Jaki model PMO
- Małgorzata Korytowska,
- 01.07.2011
Rok 2005 w ING Banku Śląskim. Organizacja zaczyna zadawać sobie różne pytania dotyczące własnego rozwoju. Jakie środki przeznaczamy na rozwój? Czy efektywnie nimi zarządzamy? Jakie projekty prowadzimy? Kto je zainicjował? W jakim stopniu wpisują się one w strategię banku? Czego spodziewamy się po ich realizacji? Pojawiła się zatem POTRZEBA wyrażona przez zarząd banku, czyli czynnik krytyczny numer jeden - budowa biura projektów musi być zainicjowana przez najwyższy szczebel zarządzania w organizacji i odpowiadać jej wymaganiom.
Sposób na biuro
Kolejne pytanie, jakie sobie postawiliśmy: jaka ma być FORMUŁA biura projektów? Trafna odpowiedź stanowi następny punkt na liście pozycji warunkujących sukces przedsięwzięcia. Funkcja jednostki, zakres działania, role, kompetencje - to dyskutowane w tym czasie tematy. Identyfikacja interesariuszy, ich oczekiwań i wymagań - to jeden z podstawowych motywów prowadzonej burzy mózgów. Już na tym etapie zdałam sobie sprawę z tego, jak różnie może być postrzegane biuro projektów przez pracowników jednej firmy.
Od początku nie mieliśmy jednak wątpliwości - wprowadzamy rozwiązania szyte na miarę, a jednocześnie proste i praktyczne, biorąc pod uwagę dojrzałość naszej organizacji.
Przyszedł czas na kolejne intelektualne ćwiczenie. Trzeba było zdecydować, czy przygotować komplet rozwiązań i wdrożyć je w jednym dużym pakiecie, czy bardziej postawić na ewolucję i dojrzewanie organizacji do kolejnych kroków. Zwyciężył nasz pragmatyzm - wybraliśmy iteracyjne podejście, dając czas organizacji na przekonanie się do rozwiązania. Z perspektywy czasu mogę ocenić, że była to metoda najlepsza.
Znalezienie właściwej odpowiedzi na pytanie, JAK wdrażać taką zmianę w organizacji, to kolejny przyczynek do sukcesu. Podejście krok po kroku daje nam możliwość wsłuchiwania się w to, jak organizacja przyjmuje i reaguje na nasze rozwiązania - czy je rozumie, co się podoba, a co jest postrzegane jako przerost formy nad treścią. Pojawiło się też pytanie, w jakiej kolejności realizować potrzeby organizacji? W ustalaniu priorytetów działań pomogły nam narzędzia projektowe - identyfikacja interesariuszy naszego przedsięwzięcia i ocena ich wpływu na projekt. Dzięki temu mogliśmy nadać wagę ich wymagania i oczekiwania. I tak pojawił się pierwszy krok - inwentaryzacja projektów prowadzonych w banku z ich podstawowymi atrybutami.
Waldemar Maj,
kierownik projektów, DZP