z sukcesem przeprowadzono pierwszą migrację Bazy ZETO od partnera zewnętrznego, a w następnych trzech latach – kolejnych 18 baz. Na koniec 2013 r. w obsłudze u podmiotów zewnętrznych pozostanie jeszcze 29 baz (z 42, które były wcześniej tam eksploatowane). Równocześnie prowadzone są prace nad budową Centralnego Repozytorium Baz. „Działania te obejmą powołanie nowych ról z zakresu zarządzania informacją i danymi. Drugim takim obszarem jest repozytorium i archiwum – system archiwum centralnego dla systemu workflow” – mówi Dariusz Śpiewak.

Przejrzyste rozliczenia z klientami wewnętrznymi

Po doświadczeniach z podejściem procesowym i organizacją centrów kompetencyjnych biznes poznał sposób działania IT. To wpłynęło na akceptację faktu, że w swoich planach trzeba uwzględniać obciążenie zasobów IT. „Przygotowujemy się do zmian w systemie emerytalnym na koniec lipca br. Prosimy o oszacowanie przez biznes, jakiego ruchu się spodziewa, jak rozłożonego. Czy na ostanie dwa tygodnie lipca powinniśmy się przygotować na ruch rzędu 1 mln oświadczeń składanych przez klientów, a może 5 czy 10 mln. Od tego zależy, jaką przygotujemy infrastrukturę. Dzięki wprowadzonym wspólnie zmianom biznes rozumie, że dla nas to kluczowa informacja. Trwa dialog, analitycy ustalają zapotrzebowanie” – mówi Dariusz Śpiewak.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Dla firmy korzystne jest wspólne wypracowywanie kluczowych kryteriów i parametrów. „Mieliśmy nasze miary rozliczeniowe. Ale biznes proponuje swoje kryteria rozliczenia – aby móc zrozumieć, jaki ma to wpływ na ich własne KPI. Wychodząc od najważniejszych, takich jak czas i trafność wydawanych decyzji. Musimy je uwzględniać w naszych rozliczeniach i na ich podstawie konstruować SLA” – mówi Dariusz Śpiewak.

...i zewnętrznymi

ZUS jako jedna z nielicznych instytucji publicznych stosuje szacowanie projektów informatycznych metodami punktów funkcyjnych. Od 2010 r. przy szacowaniu usług związanych z rozwojem swojego głównego systemu KSI ZUS używa metody Cosmic (Common Software Measurement International Consortium). W najbliższej przyszłości będzie ona wykorzystywana również do wymiarowania modyfikacji ZUS dotyczących rozwoju Platformy Usług Elektronicznych. W postępowaniu zwymiarowano liczbę modyfikacji opartych na CFP zamiast specyfikowania konkretnych wymagań (w sytuacji, gdy nie są znane na dzień uruchamiania przedsięwzięcia). „Punkty funkcyjne to najlepszy sposób na zarządzanie zmianami w KSI. Ich skala i zakres (wynikające ze stanowionego prawa) są na tyle istotne, że bez punktów funkcyjnych niezwykle trudno byłoby utrzymać spójność i działanie rozwiązania. W praktyce otrzymywalibyśmy od różnych dostawców zmodyfikowane elementy, bez pewności, że całość zadziała” – mówi Dariusz Śpiewak.

Wprowadzenie Metody Cosmic daje ZUS narzędzie do planowania, kontrolowania i rozliczania inwestycji informatycznych, a w rezultacie do dywersyfikacji dostawców (co się już dzieje). „Korzyści płynące dla ZUS, jako instytucji zamawiającej oprogramowanie, ze stosowania funkcjonalnych miar oprogramowania, to optymalizacja kosztów, wykorzystanie międzynarodowych benchmarków produktywności wykonawców, zbieranie własnych danych i wykorzystywanie ich do lepszego planowania projektów zarówno odnośnie do budżetów, jak i terminów realizacji” – mówi Dariusz Śpiewak.

ZUS przyszłości

Planowane i pozostające w zarysie zadania centrów poświęconych zarządzaniu informacją to obszar szczególnie istotny z punktu widzenia przyszłych zadań. W dłuższej – chociaż być może nie tak odległej – perspektywie znaczenie kompetencji w zarządzaniu informacją będzie znacząco rosło. „Ze względu na charakter i skalę gromadzonych danych ZUS jest jednym z najważniejszych źródeł informacji o obecnym i przyszłym stanie państwa. Będziemy się starali pogłębiać te kompetencje. Stworzyliśmy już model aktuarialny Polski. Składa się on z zasobów informacyjnych pozwalających modelować przyszłość, zbudować model za 10, 20, 30 lat przy określonych danych demograficznych, ekonomicznych itp. To strategiczna informacja dla państwa, umożliwiająca dokonywanie właściwych wyborów i decyzji” – mówi Dariusz Śpiewak. Kompetencje na razie budowane są w obrębie departamentów kontroli, statystyki i IT. Zasilanie dla tego systemu docelowo oparte zostanie na kompleksowej hurtowni. „Zapewne sięgniemy po wsparcie zewnętrznego podmiotu, który już budował taką hurtownię. Kluczowe pozostaje określenie jasnej odpowiedzialności za dane, jednolite słowniki i definicje oraz w tle – przetarg na dostawcę” – dodaje.

Ambicje ZUS w obszarze informacji dotyczą w pierwszej kolejności usprawnienia pracy organizacji. „Nie zapominamy, że jesteśmy od tego, aby wpływy z ubezpieczeń społecznych były na odpowiednim poziomie” – mówi Dariusz Śpiewak. Dlatego sprawne zarządzanie informacją posłuży udoskonaleniu modelu kontroli składek, którą można efektywniej sprawować. Korzystając z danych o historii płatników można modelować, które branże, typy płatników są w grupie ryzyka. Wówczas plany i schematy kontrolne mogą podlegać automatyzacji i być działaniem „celowanym”, a nie „przesiewowym”. Możliwości podobnych usprawnień jest wiele, np. w kwestii kontroli zwolnień lekarskich. ZUS jest w stanie na bazie modelu aktuarialnego i dojrzałej platformie komunikacyjnej dzielić się szerzej z obywatelami informacją o optymalnych scenariuszach zbierania ich własnej emerytury.

Kolejne, realne cele związane są z konsolidacją kompetencji i procesów w ramach administracji publicznej. ZUS dzięki obecnym zmianom może stać się jednym z ośrodków konsolidacji. Wcale nieodległa i godna podjęcia trudu jest propozycja konsolidacji systemu zbierania danin publicznych, czyli podatków i ubezpieczeń społecznych. „Proces kolekcjonowania danin publicznych powinien być w jednym miejscu. Izba skarbowa i ZUS to dwie struktury, które powielają analogiczne procesy. Przy czym my rozliczamy się z obywatelami co miesiąc, a Izba co rok. Z pewnością powinna być ujednolicona procedura odzyskiwania, chociażby po to, aby raty zobowiązań rozkładać w porozumieniu i wspólnie prowadzić politykę wobec zadłużonych” – mówi Dariusz Śpiewak. Czy takie połączenie jest realne? Zdaniem Dariusza Śpiewaka to nie musi być odległa przyszłość. „ZUS ma wszystkie potrzebne informacje i zbiera środki, dlatego rozliczenie podatku poprzez ZUS mogłoby się odbywać 2 stycznia. Ministerstwo rozliczyłoby się z płatnikiem nawet bez dodatkowych informacji. Aby nadać temu nowoczesną, efektywną formę, oczywiście realizowalibyśmy to poprzez PUE…To jest do wyobrażenia i do realizacji” – mówi Dariusz Śpiewak.