Espresso sukcesu
- Hubert Meronk,
- 04.03.2013
"Sama wiedza nie wystarczy, trzeba jeszcze umieć ją stosować". $Johann Wolfgang Goethe$
Czy w ciągu ośmiu miesięcy możliwa jest pełna reorganizacja informatyki i wdrożenie efektywnych procesów funkcjonowania IT z biznesem w dużej firmie? Tak ambitny cel osiągnęła ABC Data SA. Jak tego dokonała i jaka jest tajemnica sukcesu?
Firma ABC Data została założona w 1990 r., w 2007 r. została przekształcona w ABC Data Holding SA, a w 2010 r. zadebiutowała na Giełdzie Papierów Wartościowych i rozpoczęła ekspansję regionalną. Obecnie prowadzi bezpośrednią działalność na terenie Czech, Słowacji, Litwy, Łotwy, Estonii, Rumunii, i Węgrzech. Tak szybki rozwój wspierany jest przez informatykę, która buduje, rozwija i wdraża rozwiązania e-commerce na potrzeby organizacji. Jej przewaga konkurencyjna leży w autorskich rozwiązaniach informatycznych oraz kompetencjach zespołów IT rozwijających oprogramowanie. Działalność firmy opiera się na technologii, która musi być cyklicznie adaptowana do potrzeb rynku.
Zobacz również:
Zmiany ekspresem
W listopadzie 2011 r. zarząd podjął decyzję o przeprowadzeniu reorganizacji i transformacji procesowej IT. Cele, kluczowe z punktu widzenia wsparcia IT dla strategii biznesowej, określono następująco:
poprawa komunikacji IT z biznesem;
podniesienie efektywności współpracy działu IT z biznesem i back-office;
przygotowanie procesowe IT do szybkiego wejścia na nowe rynki Europy.
Zarząd przeznaczył na realizację tych celów siedem miesięcy i ograniczone zasoby finansowe. Tak duże zmiany procesowe i reorganizacja informatyczna są w podobnej wielkości firmach realizowane w dwa razy dłuższym czasie i przy wyższych nakładach finansowych. Zarząd godził się na poważne ryzyko operacyjne i duże prawdopodobieństwo niewykonania projektu na czas.
Departament Informatyki w ABC Data SA, podobnie jak informatyka w innych firmach, zmagał się z dużą ilością zamawianych przez biznes zmian oraz z ograniczonymi mocami przerobowymi pracowników. Potrzebne było procesowo-metodyczne podejście do zarządzania zmianą. Tylko w ten sposób można było myśleć o dotrzymaniu terminów i finansowych ram zmian określonych przez zarząd.
Plan projektu
W ciągu siedmiu miesięcy projekt "Transformacji procesowej IT" został realizowany w pięciu krokach:
1. Rola informatyki - określenie wizji i docelowego charakteru organizacji Informatyki w ABC Data SA.
2. Zasady ładu korporacyjnego IT (IT Governance Weill & Ross) - ustalenie podziału odpowiedzialności w głównych obszarach decyzyjnych pomiędzy informatyką i biznesem.
3. Architektura korporacyjna (Enterprise Architecture) - ustalenie obecnego stanu spójności realizowanych procesów oraz docelowy poziom modelu dojrzałości architektury korporacyjnej.
4. Współpraca IT z biznesem - procesy i role - określenie ról, funkcji oraz odpowiedzialności obszarów uczestniczących w procesach wsparcia i zarządzania zmianą.
5. Struktura organizacyjna - wdrożenie nowej struktury organizacyjnej IT oraz wypracowanych procesów wpierających współprace IT z jednostkami biznesowymi, uwzględniając role, procesy i mierniki efektywności IT.
Realizacja projektu
Pierwszy krok. Jaka jest rola informatyki w przedsiębiorstwie? Określenie tej roli to klucz i model podejścia do realizacji dalszych etapów projektu. Rola musi być jasno określona, zaakceptowana przez zarząd i zakomunikowana całej firmie. Pierwsza tajemnica sukcesu: na przeprowadzonych warsztatach rola informatyki została określona najpierw przez biznes, czyli dyrektorów front, middle, back office z niewielkim udziałem IT, a następnie przez zarząd firmy.
Drugi krok. Jasno określone zasady i podział współpracy pomiędzy biznesem a informatyką. Kto odpowiada za wsad danych oraz informacji? Kto, z kim i w jakim trybie podejmuje decyzje? To są fundamentalne pytania przy określaniu zasad ładu korporacyjnego. W projekcie ABC Data SA realizowana była metodyka ładu korporacyjnego IT Weill & Ross. Druga tajemnica sukcesu: w toku indywidualnych warsztatów z biznesem oraz z informatyką zostały opracowane dwa niezależne modele ładu korporacyjnego, a po zakończeniu stworzono trzeci na podstawie wspólnych warsztatów biznesu i informatyki. Proces może wydawać się długi, jednak biznes i informatyka muszą przejść przez okres dojrzewania do zmian i do mówienia jednym głosem. Zbudowanie wspólnego modelu i wspólnych zasad realizacji potrzeb oraz celów jest fundamentem funkcjonowania biznesu z informatyką. Działa tu opisywana w psychologii reguła konsekwencji: praca włożona w modele wpływa na pozytywne podejście do zmian.