Integrowanie celów zespołowych

Rolą szefa IT jest zapewnienie, że cały zespół podąża w jednym kierunku. Dlatego tak ważne jest zebranie całego zespołu i uzgodnienie celów. Wspólne podejście do realizacji strategii firmy i działu zapewnia w przyszłości znaczne zmniejszenie liczby nieporozumień, sprzeczek, obarczania kolegów odpowiedzialnością. Częstym problemem w realizacji projektów IT jest brak jasnej odpowiedzialności ludzi za realizację projektu. Tester twierdzi, że sprawdził dobrze. Programista uważa, że gdyby tylko dostał dobrą specyfikację, byłby w stanie oddać szybciej program. Analityk narzeka na klientów wewnętrznych. Projekt przeciąga się w czasie. Nie wiadomo, kto za to odpowiada. Menedżer projektu odpowiada za raportowanie statusów: "przecież raportuje zgodnie z tym, jak jest, zespół działa nieefektywnie, ale to wina szefa działu". Co zrobić, aby zmienić podejście ludzi?

Po pierwsze, każdy z menedżerów organizacji IT powinien zrozumieć, że sukces zależy od tego, jak wszyscy podejdą do pracy. Koncentracja na swoim podwórku sprawia, że reszta robi to samo. Przestajemy wtedy mówić o organizacji IT. Zaczyna się działanie silosowe. Każdy robi swoje, a wynik ostateczny jest marny. Można to przerwać przez skuteczne wdrożenie MBO na poziomie celów zespołowych. Szef organizacji powinien poświęcić dużo uwagi zdefiniowaniu spójnych celów zespołu. Uzmysłowienie ludziom, że cały dział, firma zmierza do wspólnego celu, powinno być jego priorytetem. Dzięki umiejętnemu przeprowadzeniu warsztatów definiowania celów zespołowych organizacja przestaje tracić czas na pozorowanie pracy i biurokrację.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Komunikowanie sukcesów i niepowodzeń

Istotnym aspektem zarządzania przez cele jest komunikowanie zespołowi pozytywnych rezultatów pracy. Większość menedżerów skupia uwagę na tym, co nie działa i czego nie udało się osiągnąć. Ludzie przyzwyczajają się, że jak jest dobrze, to nic się nie dzieje, a jak jest źle, to szef zwraca uwagę. Jeżeli nie doceniamy pozytywnych efektów, ludzie stwierdzą, że nie warto się starać. Koncentracja na negatywnych wydarzeniach sprawia, że cały zespół traci wiarę i motywację. Niewiele osób lubi pracować w nieprzyjaznej atmosferze. Motywacja wzrasta, kiedy wiemy, że coś nam się udało. Dlatego czasami dobrze jest dostrzec fragmentaryczne rezultaty i korzyści z pracy i je docenić. Braki i niedoskonałości zostaną skorygowane przy kolejnym podejściu. Przyjęcie pozytywnej strategii nakłania ludzi do dawania z siebie więcej. Menedżerowie chcą, aby pracownicy brali na siebie więcej obowiązków. Zależy im, by zespół był gotów zrobić więcej, niż przewiduje norma. Jak można wydobyć z zespołu większą odpowiedzialność i zaangażowanie, jeżeli karze się za błędy? Stworzenie kultury pracy, która pozwala ludziom na popełnianie błędów, podnosi ich skłonność do podejmowania ambitnych zadań. Dostrzeganie pozytywnych rezultatów pozwala na podtrzymanie dobrej relacji, zaangażowania i motywacji. Pracownik sam dostrzeże, że czegoś zabrakło i zaplanuje działania naprawcze.

Potrzebne jest wdrożenie regularnych spotkań menedżerów z pracownikami, które mają na celu bieżące weryfikowanie postępów oraz wspieranie w rozwiązywaniu problemów. Mało który menedżer ma czas na spotkania indywidualne z każdym ze swoich pracowników. Menedżer każdego szczebla powinien spotkać się z każdym swoim pracownikiem przynajmniej raz na dwa tygodnie. Brak czasu sprawia, że ludzie działają mniej efektywnie. Menedżer ma wtedy więcej problemów i jeszcze mniej czasu. To błędne koło należy przerwać.