Narzędzia informatyczne wspomagające

Wśród rozwiązań informatycznych wspomagających metodologię ABC/M znajdują się zarówno bardzo proste, o ograniczonych możliwościach, jak i bardzo złożone, obsługujące w sposób kompleksowy i zintegrowany większość jej zastosowań. Analiza technologii informatycznych prowadzi do wyodrębnienia następujących grup rozwiązań:

• rozwiązania oparte na arkuszu kalkulacyjnym,
• modele ABC/M w systemie finansowo-księgowym,
• moduły do obsługi ABC zawarte w zintegrowanych pakietach klasy ERP,
• samodzielne rozwiązania wykorzystujące specjalizowane oprogramowanie do obsługi ABC (stand-alone ABC systems),
• rozwiązania zintegrowane oparte na hurtowni danych oraz narzędziach OLAP.

Według Cokinsa arkusz kalkulacyjny jest dobrym narzędziem dla tych organizacji, w których początkowy etap wdrożenia ogranicza się jedynie do ustalenia kosztów działań, tj. transformacji kosztów zgromadzonych w księdze głównej systemu księgowego na koszty działań. Rozwój systemu w kierunku obliczeń kosztów obiektów kosztowych wymaga jego zdaniem zastosowania specjalizowanego oprogramowania ABC.

Pod warunkiem zachowania prostoty modelu jest możliwe zastosowanie arkusza kalkulacyjnego do obliczania kosztów w drugim etapie metody ABC, czyli do obliczania kosztów obiektów kosztowych. Umożliwia on zbudowanie w stosunkowo prosty sposób modelu ABC, w którym występują co najwyżej dwa etapy przypisania kosztów. Do przypisania kosztów wykorzystuje się dwuwymiarowe tabele. Przypisania drugiego etapu w metodzie ABC, tj. między działaniami i obiektami kosztowymi, ustala się, oznaczając kolumny jako reprezentujące działania, a wiersze - obiekty kosztowe (lub odwrotnie). Jeśli występuje przypisanie między danym działaniem i obiektem kosztów, to informację tę umieszcza się na przecięciu kolumny reprezentującej to działanie i wiersza reprezentującego dany obiekt kosztów. Analogicznie organizuje się przypisania w pierwszym etapie metody ABC, tj. między zasobami i działaniami.

Nawet dla niezbyt złożonych modeli ABC występuje wiele powiązanych ze sobą arkuszy, które tworzą bardzo skomplikowany układ, wymuszając częste importowania i eksportowania plików. Utrzymanie modelu ABC (dokonywanie zmian, wprowadzanie danych okresowych, raportowanie) wymaga dużego nakładu pracy i szczegółowej wiedzy o konkretnym modelu. Konieczna jest dokładna znajomość ustalonych powiązań na poziomie arkuszy i występujących w nich formuł (a nie na poziomie modelu biznesowego ABC). W praktyce zmiany w modelu może wykonać jedynie osoba, która tworzyła pierwotne rozwiązanie.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Rozwiązania oparte o arkusz kalkulacyjny ograniczają się do raportowania jedynie informacji kosztowych. Nie zbiera się i nie raportuje informacji o miernikach efektywności i produktach działań. Modele te nie są zatem przydatne w operacyjnych zastosowaniach ABC/M, czyli bieżącym usprawnianiu procesów.

Modele ABC/M w systemie finansowo-księgowym

W tym przypadku implementacja ABC polega na zbudowaniu planu kont, który zawiera konta analityczne dla każdego ze zdefiniowanych działań, oraz dekretowaniu danych o ich kosztach na tych kontach. Taka bezpośrednia integracja modelu ABC z systemem finansowo-księgowym wymusza wprowadzenie w całej organizacji (lub tej jej części, dla której buduje się model ABC) nowej symboliki dla działań i posługiwania się nią przy opisywaniu wszystkich dokumentów, które zawierają dane o kosztach związanych z działaniami. Zbierane w ten sposób w księdze głównej informacje można raportować za pomocą narzędzi dostępnych w systemie finansowo-księgowym. Wadą tego typu rozwiązania jest - podobnie jak w przypadku arkusza kalkulacyjnego - brak zbierania informacji o miernikach efektywności i produktach działań. W przypadku sporej liczby obiektów kosztowych nie ma możliwości obliczenia ich kosztów bezpośrednio w systemie f-k, z czego wynika, że wszelkie dodatkowe analizy kosztowe według ABC muszą być przeprowadzane poza nim.

Tego typu rozwiązanie polega tak naprawdę jedynie na odmiennym grupowaniu kosztów zasobów niż robi się to tradycyjnie: grupowanie kosztów w tradycyjnym przekroju miejsc powstawania kosztów zostaje zastąpione grupowaniem kosztów w przekroju działań.

