"Mieliśmy ciekawy rok" - od wielu lat Tadeusz Rogaczewski w podobny sposób rozpoczyna rozmowę o tym, co wydarzyło się w firmowej informatyce. Ważnych wydarzeń nie brakowało także w 2011. Wiosną LOTOS ukończył Program 10+, największy program inwestycyjny w Polsce ostatniej dekady, w czasie, gdy cała gospodarka przechodziła przez kryzys. Grupa LOTOS zaczęła rozwijać intensywnie rozwiązania portalowe, które to wspierają pracę zespołową oraz mechanizmy społecznościowe.

"Wiadomo, że 2011 był trudnym rokiem. Czy 2012 będzie lepszy? Sytuacja na europejskich rynkach może pogorszyć koniunkturę gospodarczą na polskim rynku. Cała firma, w tym również IT, musi przygotować się do tego.

Zarząd LOTOSU postanowił wdrożyć Program Optymalnej Ekspansji w celu utrzymania tempa rozwoju przy jednoczesnym niwelowaniu negatywnego wpływu obecnej sytuacji rynkowej. To także program dalszego przygotowywania się na czasy dekoniunktury. To podstawowy kierunek dla IT" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

W szczegółach przekłada się to na cele bardziej konkretne: wsparcie sprzedaży - ze względu na to, że rynek jest mniej chłonny, oraz zaangażowanie IT w działania na rzecz obniżenia kosztów funkcjonowania, podwyższenia efektywności i podniesienie sprawności zarządzania. "Nasz biznes nie jest tak dynamiczny w zakresie nowych produktów oferowanych na rynek jak w przypadku telekomów czy banków, ale i tak rozwija się bardzo mocno. IT nieustannie zwiększa liczbę i poszerza zakres usług na spółki Grupy LOTOS" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

Widok z kapitańskiego mostka

Dość powiedzieć, że Biuro zrealizowało w 2011 około 30 dużych projektów. By wymienić ważniejsze działania: w obszarze biznesowym - m.in. wdrożenie SAP PM (ASAP) w pionie techniki, rozwój Systemu Logistyki Kolejowej dla Lotos Kolej, czy 60 podprojektów SAP na podstawie karty zmian; w obszarze infrastruktury i bezpieczeństwa - m.in. system zarządzania tożsamością IDM, system zarządzania ryzykiem korporacyjnym ERM, rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa informacji DLP, integracja infrastruktury IT w pionie wydobywczym; w obszarze organizacyjnym - centralizacja obsługi LOTOS Petrobaltic i spółek zależnych LOTOS Petrobaltic.

IT w Grupie LOTOS ma działać, jak dobrze naoliwiona maszyna, choć może się także nasuwać skojarzenie z pracą nowoczesnego, zautomatyzowanego i skomputeryzowanego supertankowca. Załogi tych jednostek są nieliczne, ale spełniają najwyższe wymagania pod względem kompetencji i cech charakteru. "Moją rolą nie jest bezpośrednie kierowanie projektami, ale zarządzanie zespołem, którego członkowie prowadzą poszczególne projekty. Przy presji na wykonanie zadania, najistotniejsze jest prawidłowe dysponowanie czasem pracowników i bardzo dobre motywowanie" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

Biuro Zarządzania Informatyką (Zespół ds. Infrastruktury IT i Administracji, Zespół ds. Rozwoju Systemów - łącznie 18 osób) odpowiada za zarządzanie obszarem informatyki grupy kapitałowej we wszystkich obszarach. W spółkach LOTOS Petrobaltic i LOTOS Paliwa pozostały kilkuosobowe zespoły IT dedykowane do obsługi specjalistycznych systemów (geologia i sprzedaż detaliczna na stacjach paliw). Biuro odpowiada za cały proces: planowanie i nadzór budżetów spółek, wybór rozwiązań i dostawców, nadzór nad realizacją projektów, bezpieczeństwo IT współpracując z pełnomocnikami ds. IT w spółkach Grupy.

Korzyści totalne

Rozwiązanie ERM, to kompleksowe wsparcie korporacyjnego zarządzania ryzykiem. Dłuższy czas Biuro Zarządzania Informatyką we współpracy z Biurem Zarządzania Procesami przygotowywało się do realizacji tego zagadnienia. Dokładne rozpoznanie rynku dowiodło, że brak rozwiązania sprawdzonego w branży przemysłowej. Brak dobrych referencji. "W obszarze ryzyka w sektorze przemysłowym dominują rozwiązania własne i na takie się zdecydowaliśmy. Efektem jest własne, dedykowane rozwiązanie w oparciu o najlepsze standardy. To duży postęp, bardzo perspektywiczne, poszerzające możliwości całej firmy rozwiązanie" - cieszy się Tadeusz Rogaczewski.

