Elektroniczny obieg dokumentów

Dostęp do dokumentów systemowych przez intranet jest wystarczający w instytucjach, firmach usługowych i w tych zakładach przemysłowych, które produkują ciągle to samo. W firmach przemysłowych o zmiennej produkcji na pierwszy plan wysuwa się potrzeba nadzorowania dokumentacji procesów produkcyjnych i produktów. Oprogramowanie wspomagające potrzeby w tym zakresie powinno zapewniać kontrolę dostępu do elektronicznych dokumentów i ich używania. Powinno także przechowywać historię tworzenia, sprawdzania, zatwierdzania, dystrybuowania i wprowadzania zmian w tychże.

To z kolei wymaga pewnej formy elektronicznego obiegu dokumentów. Oprogramowanie o takiej funkcjonalności pozwala na wprowadzenie nowego lub zmienianego dokumentu w obieg o zdefiniowanej uprzednio i wysoko zautomatyzowanej ścieżce. Poprzez intranet lub Internet osoby odpowiedzialne monitorują postęp w zakresie sprawdzania i zatwierdzania zmian. Z kolei osoby sprawdzające i zatwierdzające zmiany są automatycznie powiadamiane o operacjach do wykonania.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Po zatwierdzeniu zmian, użytkownicy dokumentu są informowani o pojawieniu się nowej edycji. Po zapoznaniu się ze zmianami, potwierdzają przyjęcie tych do wiadomości. Skrócenie czasu realizacji procesu zmian jest jedną z głównych korzyści wdrożenia systemu nadzorowania dokumentacji. Przekonała się o tym firma Diagnostic Ultrasound Corp. z Seattle w Stanach Zjednoczonych, produkująca aparaturę medyczną. Przed wdrożeniem systemu zmiana dokumentacji zajmowała co najmniej i w najlepszym przypadku trzy dni. Powodowało to ciągłe protesty zainteresowanych pracowników i stały niepokój kierownictwa. W proces kontroli zmian dokumentacji były zaangażowane dwie osoby w pełnym wymiarze godzin. Obowiązującą procedurę rozumieli i potrafili zrealizować nieliczni wybrańcy.

W konsekwencji proces wprowadzania zmian w dokumentacji stał się wąskim gardłem wprowadzania na rynek nowych wyrobów. Wdrożenie systemu elektronicznego nadzorowania dokumentacji zmieniło tę sytuację radykalnie. W związku z wdrożeniem oprogramowania przeszkolono więcej pracowników w zakresie tajników procesu zmian. Dzięki szkoleniom i zastosowanemu narzędziu w każdym departamencie obecnie jest osoba, która może zmienić dokument i uruchomić jego obieg.

Cykl sprawdzania i zatwierdzania został skrócony do jednego dnia. Umożliwiło to trzykrotne zwiększenie przepustowości procesu zmian. Osoby, zaangażowane w jego administrowanie, poświęcają na to zaledwie 5 godz. tygodniowo. Dodatkowe efekty pojawiają się w przypadku geograficznego rozproszenia jednostek organizacyjnych firmy. Zaobserwowano je np. w wielozakładowej firmie Defiance Metals z Defiance w Stanach Zjednoczonych. Firma ta produkuje części samochodowe i posiada certyfikat QS-9000. Administrator aplikacji jakościowych w tej firmie do efektów wdrożenia zalicza:

zmniejszoną pracochłonność procesu zmian;

brak wykrywanych niezgodności po wdrożeniu oprogramowania;

benchmarking między zakładami;

wyeliminowanie podróży w związku z monitorowaniem nadzorowania dokumentacji;

wyeliminowanie mało produktywnych spotkań zespołów na temat zmian w dokumentach;

opracowanie standardowych formularzy dla całej firmy;

synchronizację wymiany kopii nadzorowanych we wszystkich departamentach i zakładach;

zwrot kosztów po mniej niż sześciu miesiącach.

Sukces kulturalnych

Firma certyfikująca BVQI niedawno zbadała swoją bazę klientów z punktu widzenia zastosowań informatyki. Analiza nie wykazała zależności pomiędzy wielkością firmy i profilem działalności a stosowaniem oprogramowania wspomagającego system zarządzania jakością. Zależy to natomiast od kultury organizacyjnej firmy i stosowania zasad zarządzania jakością w praktyce. Oprogramowanie będzie więc przydatne w każdej firmie, która posiada rozbudowany system zarządzania jakością i w dodatku jest rozproszona geograficznie. Może to być związane z wielkością firmy, ale nie musi.

BVQI uważa także, iż oprogramowanie działające przez Internet uwalnia przedsiębiorstwa od balastu dokumentacji papierowej i związanych z nią problemów. Pozwala jej skoncentrować się na tym, co najważniejsze w zarządzaniu jakością, czyli na zapobieganiu niezgodnościom i ciągłym doskonaleniu systemu.

Dzięki temu efektywność systemu jest znacznie zwiększona. Jak zwykle, tam gdzie najważniejszy jest dostęp do informacji, Internet jest niezastąpiony.

Grzegorz B. Gruchman jest wiceprezesem IDS Scheer Polska.