Proces migracji danych sterowany był trzema kluczowymi zdarzeniami:

- wysyłka informacyjna do klientów zawierająca imienny list przewodni z informacją o numerze rachunku dla przelewów, numerze identyfikacyjnym, internetowym adresie dostępowym, a także regulaminy, ulotki i dodatkowo w oddzielnym liście poleconym i nieco później - numer PIN;

- migracja inicjalna danych produkcyjnych klientów do MCP dla potrzeb wysyłki PIN;

- przełączenie obsługi klientów na nowe systemy (Maestro i MCP).

Te trzy zdarzenia podzieliły plan migracji na następujące cztery fazy:

- przygotowanie migracji - przed wysyłką informacyjną;

- okres komunikacji informacyjnej - od wysyłki informacyjnej do migracji inicjalnej do MCP;

- okres migracji - od migracji inicjalnej do MCP dla potrzeb komunikacji do uruchomienia obsługi produkcyjnej przez nowe systemy;

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

- okres obsługi produkcyjnej przez nowe systemy.

W okresie komunikacji informacyjnej obowiązywały specjalne, szczegółowo rozpisane procedury obsługi klientów zaproponowane przez służby informatyczne, a wynikające z konieczności właściwej reakcji CDM na wszystkie rutynowe czynności obsługi klienta.

Po upływie około tygodnia nastąpiło kolejne przewidziane planem zdarzenie: migracja inicjalna. Było to pierwsze produkcyjne przekazanie danych klientów do systemu MCP. Na podstawie danych przekazanych w tej migracji MCP wygenerował parametry dostępu do aplikacji dla klientów (PIN, lista TAN) i przygotował te dane do wysyłki do klientów. To zdarzenie rozpoczęło trwający nieco więcej niż tydzień okres migracji. W tym okresie wprowadzone zostały odmienne od wcześniejszych procedury obsługi klientów i zaczęły się codzienne przepływy aktualizowanych danych pomiędzy systemami źródłowymi CDM trwające aż do migracji finalnej włącznie. Przebieg migracji inicjalnej i kolejnych aktualizujących migracji dziennych obrazuje poniższy schemat.

Okres migracji kończył się przełączeniem obsługi produkcyjnej klientów z dotychczasowych systemów CDM na MAESTRO, MCP, a także na nowe wersje sześciu innych systemów.

Przełączenie systemów było poprzedzone finalnym załadowaniem pełnych danych klientów z systemów źródłowych do MCP i migracją zleceń bieżących klientów.

Cztery ostatnie tygodnie ze względu na ogromne ryzyko były szczególnie wnikliwie nadzorowane i szczegółowo kontrolowane przez specjalnie przygotowane programy weryfikacyjne, a także "ręcznie". Jeden prosty błąd mógł przecież spowodować udostępnienie rachunków osobom nie mających do tego prawa z najgorszymi możliwymi konsekwencjami.

Organizacja i zarządzanie

Projekt został poprowadzony według metodologii przypominającej nieco tę opracowaną przez organizację PMI - PMBOK Guide.

Sponsorem projektu został prezes zarządu. Stanął on również stanął na czele czteroosobowego Komitetu Sterującego. Komitet Sterujący powołał Zespół Projektowy, w którego skład weszli przedstawiciele wszystkich zaangażowanych w projekt firm (Accenture, Polsoft i Bank Pekao SA). Zespół projektowy został podzielony na "strumienie":

- Organizacja, odpowiedzialna za wysokopoziomowe kwestie zarządcze: uruchomienie projektu, definicję zakresu projektu, ustanowienie przybliżonych zależności czasowych, stworzenie ogólnego harmonogramu, koordynację prac nad nowymi regulaminami, umowami z bankiem i innymi instytucjami zewnętrznymi, umowami z klientami, formalne dokumentowanie projektu na szczeblu ogólnym.

- Biznes, odpowiedzialny za organizację Call Center, za konsultacje i potwierdzenie poprawności koncepcyjnej przygotowanych przez strumień infrastruktury szczegółowych rozwiązań dla migracji w obszarze sprzedaży (zlecenia, transakcje, IPO, kredyty…), za wskazanie luk funkcjonalnych dla MAESTRO i MCP oraz nadzór nad ich wypełnieniem, a także za testy systemu w wymienionych wyżej obszarach. Ten strumień był także odpowiedzialny za przygotowanie nowych umów i aneksów dla klientów.

- Infrastruktura, odpowiedzialna za dostawę i instalację sprzętu oraz za przygotowanie koncepcji migracji i pracy w nowym systemie, za inwentaryzację procesów biznesowych, za lokalizację i wypełnienie luk funkcjonalnych w obszarze Hurtowni Danych, systemu Dystrybucji Informacji, systemach podatkowych, wyciągów i innych, a także wsparcie biznesu przy usuwaniu luk w systemie MAESTRO i MCP, za przygotowanie oprogramowania wspomagającego migrację, za przygotowanie i konfigurację środowisk testowych, za testy i za samo przeprowadzenie migracji.

- Back Office, odpowiedzialny za konsultacje strumienia infrastruktura przy tworzeniu koncepcji migracji w obszarach obsługi rachunku, księgowań, rozliczeń, podatków, luk funkcjonalnych i podejmowanie rozstrzygających decyzji w tym zakresie oraz testy funkcjonalności w tym obszarze.

W każdym strumieniu po stronie CDM było zaangażowanych w różnych okresach od 4 do 15 osób równocześnie. Projekt zyskał oczywiście najwyższy priorytet, co oznaczało, że 90% innych zadań zostało wstrzymanych. Po stronie Departamentu Informatyki w projekt było zaangażowanych w różnym czasie łącznie 20 osób. Pomimo zaangażowania w projekt wszystkie zainteresowane osoby część swojego czasu pracy musiały poświęcać na działalność bieżącą.

Wyznaczono osoby odpowiedzialne za każdy obszar. Odpowiedzialność za obszar migracji danych oraz za wszelkie sprawy informatyczne poza dostawą i instalacją sprzętu przyjął na siebie autor artykułu, który w tym czasie pełnił również funkcję dyrektora Departamentu Informatyki.

W ciągu pierwszych dwóch tygodni trwania projektu zdefiniowano wszystkie główne procesy: rozpoczęcia, planowania, realizacji, monitorowania i zakończenia projektu. Opracowano wstępny harmonogram projektu i migracji, który nieco później został w niewielkim stopniu skorygowany na podstawie informacji przekazanych przez szefów komórek i rozpoczęto przygotowywanie szczegółowych założeń i dokumentacji dla migracji. Dokumentacja ta zmieniała się w ciągu całego projektu, odzwierciedlając aktualny stan wiedzy i ustaleń. Zdefiniowano role na poziomie obszarów i wyznaczono osoby odpowiedzialne. Równocześnie rozpoczęły się prace programowe.