portali internetowych oraz stworzenie dwóch zupełnie nowych platform edukacyjnych wraz z aplikacjami mobilnymi. Na realizację tych zadań potrzeba czasu i sporych zasobów, ale planujemy ambitnie finalizację tych przedsięwzięć w roku 2015.

Paweł Fornalczyk,

kierownik Działu IT, architekt korporacyjny w Muzeum Historii Żydów Polskich Polin. Menedżer z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu działami informatyki w dużych firmach produkcyjnych i handlowych, kierownik wielu projektów wdrożeniowych rozwiązań IT klasy: ERP, BI, EOD, ESB, B2B, system wydruku, vanselling. Poprzednio był m.in. kierownikiem IT w Stowarzyszeniu Filmowców Polskich – Związku Autorów Producentów Audiowizualnych, dyrektorem ds. IT w PHP Polski Tytoń SA. Posiada liczne certyfikaty: ITIL v3, Prince2, OCP, MCSE, CNA. Jest absolwentem Wydziału Informatyki Wyższej Szkoły Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi i studiów podyplomowych na kierunku zarządzanie na Uniwersytecie Warszawskim.

Jaka jest ochrona przed ewentualnymi atakami cyberprzestępców?

Wystawa stała jest odpowiednio zabezpieczona (separowana), więc nie ma możliwości nieautoryzowanego dostępu zewnętrznego. Niemniej cały czas staramy się doskonalić systemy zabezpieczeń muzeum.

Czy planują Państwo udostępnienie zwiedzającym drukarek 3D?

Nie wykluczamy takiej możliwości w przyszłości – teraz jesteśmy jednak dopiero kilka tygodni po wielkim otwarciu wystawy i naszą główną troską jest jej w pełni stabilne działanie i pełna dostępność dla zwiedzających. Zapewniam Panią, że pomysłów rozwojowych mamy wiele.

Proszę jeszcze o podanie liczby osób zwiedzających wystawę stałą.

Pierwszego dnia otwarcia wystawę obejrzało aż 7 tys. osób. Jednorazowo może być na terenie wystawy ok. 800 zwiedzających. Ocenia się, że w ciągu roku odwiedzi nas nawet ok. 500 tys. osób. Serdecznie zapraszamy!