Zmiany w organizacji

Sama potrzeba integracji ujawnia się wskutek poszukiwania przez uczestników korzyści biznesowych. Aby w pełni wykorzystać efekty integracji technologicznej, powinna ona być poprzedzona integracją procesową. Ten sposób podejścia skłania uczestników do wspólnej analizy swoich procesów, a więc także ujawnienia ich przebiegu w obrębie przedsiębiorstwa przed innymi, a następnie szukanie możliwości ich skrócenia, bądź też nawet wyeliminowania niektórych podprocesów, które w niewielkim stopniu tworzą wartość w całym łańcuchu dostaw. Integracja systemów IT jest na ogół związana ze zmianami wśród uczestników. Mogą one mieć charakter organizacyjny, ale również dotyczyć przebiegu niektórych podprocesów, np. obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie, systemów kontroli, sposobu generowania raportów zarządczych czy zasad wpisywania informacji do baz danych. Podstawowym ryzykiem, które może się ujawnić na tym etapie podejmowania decyzji, jest pominięcie bądź zbyt małe włączenie zespołów informatycznych w tworzenie powyższego rozwiązania. W obecnej sytuacji należy zauważyć, że zmienia się rola tych zespołów. Coraz częściej, wobec wzrostu stopnia uzależnienia biznesu od sprawności systemów IT, od informatyków oczekuje się nie tylko reaktywnej reakcji na zgłaszane potrzeby, ale również twórczego kreowania rozwiązań systemowych w powyższym zakresie. W efekcie prowadzi to do znacznego rozszerzenia kompetencji tych osób i lepszego rozumienia istoty działalności przedsiębiorstwa. Ten trend wkomponowuje się w ogólnie występujące zjawisko - pracownika wielofunkcyjnego, który jest w stanie nie tylko wykonywać określoną czynność, ale w razie potrzeby może działać na innym stanowisku, rozumiejąc swoją rolę w procesie, w którym bierze udział.

Dokujemy procesy

Niekiedy wśród klientów firm logistycznych pojawia się opinia, że procesy zachodzące u operatora logistycznego powinny zostać tak zbudowane, aby łatwo je było "zadokować" do procesów klienta. Ten sposób spojrzenia na procesy określa czołową rolę klienta w całym łańcuchu/sieci dostaw, jako jego lidera. W rzeczywistości coraz częściej zdarzają się przypadki, gdy rola architekta zostaje przekazana operatorowi logistycznemu, który dzięki swojej wiedzy i kompetencji powinien stworzyć takie rozwiązanie dotyczące przebiegu procesów, przy utrzymaniu jakości i niskich kosztów, aby było ono optymalne z punktu widzenia całej sieci (wszystkich uczestników). Operator nie przejmuje jednak roli w pełni usługodawczej w stosunku do klienta (tak jak to wyglądało w przeszłości), ale również uzgadnia z klientem sposób działania, pokazując, jakimi narzędziami może dysponować. Czyli ostateczny parametr oceny stopnia realizacji celu jest wypadkową oczekiwań klienta i możliwości operatora. Jeśli zatem klient oczekuje bardziej zaawansowanych narzędzi, wówczas strony zastanawiają się, w jaki sposób podzielić się kosztami związanymi z ich zastosowaniem.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Jednym z kluczowych czynników, decydującym o przyjętym przez uczestników łańcucha/sieci rozwiązaniu, jest dostępność systemu (możliwość użycia systemu przez upoważnione osoby w określonym czasie). Bardzo wysokie parametry w tym obszarze wiążą się na ogół z wysokimi kosztami i koniecznością ponoszenia dodatkowych inwestycji. Konieczne jest zatem ustalenie, kto i w jakiej wysokości jest w stanie ponieść te inwestycje, aby uzyskać określony poziom parametru. Po bliższej analizie może się okazać, że ostatecznie uczestnicy akceptują niższy poziom parametru, ponieważ dodatkowe koszty nie wpływają w istotny sposób na zmniejszenie ryzyka.

Bezpieczeństwo informacji

Jakość i dostępność informacji uznajemy za kluczowe czynniki efektywnego zarządzania zintegrowanym łańcuchem dostaw. Operator logistyczny, będący ogniwem spajającym poszczególne elementy łańcucha, powinien zapewnić przepływ rzetelnych i dokładnych informacji pomiędzy wszystkimi jego uczestnikami. Podstawą tego procesu jest stworzenie wewnątrz firmy procedur, które zapewniają właściwy poziom bezpieczeństwa. Można to osiągnąć poprzez określenie jasnych zasad polityki bezpieczeństwa informacji oraz stworzenie odpowiednich stanowisk, które zapewniają sprawne jej funkcjonowanie. Jeśli bezpieczeństwo jest kluczowe dla firmy, wówczas administrator bezpieczeństwa systemów, niezależny od zespołu IT, podlega bezpośrednio zarządowi. Zgodnie z PBI każdy krytyczny system informatyczny powinien mieć zdefiniowane wymogi bezpieczeństwa w zakresie dostępności, poufności i integralności, które z biznesowego punktu widzenia są postrzegane jako wymogi jakościowe tych systemów.

Poufność informacji oznacza zabezpieczenie ich przed niepowołanym dostępem, zarówno z zewnątrz, jak też i wewnątrz firmy. W dobrze zabezpieczonych systemach istnieją odpowiednie procedury, w których jasno jest powiedziane, kto (jaki szczebel w firmie) ma dostęp do określonych informacji. Jednocześnie konieczne jest także rozdzielenie zasad podglądu informacji od możliwości dokonywania w nich zmian.

Integralność systemu związana jest z brakiem zakłóceń między podsystemami, które zostały ze sobą połączone. Tak jak wcześniej zostało powiedziane, bardzo często firmy mają układ kilku działających ze sobą podsystemów, które zostały dedykowane dla określonych działań przedsiębiorstwa. Jeśli zakłócenia w przekazywaniu danych wystąpią już na poziomie podsystemów, to ryzyko wystąpienia ich przy integracji z systemami klienta (najczęściej również kilkoma) jest zdecydowanie wyższe.

Gdzie szukać "błękitnego oceanu" w logistyce?

Zastanawiając nad inspirującymi wyróżnikami w logistyce, można, nieco modyfikując powiedzenie Kubusia Puchatka, uznać, że im bardziej ich szukamy, tym bardziej ich nie ma. Dla mnie oznacza to postępujący proces standaryzacji nie tylko produktów, ale również usług. Coraz trudniej wyróżnić się na rynku. Warto jednak szukać inspiracji w wykorzystaniu i zarządzaniu nowymi technologiami, w wykorzystaniu w większym stopniu wiedzy, często dostępnej wśród własnych pracowników, budować kulturę nastawioną na innowację. Nowe technologie informacyjne w logistyce, o których pisałam, oznaczają nie tylko wykorzystanie nowoczesnych narzędzi IT, ale przede wszystkim są oparte na innym podejściu do ich roli w budowaniu wartości przedsiębiorstwa. W efekcie w wyniku dynamicznego rozwoju IT następuje zmiana modelu biznesowego. Wymaga to z jednej strony osiągnięcia wysokiego poziom nasycenia informatyką działań realizowanych w obrębie łańcucha dostaw, z drugiej zaś - wzrostu świadomości zarówno po stronie IT, jak i zespołów biznesowych o wzajemnej roli i przenikaniu się tych dwóch obszarów.

<hr>

Autor jest kierownikiem Zakładu Transportu Międzynarodowego i Logistyki Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.