Informacje na własny i obcy użytek

Informacje na własny i obcy użytek
Informacja zewnętrzna jest ustandaryzowana, obejmuje jedynie najważniejsze dane o dużym poziomie ogólności. Dominującą jej część stanowią dane finansowe. Trudno na tej podstawie określić przyczyny bieżącej sytuacji firmy. Dobrze przygotowana informacja zarządcza zakresem i strukturą odzwierciedla strategię firmy i wskazuje na jej słabe i mocne strony. Dlatego firmy chronią ją przed dostępem z zewnątrz. W rękach konkurencji mogłaby się stać poważnym zagrożeniem. Informacja zewnętrzna z założenia jest ujawniana, dlatego rzadko zawiera szczegółowe dane o znaczeniu strategicznym.

Opóźnienie związane z przygotowaniem takiej informacji dodatkowo obniża jej wartość dla konkurencji. Źródłem informacji zewnętrznej są księgi lub system finansowo-księgowy. Informacja zarządcza w wersji papierowej ma niewielką wartość - obróbka manualna jest zbyt kosztowna. Dlatego tam, gdzie występuje, pochodzi głównie z systemów transakcyjnych, wspierających działalność operacyjną. Nie jest oczywiście wykluczona integracja systemów transakcyjnych z systemem finansowo-księgowym. W takich przypadkach pierwotnym źródłem obu rodzajów informacji będzie system transakcyjny.

Kilka podstawowych pytań

Czy informacja zarządcza i zewnętrzna wymagają oddzielnych systemów informatycznych?

Tak. Oddzielne nie znaczy jednak odcięte. Źródło może być wspólne, ale sposób dalszego przetwarzania musi być inny. Informacja zarządcza wymaga szybkiej obróbki, musi być łatwo dostępna i nadawać się do analizy przez odbiorcę. Informacja zewnętrzna może powstawać znacznie wolniej. Ponadto zakres i struktura informacji zarządczej muszą być dopasowane do aktualnych potrzeb, podczas gdy wymogi stawiane informacji zewnętrznej sprawiają, że wprowadzanie w niej zmian jest utrudnione lub niemożliwe.

Te właściwości wskazują na wykorzystanie innych narzędzi informatycznych. To właśnie rozwój technologii umożliwia szybki i efektywny dostęp do danych zarządczych i tym wyraźniej oddala je od sprawozdawczości zewnętrznej.

Czym zatem powinny się różnić systemy informatyczne dla informacji zarządczej i zewnętrznej?

System analizy informacji zarządczej nazywa się zwykle Systemem Informacji Zarządczej lub Systemem Informowania Kierownictwa (MIS - Management Information System). Patrząc od strony interfejsu użytkownika, system informacji zarządczej powinien pozwalać na wygodną i efektywną analizę.

Dane powinny być prezentowane nie tylko w sztywnej formie tabelarycznej. Użytkownik powinien też móc:

- obejrzeć rozmaite wykresy (struktury, rankingi, a w szczególności trendy)

- zmienić układ tabel oraz wykresów i spojrzeć na dane z innej perspektywy (analiza wielowymiarowa, slice and dice)

- przejść do bardziej szczegółowych informacji (drill-down).

Są to typowe cechy narzędzi analitycznych (OLAP - OnLine Analytical Processing). Interfejs systemu informacji zewnętrznej może być zdecydowanie prostszy i składać się z określonego zestawu raportów tabelarycznych. Od strony zasilania informacją system informacji zarządczej opiera się zwykle na hurtowni danych (Data Warehouse), która gromadzi dane z różnych systemów transakcyjnych.

Dane w hurtowni muszą mieć jakość wystarczającą do celów zarządczych. Jednocześnie muszą być szybko dostępne. Z tego względu dane ładowane do hurtowni podlegają specjalnym, automatycznym procesom czyszczenia, które korygują lub filtrują błędy. W systemie informacji zewnętrznej szybkość dostępu nie jest tak istotna.

Dane zwykle są korygowane manualnie, co jest bardziej czasochłonne, ale gwarantuje pełną weryfikowalność wymaganą przez odbiorców zewnętrznych. Informacja zewnętrzna jest zwykle uzyskiwana bez pośrednictwa hurtowni danych.

Czy przygotowaniem informacji zarządczej i zewnętrznej powinna zajmować się jedna komórka?

Nie. Komórki zajmujące się sprawozdawczością zewnętrzną istnieją w każdej firmie. Informacja zarządcza, jeżeli rzeczywiście ma odpowiadać na potrzeby menedżerów, wymaga ciągłego nadzoru merytorycznego i informatycznego. Jej przygotowanie jest istotnym procesem, wymagającym pełnego zaangażowania osobnego zespołu. Informacje zarządcza i zewnętrzna to dwa powiązane ze sobą, ale jednak odrębne nurty informacji. Pełne wykorzystanie wartości płynącej z informacji zarządczej wymaga stworzenia efektywnego systemu, wspomaganego właściwymi narzędziami. Nie jest bowiem ważne, ile ton raportów powstaje w ciągu roku, ale jaka jest ich użyteczność i przydatność w bieżącym zarządzaniu.

Autorzy są konsultantami, menedżerami firmy doradczej Andersen.