CIO: Wspominają Panowie o interdyscyplinarnym podejściu w tworzeniu i wykonywaniu strategii. W jaki sposób to jest realizowane?

J.R.: Zarządzamy siecią rozproszoną. W centrali w Poznaniu pracuje 250 osób, w całym kraju współpracuje z nami 2,3 tys. ajentów i przeszło 7 tys. pracowników sklepowych oraz zespół terenowy. Pracownicy IT to około 40 osób w Poznaniu. Zatrudniamy kompetentnych specjalistów, dzięki którym automatyzujemy szereg procesów sprzedażowych usprawniających zarządzanie. Dynamika zmian jest wpisana w model naszego działania. Mamy strukturę macierzową, na którą nakładamy strukturę projektową. To właśnie dzięki strukturze i zaangażowaniu zasobów ludzkich projekty są realizowane na czas. Nie zdarzył się w ostatnim czasie projekt, w którym jednym z czołowych kierowników nie był przedstawiciel IT. Musimy działać projektowo i musimy działać, opierając się na IT.

M.K.: Kwestia systematycznego rozwoju kompetencji w zespołach projektowych w departamencie IT ma zasadnicze znaczenie także dla powodzenia samego projektu. Inwestujemy w zasoby ludzkie i motywujemy pracowników do działania, tym samym zapobiegając rotacjom. To z kolei przyczynia się do dobrej współpracy pomiędzy pracownikami i ich integracji. Mamy doświadczony zespół IT, skoncentrowany przede wszystkim na uczestnictwie w projektach biznesowych, w których zajmuje się poszukiwaniem sposobów zastosowania nowoczesnych technologii w naszym biznesie.

J.R.: Zależy nam na zrozumieniu biznesu i na rozumieniu potrzeb klienta wewnętrznego, rozumieniu celów projektu. Wiedza IT to oczywiście wiedza specjalistyczna, ale jeśli szczegóły wyjaśniane są w kategoriach biznesowych, to możemy być spokojni o szybką realizację projektu i dobrą komunikację pomiędzy jego twórcami. Mamy ponadto wielu menedżerów w różnych obszarach naszej firmy, którzy posiadają kompetencje i doskonale orientują się w nowoczesnych rozwiązaniach IT, mają więc zrozumienie i otwartość na wykorzystanie technologii w biznesie.

M.K.: W zarządzanych przez nas procesach uczestniczy około 10 tys. osób, których stale edukujemy. Dodatkowym wsparciem systematycznej komunikacji są szkolenia oraz nowo powstała platforma e-learningowa. W naszej firmie zespoły projektowe funkcjonują od kilku lat. Czasem pomysłów na innowacje jest tak wiele, że trudno nam zadecydować, który z projektów zrealizujemy jako pierwszy. W ramach podejścia, które jeszcze udoskonalamy, segregujemy je tak, aby w pierwszej kolejności realizowane były projekty najbardziej obiecujące, przyczyniające się do zwiększenia efektywności naszych działań. W tym celu stosujemy odpowiedni system kolejkowania tego typu projektów. Kolejnym etapem jest właściwe zarządzanie istniejącymi przedsięwzięciami. W tym roku zaczęliśmy stosować metodę łańcucha krytycznego, która wydaje się najwłaściwsza w projektach, gdzie istotny jest termin wdrożenia. Jest to podejście, które stopniowo zyskuje zainteresowanie specjalistów, nadal jednak znane jest wąskiej grupie praktyków. Zrezygnowaliśmy z metodyki projektowej, która była dla nas zbyt sformalizowana i zbiurokratyzowana. Zależy nam na szybkim wdrożeniu projektu, a nie mnożeniu kolejnych dokumentów i raportów.

J.R.: Kolejność realizacji projektu nie jest ustalana raz na zawsze. Dzięki strukturze projektowej łatwo jest w razie potrzeby powołać nowe inicjatywy. Szefowie poszczególnych obszarów rozumieją, że właśnie struktura projektowa umożliwia zmiany w firmie i pozycję o krok przed konkurencją. To także możliwość dla pracowników do podnoszenia kompetencji, a tym samym rozwoju całej firmy.

CIO: Zastanawia mnie, w jaki sposób balansują Panowie pomiędzy nastawieniem na automatyzację procesów a wspominaną elastycznością organizacji, a przy tym nastawieniem na zapewnienie wyjątkowego charakteru firmy. Weźmy przykład pracy przy poszukiwaniu dobrej lokalizacji...

J.R.: Mamy doświadczenia z trzema programami analizującymi trafność lokalizacji, ale najlepsze efekty mieliśmy na poziomie 45% trafności decyzji (trafność prognozy obrotów). Dlatego decyzję musi podjąć ostatecznie człowiek, wykorzystując intuicję i doświadczenie. Jednocześnie zbieramy dane, wiedzę, doświadczenie - system pozwala przechowywać je i upowszechniać w zespole zajmującym się tymi kwestiami. Na bazie takich informacji wszystkie dane są klastrowane i poddane wnikliwej analizie. Potrafimy na tym pracować. Korzystając z wiadomości z całej Polski, tworzymy programy szkoleniowe, ale decyzję podejmuje menedżer.