Przydatność systemów ERP

W niektórych z oferowanych systemów klasy ERP zaimplementowana została metodologia ABC. Podobnie jak w przypadku arkuszy kalkulacyjnych, modele ABC obsługiwane przez system ERP zawierają z reguły co najwyżej dwa poziomy przypisań kosztów, tj. kosztów zasobów do działań i kosztów działań do obiektów kosztów. Dwuetapowe przypisanie kosztów ogranicza precyzyjną analizę rentowności zdefiniowanych w modelu obiektów kosztowych.

Konsekwencją ścisłej integracji modelu ABC z podsystemami ERP jest przydatność takiego rozwiązania w zastosowaniach operacyjnych, w których podstawowym zadaniem jest dostarczanie szybkich, aktualnych informacji na temat stanu określonych parametrów ilościowych i wartościowych. Na bieżąco można uzyskiwać z systemu informacje o efektywności działań. Niemożliwe okazuje się natomiast - z praktycznego punktu widzenia - przeprowadzanie analiz typu what if i symulowanie zachowania się zdefiniowanego modelu ABC według różnych wariantów parametrów wejściowych. Także redefinicja obiektów kosztowych lub działań, która pociąga za sobą konieczność zmiany powiązań w modelu przepływu kosztów, nie jest możliwa w zintegrowanym środowisku systemu ERP ze względu na zbyt skomplikowaną strukturę zbiorów i powiązań między nimi oraz powiązań między poszczególnymi podsystemami ERP. Czas zbudowania modelu ABC w systemie zintegrowanym ERP jest zdecydowanie dłuższy niż przy stosowaniu specjalizowanego oprogramowania.

Raportowanie według standardowych wartości nośników kosztów można wykonywać na bieżąco, natomiast po zamknięciu okresu - według ich wartości aktualnych, przy czym konieczne jest zamknięcie okresu we wszystkich modułach zawierających informacje wykorzystywane w modelu ABC. Raportowanie, bazując na księdze głównej systemu finansowo-księgowego, obejmuje z reguły jeden okres.

Oparta na powiązaniach między transakcjami ścisła integracja modelu ABC w ramach systemu ERP zapewnia możliwość śledzenia ciągu zdarzeń prowadzących do określonych wartości wynikowych i drążenia danych (ang. drill down). Umożliwia ono np. sięgnięcie z raportu informującego o zysku do poszczególnych transakcji zarejestrowanych w module sprzedaży, które przyczyniły się do jego wygenerowania.

Zastosowanie specjalistycznego oprogramowania

Specjalizowane narzędzia umożliwiają tworzenie skomplikowanych sieci przepływu kosztów według metodologii ABC, uwzględniając wiele poziomów przypisań między zasobami, czynnościami i obiektami kosztowymi. Do modeli można także wprowadzać mierniki efektywności działań, przy czym częstotliwość analiz zależy od częstości załadowywania bazy systemu ABC. Dowolność w definiowaniu obiektów kosztowych oraz powiązań między nimi pozwala przeprowadzać różnorodne analizy kosztów i rentowności.

Samodzielny pakiet, który nie ma bezpośrednich powiązań z systemem ERP, nadaje się zdecydowanie lepiej do strategicznych wielowariantowych analiz ABC niż rozwiązania opisane wcześniej. Baza modelu ABC jest zasilana w dane z systemu ERP za pomocą interfejsów. Analizy typu what if w żaden sposób nie wymuszają zatem zmian w bazie systemu ERP i nie naruszają ich integralności.

Dzięki brakowi bezpośrednich powiązań z systemem transakcyjnym oraz przejrzystym zasadom w prosty sposób można tworzyć modele ABC dla organizacji. Narzędzia można wykorzystywać na zasadach prototypowania, budując w kolejnych iteracjach coraz to lepiej oddający rzeczywistość obraz przepływu kosztów w przedsiębiorstwie. Wyniki można raportować, używając zestawu predefiniowanych raportów lub wykorzystać w tym celu dodatkowe narzędzia. Częstotliwość raportowania zależy od częstości ładowania danych do bazy danych systemu ABC. ABC jako system dostarczania informacji zarządczej nie musi oczekiwać na pełną weryfikację danych, jak ma to miejsce w przypadku systemu księgowego, dlatego też można go uzupełniać w dane przed formalnym zamknięciem okresu.

Brak bezpośrednich powiązań z systemami transakcyjnymi powoduje, że drążenie danych jest ograniczone do danych zawartych w bazie danych systemu ABC. Niemożliwe jest zatem śledzenie odwróconego przepływu kosztów do poziomu pojedynczych transakcji, a jedynie do poziomu sumarycznych zagregowanych wartości kosztowych zapisanych na kontach zasobów w module ABC.