Przykładem konsekwentnego rozwijania infrastruktury w oparciu o centralny system SAP, wdrożonego w 2009 r. jako Zintegrowany System Informatyczny, jest - SAP Business Objects Access Control w obszarze procesów finansowych, zakupowych i sprzedażowych do zarządzania ryzykiem nadmiarowego dostępu użytkowników systemów oraz FireFighter do zarządzania dostępem uprzywilejowanym - dla konsultantów do systemów produkcyjnych SAP. "To element stałego pokrywania kolejnych obszarów i procesów biznesowych, dodawania usług, które najlepiej w danym momencie przysłużą się biznesowi. Narzędzia klasy GRC do zarządzania uprawnieniami i rolami w SAP przynoszą podniesienie poziomu dojrzałości kontroli w ramach spółek" - wyjaśnia Tadeusz Rogaczewski.

I wreszcie dowód, na znakomite wsparcie biznesu całej Grupy Kapitałowej. LOTOS Kolej to drugi pod względem wielkości przewoźnik towarowy w Polsce,. Należy do najlepszych przewoźników krajowych, regularnie otrzymuje nagrody za jakość i terminowość usług, realizuje usługi dla spółek Grupy i dla klientów zewnętrznych. "To min. zasługa Systemu Logistyki Kolejowej. W 2011 dodaliśmy szereg nowych funkcjonalności. Najważniejszym kierunkiem jest automatyzacja: pozbycie się pracy ręcznej, papierowej przy planowaniu logistyki, rozwój elektronicznego obiegu dokumentacji" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

Sukces z ludzkiego klucza

Trudno nie dostrzec, że klucz do sukcesu IT w Lotosie spoczywa w rękach Tadeusza Rogaczewskiego. Jak sam podkreśla, szczególnie ostatnie 9 lat było intensywne i owocne pod względem zbieranych doświadczeń, doskonalenia biegłości przez Biuro Zarządzania Informatyką. Należy dodać, że Tadeusz Rogaczewski pracuje w informatycznych strukturach koncernu zdecydowanie dłużej - od początku kariery zawodowej, 32 lata. To ewenement w branży, ale zdarzenie wpisujące się w kulturę samego LOTOSU. Pracownik związany z firmą jest w cenie. "Od funkcji specjalisty, kierownika działu, szefa biura, do obecnej funkcji Dyrektora Biura Zarządzania Informatyką pracuję ze stabilnym zespołem. Ponad połowa zespołu ma za sobą więcej niż 10 lat pracy w IT Grupy LOTOS, a jest też sporo ze stażem ponad 20 letnim. Stawiamy też na młodzież, która wnosi do zespołu nowe pomysły. Wszyscy są związani z naszą firmą i to dzięki ich zaangażowaniu i umiejętnościom możemy obsługiwać biznes tak małym zespołem" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

Na niekwestionowaną pozycję lidera IT zapracował obierając perspektywę całej firmy w zarządzaniu podległym sobie obszarem. Ścisła współpraca z kluczowymi przedstawicielami biznesu oparta jest na formalnych kontaktach podczas posiedzeń komitetów, ale też, a może i bardziej, na osobistych, dobrych relacjach z biznesem. "Kluczem do naszych sukcesów, do wspólnych sukcesów Biura i firmy, jest dobra współpraca z biznesem. Zyskaliśmy i zabiegamy jak o najcenniejsze dobro o dobre, efektywne relacje z menedżmentem odpowiedzialnym za operacje, finanse. Wymieniając komórki biznesowe, z którymi rozmawiamy, współpracujemy, należałoby wymienić zdecydowaną większość. Zyskaliśmy zainteresowanie i zaangażowanie tych osób do współpracy przy rozwijaniu systemów i usług IT" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

Jednym z dowodów - i zarazem sposobów - na zaangażowanie użytkowników biznesowych w rozwój informatycznych narzędzi do zarządzania jest kariera platformy SharePoint w Grupie Lotos. "Dzięki współpracy IT i biznesu powstało około 80 rozwiązań portalowych realizujących rozmaite wewnętrzne funkcje" - mówi Tadeusz Rogaczewski. Drugim filarem jest akceptacja zarządu. I - jasno określone zadania. "To przekłada się na szybkość decyzji. Im szybciej, tym oczywiście łatwiej. Dzięki temu możemy być lepsi" - mówi Tadeusz Rogaczewski.

Stabilizacja zespołu i konsekwentnie budowana infrastruktura IT do wsparcia biznesu przynosi stały wzrost znaczenia IT w firmie. "Zdecydowanie wzrosła ranga IT w firmie. Obecnie zarządzamy informatyką w całej Grupie Kapitałowej LOTOS" - mówi Tadeusz Rogaczewski. Dokonano centralizacji, poprzez scedowanie zarządzania IT na Biuro Informatyki. "Obsługujemy kilkanaście spółek grupy, w tym zlokalizowane zagranicą. Zapewnienie jakości i dostępności systemów IT na poziomie wymaganym przez biznes, przy wciąż nielicznym zespole, to sukces Biura. Umożliwiając całej Grupie LOTOS korzystanie z najnowocześniejszych technologii stwarzamy szanse do skutecznego konkurowania na rynku - to jednak najważniejszy, najcenniejszy probierz naszego znaczenia dla firmy" - podsumowuje.