Espresso sukcesu

"Sama wiedza nie wystarczy, trzeba jeszcze umieć ją stosować". $Johann Wolfgang Goethe$

Czy w ciągu ośmiu miesięcy możliwa jest pełna reorganizacja informatyki i wdrożenie efektywnych procesów funkcjonowania IT z biznesem w dużej firmie? Tak ambitny cel osiągnęła ABC Data SA. Jak tego dokonała i jaka jest tajemnica sukcesu?

Firma ABC Data została założona w 1990 r., w 2007 r. została przekształcona w ABC Data Holding SA, a w 2010 r. zadebiutowała na Giełdzie Papierów Wartościowych i rozpoczęła ekspansję regionalną. Obecnie prowadzi bezpośrednią działalność na terenie Czech, Słowacji, Litwy, Łotwy, Estonii, Rumunii, i Węgrzech. Tak szybki rozwój wspierany jest przez informatykę, która buduje, rozwija i wdraża rozwiązania e-commerce na potrzeby organizacji. Jej przewaga konkurencyjna leży w autorskich rozwiązaniach informatycznych oraz kompetencjach zespołów IT rozwijających oprogramowanie. Działalność firmy opiera się na technologii, która musi być cyklicznie adaptowana do potrzeb rynku.

Zmiany ekspresem

W listopadzie 2011 r. zarząd podjął decyzję o przeprowadzeniu reorganizacji i transformacji procesowej IT. Cele, kluczowe z punktu widzenia wsparcia IT dla strategii biznesowej, określono następująco:

poprawa komunikacji IT z biznesem;

podniesienie efektywności współpracy działu IT z biznesem i back-office;

przygotowanie procesowe IT do szybkiego wejścia na nowe rynki Europy.

Zarząd przeznaczył na realizację tych celów siedem miesięcy i ograniczone zasoby finansowe. Tak duże zmiany procesowe i reorganizacja informatyczna są w podobnej wielkości firmach realizowane w dwa razy dłuższym czasie i przy wyższych nakładach finansowych. Zarząd godził się na poważne ryzyko operacyjne i duże prawdopodobieństwo niewykonania projektu na czas.

Departament Informatyki w ABC Data SA, podobnie jak informatyka w innych firmach, zmagał się z dużą ilością zamawianych przez biznes zmian oraz z ograniczonymi mocami przerobowymi pracowników. Potrzebne było procesowo-metodyczne podejście do zarządzania zmianą. Tylko w ten sposób można było myśleć o dotrzymaniu terminów i finansowych ram zmian określonych przez zarząd.

Plan projektu

W ciągu siedmiu miesięcy projekt "Transformacji procesowej IT" został realizowany w pięciu krokach:

1. Rola informatyki - określenie wizji i docelowego charakteru organizacji Informatyki w ABC Data SA.

2. Zasady ładu korporacyjnego IT (IT Governance Weill & Ross) - ustalenie podziału odpowiedzialności w głównych obszarach decyzyjnych pomiędzy informatyką i biznesem.

3. Architektura korporacyjna (Enterprise Architecture) - ustalenie obecnego stanu spójności realizowanych procesów oraz docelowy poziom modelu dojrzałości architektury korporacyjnej.

4. Współpraca IT z biznesem - procesy i role - określenie ról, funkcji oraz odpowiedzialności obszarów uczestniczących w procesach wsparcia i zarządzania zmianą.

5. Struktura organizacyjna - wdrożenie nowej struktury organizacyjnej IT oraz wypracowanych procesów wpierających współprace IT z jednostkami biznesowymi, uwzględniając role, procesy i mierniki efektywności IT.

Realizacja projektu

Pierwszy krok. Jaka jest rola informatyki w przedsiębiorstwie? Określenie tej roli to klucz i model podejścia do realizacji dalszych etapów projektu. Rola musi być jasno określona, zaakceptowana przez zarząd i zakomunikowana całej firmie. Pierwsza tajemnica sukcesu: na przeprowadzonych warsztatach rola informatyki została określona najpierw przez biznes, czyli dyrektorów front, middle, back office z niewielkim udziałem IT, a następnie przez zarząd firmy.

Drugi krok. Jasno określone zasady i podział współpracy pomiędzy biznesem a informatyką. Kto odpowiada za wsad danych oraz informacji? Kto, z kim i w jakim trybie podejmuje decyzje? To są fundamentalne pytania przy określaniu zasad ładu korporacyjnego. W projekcie ABC Data SA realizowana była metodyka ładu korporacyjnego IT Weill & Ross. Druga tajemnica sukcesu: w toku indywidualnych warsztatów z biznesem oraz z informatyką zostały opracowane dwa niezależne modele ładu korporacyjnego, a po zakończeniu stworzono trzeci na podstawie wspólnych warsztatów biznesu i informatyki. Proces może wydawać się długi, jednak biznes i informatyka muszą przejść przez okres dojrzewania do zmian i do mówienia jednym głosem. Zbudowanie wspólnego modelu i wspólnych zasad realizacji potrzeb oraz celów jest fundamentem funkcjonowania biznesu z informatyką. Działa tu opisywana w psychologii reguła konsekwencji: praca włożona w modele wpływa na pozytywne podejście do zmian.


TOP 200
Na ten temat
Magazyny CXO
Partnerzy Klubu CIO
O Klubie

Klub CIO to niezależna organizacja, która istnieje od 2003 roku. Powstał z inicjatywy International Data Group Poland S.A., amerykańskiego wydawnictwa, które prowadzi Kluby CIO w wielu różnych krajach.

Stworzony dla dyrektorów IT Klub CIO, to przede wszystkim dwie wartości najczęściej podkreślane przez samych członków Klubu. Po pierwsze - poszerzanie zakresu swojej wiedzy oraz - po drugie - możliwość spotkania się w swobodnej atmosferze, w gronie znakomitych menedżerów i porozmawianie o tym, co ważne dla każdego CIO.

Jak działa Klub CIO?
  • regularne spotkania w gronie kilkudziesięciu CxO (w większości CIO)
  • 2,5 godziny programu merytorycznego plus 1-2 godziny networkingu
  • spotkania w Warszawie i innch miastach (Gdańsk, Wrocław, i in.)
  • komunikacja w ramach grupy Klub CIO na LinkedIn
  • serwis cxo.pl – służy wymianie wiedzy, doświadczeń, przedstawia historie i dokonania członków Klubu CIO
  • udział w badaniach i dostęp do ich wyników – unikalne źródło wiedzy o opiniach i doświadczeniach innych CIO
Warto brać udział w Klubie CIO, aby
  • rozwijać wiedzę o dobrych praktykach zarządzania IT
  • wymieniać doświadczenia z najlepszymi CIO
  • zyskać uznanie na forum firmy i w społeczności IT
  • poprawiać własną skuteczność w realizacja celów IT i firmy
  • budować lepsze zrozumienie roli i zadań nowoczesnego CIO
  • uzyskać realny wpływ na strategię firmy