Giełdowy Kopex to jedna z najbardziej liczących się firm na międzynarodowym rynku maszyn, urządzeń i usług górniczych. Spółka obsługuje przemysł wydobywczy, współpracując z górnictwem węgla kamiennego, brunatnego, rud metali nieżelaznych oraz rynkiem specjalistycznych usług górniczych. Coraz skuteczniej konkuruje z największymi koncernami w branży. Kopex należy do elitarnego grona światowych firm, które potrafią zrealizować w dowolnym kraju pełny proces inwestycyjny w przemyśle wydobywczym - od fazy projektowania kopalń, przez ich budowę, rozbudowę, modernizację, wyposażenie w sprzęt, likwidację, aż po prowadzenie wydobycia.

W 2006 r. podjęta została decyzja o informatyzacji całej grupy. W jej skład wchodziło wówczas ok. 30 działających na całym świecie firm produkcyjnych, usługowych i handlowych, obecnie jest ich ponad 50. Posiadały one różnorodne systemy informatyczne, a wiele z nich było opartych na autorskich programach. Było to kłopotliwe, a przede wszystkim nie pozwalało na sprawny obieg informacji pomiędzy poszczególnymi spółkami.

"Chcieliśmy mieć pełne zestawienia danych obrazujących funkcjonowanie wszystkich firm i najważniejsze sfery działania" - mówi Krzysztof Jędrzejewski, wiceprezes Zarządu Kopex SA. W związku z dalszą rozbudową grupy powstała koncepcja zakupu systemu informatycznego klasy ERP. "Zwróciliśmy się do 14 dostawców systemów ERP, po analizie ofert wybraliśmy 5 firm, z których ostatecznie zdecydowaliśmy się na system IFS Applications" - mówi Krzysztof Jędrzejewski. Pierwszy etap wdrożenia, który rozpoczął się w maju 2007 r, objął siedem przedsiębiorstw związanych z najważniejszą działalnością grupy - produkcją oraz dostawami maszyn, urządzeń i usług górniczych. Były to Kopex, Tagor, DOZUT-Tagor, Bremasz, Kopex-FAMAGO, Kopex-PBSz i Wamag.

Zarząd Kopexu liczy, że system pozwoli ujednolicić procesy biznesowe w sferze, finansów, księgowości, dystrybucji, produkcji, zarządzania projektami, remontów i kadr. Rozwiązanie ułatwi również analizę danych, znacznie poprawi komunikację między spółkami, efektywność zarządzania infrastrukturą i utrzymanie ruchu, umożliwi dokładniejsze planowanie prac, a także przyczyni się do obniżenia poziomu zapasów. Będzie można korzystniej skalkulować ofertę, lepiej dopasować ją do wymogów konkurencji. "Mając bieżące zestawienia, można pewne zjawiska dostrzec dużo szybciej i dużo szybciej podejmować decyzje. W efekcie - trafniejsze decyzje" - dodaje prezes Jędrzejewski.

W pierwszej kolejności ujednolicone i scentralizowane zostały księgowość i finanse. Z punktu widzenia grupy najistotniejsze jest jednak usprawnienie zarządzania produkcją oraz dystrybucją i zaopatrzeniem we wszystkich firmach. Udoskonalenie tych obszarów rozpoczęto od Zabrzańskich Zakładów Mechanicznych, zajmujących się najbardziej skomplikowaną produkcją. Rozwiązania te będą następnie wprowadzane w kolejnych firmach. Obecnie Kopex posiada już niemal wszystkie moduły IFS Applications, w tym bardzo ważny - zarządzanie projektami. Zakończenie prac wdrożeniowych planowane jest na koniec br., wówczas to korzystać z niego będzie około 800 użytkowników.

Specyficzne rozwiązania zastosowane zostały w sferze zarządzania dokumentacją techniczną oraz przepływu danych o strukturach produktowych do modułów produkcyjnych IFS. W organizacji, w której procesy produkcyjne są zróżnicowane, to niezwykle ważna rzecz. Wiele korzyści nie da się jednak przeliczyć na konkretne kwoty. Inwestycja ma się zwrócić w ciągu kilku lat.

Po zakończeniu wdrożenia w Polsce planowane jest przeniesienie rozwiązania IFS do pozostałych przedsiębiorstw grupy związanych z branżą maszyn, urządzeń i usług górniczych. W przypadku firm zagranicznych przedsięwzięcie będzie bardziej skomplikowane z powodu różnic w systemie księgowości. Jednak na ile to będzie możliwe, wdrożenia elementów systemu IFS mają być powielane.